Landengids · Portugal · 6 min

Mapa de km obrigatório: de velden, één overzicht per betaling, en wat een ontbrekend overzicht kost

Door Andrei Zamiralov · Bijgewerkt op 5 oktober 2026

Je werkgever betaalt je per kilometer voor het gebruik van je eigen auto, en iemand vraagt om de mapa de quilómetros. Dat is geen formaliteit. Het is het document dat de vergoeding buiten je belastbare loon houdt, en de aftrek van je werkgever overeind.

Het korte antwoord

De mapa de quilómetros — het boletim itinerário, of de mapa de deslocações — is de registratie achter een kilometervergoeding. De werkgever betaalt die vergoeding aan een werknemer die zijn eigen auto gebruikt voor het werk van de werkgever. Het overzicht moet vermelden:

de reden van de reis
de plaatsen
de tijd die je er doorbracht (tempo de permanência)
het doel (objetivo)

De bestede tijd en het doel zijn twee aparte onderdelen, niet één. Omdat de auto van jezelf is, moet het overzicht ook vermelden:

het voertuig en de eigenaar ervan
het aantal kilometers
de vergoeding per kilometer
het totaal

Voor een particuliere werkgever is de wettelijke basis CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h), en dat artikel wil een overzicht "por cada pagamento efetuado" — één per betaling, niet één per periode. Het noemt de plaatsen, de bestede tijd, het doel, het voertuig en de eigenaar, en de kilometers. De beslissing PIV 26595 (2025) van de belastingdienst (AT) voegt daar de reden van de reis, het bedrag per kilometer en het totaal aan toe. Portaria n.º 1553-D/2008 legt alleen bedragen vast en noemt geen enkel veld.

Zonder overzicht wordt de vergoeding loon. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) belast haar als inkomen uit arbeid (categorie A), en de werkgever verliest de aftrek. Er kunnen boetes volgen.

Is een mapa de km verplicht?

Ja, als de vergoeding buiten je belastbare inkomen moet blijven, en als je werkgever haar wil aftrekken. Zodra er een vergoeding is betaald, is het overzicht wat bewijst dat ze voor echte zakelijke reizen is betaald.

Twee regels werken hier samen. Portaria n.º 1553-D/2008 legt het plafond per kilometer voor het gebruik van je eigen auto vast. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) maakt alles boven dat plafond belastbaar. Met het overzicht laat de vergoeding onder het plafond zien dat ze daarvoor in aanmerking komt.

Het plafond is € 0,40 per kilometer, vanaf 1 januari 2024. Waarom de 0,36 die online nog rondgaat verouderd is, staat in je eigen auto voor je werk in Portugal.

Een werkgever mag meer betalen dan € 0,40; volgens beslissing PIV 26595 van de AT mogen bedrijven het bedrag vrij vaststellen, maar het deel boven de grens is inkomen uit arbeid.

Waar elk veld voor dient

De reden en het doel. Samen zeggen ze waarom deze rit het werk van de werkgever was. "Klantbezoek" is een reden. Wat het bezoek moest opleveren, is het doel.

De plaatsen en de bestede tijd. Waar je heen ging, en hoe lang je er bleef. Ze koppelen de kilometers aan echte bestemmingen. De bestede tijd is een eigen onderdeel in CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h), los van het doel.

Het voertuig en de eigenaar ervan. Het kenteken identificeert de auto; de regel met de eigenaar laat zien dat hij van jou was, en precies dat maakt het een vergoeding voor een eigen auto. Een overzicht dat alleen de auto noemt, laat dat onbewezen.

Kilometers, de vergoeding per kilometer en het totaal. De rekensom van de claim: de afstand, het toegepaste tarief en het betaalde bedrag. Op elke regel moet iedereen kunnen nagaan dat het totaal uit de andere twee volgt.

Eén ingevulde regel:

Datum	Plaatsen	Tijd daar	Reden	Doel	Km	€/km	Totaal
12-03-2026	Lisboa → Setúbal (kantoor klant) → Lisboa	2 u	Klantbezoek	Het onderhoudscontract ondertekenen	98	0,40	€ 39,20

Boven de regels: het voertuig en de eigenaar ervan. Eronder: de handtekening.

Een leeg Portugees rittenregister (pdf) heeft deze kolommen, plus regels voor het voertuig, de eigenaar, de werknemer en degene die goedkeurt. Een csv-versie is er voor een spreadsheet.

Eén overzicht per betaling, niet per periode

De tekst van CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) luidt "por cada pagamento efetuado". Het overzicht volgt de betaling. Betaalt je werkgever de kilometers met elk maandsalaris uit, dan heeft elk van die betalingen een eigen overzicht nodig. Betaalt hij één reis apart, dan heeft de betaling voor die reis er één nodig.

Een overzicht dat meerdere betalingen beslaat — bijvoorbeeld één jaaroverzicht voor twaalf maandelijkse betalingen — voldoet niet aan die tekst. Elke betaling moet terug te voeren zijn op de reizen waarvoor ze is gedaan.

