DriveHubCarnet de bord en Suède — ce que la körjournal doit contenir, et combien de temps la garder
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de Skatteverket — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
2,50 kr par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2023.
Voiture de l’employeur, carburant payé par le salarié : 1,20 kr par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2023.
Voiture de l’employeur, carburant payé par le salarié — entièrement électrique : 0,95 kr par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2023.
Ce que chaque trajet doit consigner
Pour une körjournal (carnet de bord) électronique, la page de Skatteverket destinée aux particuliers transforme toute la liste d’exemple en obligation — un ska : « Den elektroniska körjournalen ska innehålla alla de rubriker som visas i exemplet ovan. » Ces rubriques sont : le numéro d’immatriculation, l’année, la date et le compteur au début et à la fin de chaque trajet, les kilomètres par trajet, les adresses de départ et d’arrivée, ärende/syfte med resan (l’objet ou le motif du déplacement), les lieux ou contacts visités, des notes sur le conducteur et les pleins de carburant, et le compteur au début et à la fin de l’année.
La page de Skatteverket destinée aux employeurs présente la même liste sans aucun ska, et la page destinée aux particuliers décrit une körjournal électronique comme un appareil branché sur la voiture qui enregistre de lui-même chaque trajet. Un carnet automatique se trouve du côté strict de cette ligne, un carnet tenu à la main sur papier du côté souple ; pour un carnet automatique, la prudence commande donc de traiter chaque rubrique comme obligatoire.
Forme des relevés
Papier, ordinateur ou support électronique — tous sont admis ; un système électronique automatique est expressément accepté, pourvu qu’il contienne les mêmes données.
Durée de conservation
Sept ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’exercice (räkenskapsår) s’est clôturé — bokföringslagen 7 kap. 2 § —, mais seulement pour qui est bokföringsskyldig (tenu à la comptabilité), c’est-à-dire, selon le 2 kap. 6 §, l’entrepreneur individuel et non le salarié. La page de Skatteverket consacrée à la körjournal ne prescrit aucune durée de conservation, et le SFL 39 kap. 3 § impose l’obligation de documentation sans fixer de nombre d’années — l’horizon réel du conducteur d’une förmånsbil (voiture de fonction) est donc le délai d’efterbeskattning (redressement) de six ans (SFL 66 kap. 27 §), compté à partir d’un autre événement que les sept ans. Parmi les 21 pays de ce site, la Suède est aussi le seul à préciser où le relevé doit être conservé : le 7 kap. 2 § impose une conservation en Suède avec l’équipement nécessaire pour l’imprimer, et le 7 kap. 3 a § n’autorise une conservation ailleurs dans l’UE que sur notification à Skatteverket et avec un accès électronique immédiat — un carnet hébergé dans le cloud soulève en Suède une question de conformité qui ne se pose nulle part ailleurs sur ce site. Un relevé électronique doit être conservé dans le format et avec le contenu qu’il avait lors de sa création (7 kap. 1 §).
Ce que coûte une erreur
Une körjournal incapable de répondre à la liste fait perdre le litige : c’est au conducteur de démontrer comment la voiture a été utilisée. Pour une körjournal électronique automatique, la liste est un ska ; pour une körjournal tenue à la main, c’est une recommandation — mais c’est exactement ce que demande un contrôle.
Cette page reprend ce que disent les textes et l’administration elle-même, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Skatteverket. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.