DriveHubGuida per Paese · Portogallo · 6 min
Mapa de km obbligatoria: i campi, una mappa per pagamento, e quanto costa non averla
Il datore di lavoro ti paga a chilometro per l’uso della tua auto, e qualcuno chiede la mapa de quilómetros. Non è una formalità. È il documento che tiene l’indennità fuori dal tuo reddito imponibile, e che salva la deduzione del datore di lavoro.
La risposta breve
La mapa de quilómetros — il boletim itinerário, o mapa de deslocações — è il registro dietro un’indennità a chilometro. Il datore di lavoro paga quell’indennità al dipendente che usa la propria auto per il lavoro del datore. La mappa deve riportare:
- il motivo del viaggio
- i luoghi
- il tempo trascorso sul posto (tempo de permanência)
- l’obiettivo (objetivo)
Tempo trascorso e obiettivo sono due voci distinte, non una. Poiché l’auto è tua, la mappa deve riportare anche:
- il veicolo e il suo proprietario
- il numero di chilometri
- l’indennità a chilometro
- il totale
Per un datore di lavoro privato la base giuridica è l’art. 23.º-A n.º 1 al. h) del CIRC, che vuole una mappa "por cada pagamento efetuado" — una per pagamento, non una per periodo. Quell’articolo nomina i luoghi, il tempo trascorso, l’obiettivo, il veicolo e il suo proprietario, e i chilometri. Il parere PIV 26595 (2025) dell’amministrazione fiscale (AT) aggiunge il motivo del viaggio, l’importo a chilometro e il totale. La Portaria n.º 1553-D/2008 fissa solo gli importi e non nomina alcun campo.
Senza la mappa, l’indennità diventa retribuzione. L’art. 2.º n.º 3 al. d) del CIRS la tassa come reddito da lavoro dipendente (categoria A), e il datore di lavoro perde la deduzione. Possono seguire sanzioni.
La mapa de km è obbligatoria?
Sì, se l’indennità deve restare fuori dal tuo reddito imponibile, e se il datore di lavoro vuole dedurla. Una volta pagata un’indennità, la mappa è ciò che prova che è stata pagata per veri viaggi di lavoro.
Qui lavorano insieme due regole. La Portaria n.º 1553-D/2008 fissa il tetto a chilometro per l’uso dell’auto propria. L’art. 2.º n.º 3 al. d) del CIRS rende imponibile tutto ciò che supera quel tetto. La mappa è il modo in cui l’indennità sotto il tetto dimostra di averne diritto.
Il tetto è di 0,40 € al chilometro, dal 1° gennaio 2024. Perché gli 0,36 che si citano ancora online sono superati è spiegato in usare l’auto propria per lavoro in Portogallo.
Un datore di lavoro può pagare più di 0,40 €; il parere PIV 26595 dell’AT dice che le aziende sono libere di fissare l’importo, ma la parte oltre il limite è reddito da lavoro dipendente.
A che cosa serve ogni campo
Il motivo e l’obiettivo. Insieme dicono perché quel viaggio era lavoro per il datore. «Visita a un cliente» è un motivo. Che cosa la visita doveva ottenere è l’obiettivo.
I luoghi e il tempo trascorso. Dove sei andato, e quanto ci sei rimasto. Legano i chilometri a destinazioni reali. Il tempo trascorso è una voce a sé nell’art. 23.º-A n.º 1 al. h) del CIRC, distinta dall’obiettivo.
Il veicolo e il suo proprietario. La targa identifica l’auto; la riga del proprietario mostra che era tua, ed è proprio questo a renderla un’indennità per auto propria. Una mappa che nomina solo l’auto lascia questo punto senza prova.
Chilometri, indennità a chilometro e totale. L’aritmetica della richiesta: la distanza, la tariffa applicata e l’importo pagato. Ogni riga deve permettere a chiunque di verificare che il totale segue dagli altri due.
Una riga compilata:
| Data | Luoghi | Tempo sul posto | Motivo | Obiettivo | Km | €/km | Totale |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12-03-2026 | Lisboa → Setúbal (ufficio del cliente) → Lisboa | 2 h | Visita a un cliente | Firmare il contratto di manutenzione | 98 | 0,40 | 39,20 € |
Sopra le righe: il veicolo e il suo proprietario. Sotto: la firma.
Un registro chilometrico portoghese (PDF) vuoto ha queste colonne, più le righe per il veicolo, il proprietario, il dipendente e chi approva. Una versione CSV c’è per chi usa un foglio di calcolo.
Una mappa per pagamento, non per periodo
La formulazione dell’art. 23.º-A n.º 1 al. h) del CIRC è "por cada pagamento efetuado". La mappa segue il pagamento. Se il datore di lavoro paga i chilometri con lo stipendio di ogni mese, ognuno di quei pagamenti ha bisogno della sua mappa. Se paga un singolo viaggio a parte, il pagamento di quel viaggio ne richiede una.
Una mappa che copre più pagamenti — un riepilogo di fine anno per dodici pagamenti mensili, per esempio — non rispetta quella formulazione. Ogni pagamento deve poter essere ricondotto ai viaggi che ha pagato.