De handtekening

Het overzicht wordt ondertekend door de werknemer bij wie het hoort. De bindende beslissing PIV 21076 (20-06-2021) van de belastingdienst is duidelijk: "os mapas de kms devem estar assinados pelos colaboradores, para efeitos da comprovação documental." Dat geldt ook voor een overzicht dat uit software wordt afgedrukt, niet alleen voor papier.

Wat er gebeurt zonder mapa de km

De hele vergoeding wordt belastbaar, niet alleen het meerdere. Het gebrek raakt de vrijstelling zelf. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) belast de vergoeding als inkomen uit categorie A "quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição" — wanneer niet is voldaan aan de voorwaarden om haar te betalen. Een vergoeding die zonder overzicht is betaald, is op papier loon.

Vergelijk dat met een vergoeding boven het plafond en een overzicht dat in orde is: dan wordt alleen het deel boven € 0,40 per kilometer belast als inkomen uit arbeid.

De werkgever verliest de aftrek. Volgens CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) kan het bedrijf geen vergoedingen aftrekken die het niet met een overzicht kan onderbouwen. De kosten komen aan beide kanten van dezelfde betaling terecht.

Boetes. RGIT art. 117.º n.º 1 beboet het niet overleggen of tonen van onderbouwende documenten of registraties, ook digitale, met € 150 tot € 3 750. RGIT art. 120.º n.º 1 beboet het ontbreken van verplichte registraties en de bijbehorende documenten met € 225 tot € 22 500. Voor een bedrijf verdubbelen beide bandbreedtes volgens RGIT art. 26.º n.º 4, zodat een werkgever met een bedrijf € 300 tot € 7 500 en € 450 tot € 45 000 riskeert.

Hoe lang het overzicht wordt bewaard

De werkgever bewaart het overzicht. Een werkgever met een georganiseerde boekhouding, of die voor de btw is geregistreerd, bewaart het tien jaar vanaf het einde van het jaar dat het beschrijft (DL 28/2019 art. 19.º n.º 1; CIVA art. 52.º n.º 1). Loopt de caducidade van LGT art. 45.º langer, dan geldt de plicht ook langer.

Als je zelfstandige bent

Het overzicht hierboven is een document van een werknemer. Wie inkomen uit categorie B heeft — een trabalhador independente of eenmanszaak — mag zichzelf helemaal geen kilometervergoeding voor de eigen auto betalen: CIRS art. 33.º n.º 1 sluit dat uit. Wat een eenmanszaak in plaats daarvan registreert, en waarom, staat in kilometers voor zelfstandigen in Portugal. Heb je een eigen bedrijf en betaal je jezelf kilometers via dat bedrijf, lees dan kilometers voor een sócio-gerente.

Voor de volgende betaling

Het overzicht beslaat precies de reizen die deze betaling vergoedt.
Elke reis heeft een reden, de plaatsen, de tijd die je er doorbracht en het doel — de laatste twee als aparte onderdelen.
Het voertuig en de eigenaar ervan worden genoemd.
Elke regel toont de kilometers, de vergoeding per kilometer en het totaal.
De vergoeding per kilometer blijft binnen het plafond van € 0,40, of het meerdere wordt als loon behandeld.
De werknemer heeft het ondertekend.
Het is opgeborgen waar het tien jaar lang kan worden overgelegd.

Hoe DriveHub de mapa makkelijker maakt

Een overzicht per betaling is maar zo goed als de lijst met ritten erachter. Met locatietoegang op Altijd legt DriveHub elke rit op de achtergrond vast — en als het er ooit een mist, laat het je dat weten. DriveHub deelt de meeste ritten in als Zakelijk of Privé op basis van je plekken, eerdere routes en werktijden, en vraagt je naar de rest.

Het scherm Rapporten: aftrekbaar bedrag van de maand, verdeling zakelijk en privé, exporteren

Stel op het tabblad Rapporten het rapport in op de data die één betaling beslaat: een maand, een kwartaal of één dag. Voor Portugal bevat elke regel de plaatsen, de kilometers, het bedrag tegen het tarief en de reden in je eigen woorden. Kies de auto in het rapport, en de eigenaar van het voertuig krijgt een eigen regel: jouw naam, als de auto van jou is. Vul eerst je naam in bij Rapportgegevens, zodat er iets af te drukken valt. Er is geen aparte kolom voor het doel of de tijd op elke plaats. Typ beide in dezelfde notitie als de reden, zodat ze op het overzicht komen.

De laatste pagina bevat de regels voor de handtekeningen: die van jou, die van degene die goedkeurt, en een datum. DriveHub laat het ondertekenen aan jou over, in plaats van een handtekening te tekenen die niet zou tellen. Rapporten exporteren als pdf, Excel of csv met DriveHub Pro; registreren is gratis.

Deze pagina geeft weer wat Portaria n.º 1553-D/2008, de CIRS, de CIRC, de CIVA, de RGIT, de LGT, DL 28/2019 en de beslissingen PIV 21076 en PIV 26595 van de AT zeggen, en citeert ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie — gaat het om een vergoeding, vraag het dan een contabilista certificado voordat ze wordt betaald.

De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Portugal: eisen aan de rittenregistratie.