La firma
La mappa è firmata dal dipendente a cui appartiene. Il parere vincolante PIV 21076 (20-06-2021) dell’amministrazione fiscale è diretto: "os mapas de kms devem estar assinados pelos colaboradores, para efeitos da comprovação documental." Vale anche per una mappa stampata da un software, non solo per la carta.
Che cosa succede senza mapa de km
Diventa imponibile tutta l’indennità, non solo l’eccedenza. La mancanza colpisce l’esenzione stessa. L’art. 2.º n.º 3 al. d) del CIRS tassa l’indennità come reddito di categoria A "quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição" — quando le condizioni per pagarla non sono state rispettate. Un’indennità pagata senza mappa è, sulla carta, stipendio.
Confrontala con un’indennità sopra il tetto ma con la mappa in regola: solo la parte oltre gli 0,40 € al chilometro è tassata come reddito da lavoro dipendente.
Il datore di lavoro perde la deduzione. Secondo l’art. 23.º-A n.º 1 al. h) del CIRC, l’azienda non può dedurre indennità che non sa documentare con una mappa. Il costo ricade su entrambi i lati dello stesso pagamento.
Sanzioni. L’art. 117.º n.º 1 del RGIT punisce la mancata presentazione o esibizione di documenti giustificativi o registri, anche digitali, con una sanzione da 150 € a 3 750 €. L’art. 120.º n.º 1 del RGIT punisce l’assenza dei registri obbligatori e dei documenti collegati da 225 € a 22 500 €. Per una società entrambe le forbici raddoppiano secondo l’art. 26.º n.º 4 del RGIT, quindi una società datrice di lavoro rischia da 300 € a 7 500 € e da 450 € a 45 000 €.
Per quanto si conserva la mappa
La mappa la conserva il datore di lavoro. Un datore di lavoro con contabilità organizzata, o registrato ai fini IVA, la conserva per dieci anni dalla fine dell’anno che registra (DL 28/2019 art. 19.º n.º 1; CIVA art. 52.º n.º 1). Dove la caducidade dell’art. 45.º della LGT dura di più, dura di più anche l’obbligo.
Se sei un lavoratore autonomo
La mappa descritta sopra è un documento del dipendente. Chi ha redditi di categoria B — un trabalhador independente o lavoratore autonomo — non può affatto pagarsi un’indennità a chilometro per la propria auto: l’art. 33.º n.º 1 del CIRS lo esclude. Che cosa registra invece un autonomo, e perché, è spiegato in rimborso chilometrico per gli autonomi in Portogallo. Se hai una tua società e ti paghi i chilometri tramite essa, vedi chilometri per un sócio-gerente.
Prima del prossimo pagamento
- La mappa copre esattamente i viaggi che questo pagamento paga.
- Ogni viaggio ha un motivo, i luoghi, il tempo trascorso sul posto e l’obiettivo — gli ultimi due come voci distinte.
- Sono indicati il veicolo e il suo proprietario.
- Ogni riga mostra i chilometri, l’indennità a chilometro e il totale.
- L’indennità a chilometro sta entro il tetto di 0,40 €, oppure l’eccedenza è trattata come stipendio.
- Il dipendente l’ha firmata.
- È archiviata dove la si può esibire per dieci anni.
Come DriveHub rende più semplice la mapa
Una mappa per pagamento vale quanto l’elenco dei viaggi che ha dietro. Con l’accesso alla posizione impostato su «Sempre», DriveHub registra in background ogni viaggio — e se mai ne perde uno, te lo dice. DriveHub classifica la maggior parte dei viaggi come Lavoro o Personale in base ai tuoi luoghi, ai percorsi già fatti e all’orario di lavoro, e chiede a te per gli altri.
Nella scheda Rapporti, imposta il report sulle date coperte da un pagamento: un mese, un trimestre o un solo giorno. Per il Portogallo, ogni riga riporta i luoghi, i chilometri, l’importo alla tariffa e il motivo con parole tue. Scegli l’auto nel report, e il proprietario del veicolo ha una riga a sé: il tuo nome, se l’auto è tua. Inserisci prima il tuo nome nei dettagli del report, così ha qualcosa da stampare. Non c’è una colonna separata per l’obiettivo o per il tempo trascorso in ogni luogo. Scrivili entrambi nella stessa nota del motivo, così vengono stampati sulla mappa.
L’ultima pagina porta le righe per le firme: la tua, quella di chi approva, e una data. DriveHub lascia a te la firma invece di disegnarne una che non varrebbe. I report si esportano in PDF, Excel o CSV con DriveHub Pro; il rilevamento è gratuito.
- DriveHub sull’App Store
- Requisiti del registro chilometrico in Portogallo
- Configurare il rilevamento automatico, e sapere quando un viaggio è stato perso
Questa pagina riporta ciò che dicono la Portaria n.º 1553-D/2008, il CIRS, il CIRC, il CIVA, il RGIT, la LGT, il DL 28/2019 e i pareri PIV 21076 e PIV 26595 dell’AT, e li cita perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione — quando un’indennità è in discussione, chiedi a un contabilista certificado prima che venga pagata.
La regola completa, con le norme da cui deriva: Portogallo: requisiti del registro chilometri.