Länderratgeber · Portugal · 6 Min.

Mapa de km obrigatório: die Felder, eine mapa pro Zahlung und was eine fehlende mapa kostet

Von Andrei Zamiralov · Aktualisiert am 5. Oktober 2026

Ihr Arbeitgeber zahlt Ihnen für die Nutzung Ihres eigenen Autos einen Betrag pro Kilometer, und jemand fragt nach der mapa de quilómetros. Sie ist keine Formalität. Sie ist das Dokument, das die Vergütung aus Ihrem steuerpflichtigen Lohn heraushält — und dem Arbeitgeber den Abzug erhält.

Die kurze Antwort

Die mapa de quilómetros — das boletim itinerário oder die mapa de deslocações — ist die Aufzeichnung hinter einer Kilometervergütung. Der Arbeitgeber zahlt diese Vergütung an Arbeitnehmer, die ihr eigenes Auto für dienstliche Zwecke nutzen. Die mapa muss zeigen:

den Anlass der Reise
die Orte
die Aufenthaltsdauer dort (tempo de permanência)
das Ziel (objetivo)

Aufenthaltsdauer und Ziel sind zwei getrennte Angaben, nicht eine. Weil das Auto Ihr eigenes ist, muss die mapa außerdem zeigen:

das Fahrzeug und seinen Eigentümer
die Anzahl der Kilometer
die Vergütung pro Kilometer
den Gesamtbetrag

Für einen privaten Arbeitgeber ist die Rechtsgrundlage CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h), und dort wird eine mapa "por cada pagamento efetuado" verlangt — eine pro Zahlung, nicht eine pro Zeitraum. Dieser Artikel nennt die Orte, die Aufenthaltsdauer, das Ziel, das Fahrzeug und seinen Eigentümer sowie die Kilometer. Die verbindliche Auskunft PIV 26595 (2025) der Steuerverwaltung (AT) ergänzt den Anlass der Reise, den Betrag pro Kilometer und den Gesamtbetrag. Die Portaria n.º 1553-D/2008 legt nur Beträge fest und nennt kein Feld.

Ohne mapa wird die Vergütung zu Lohn. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) besteuert sie als Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit (Kategorie A), und der Arbeitgeber verliert den Abzug. Bußgelder können folgen.

Ist eine mapa de km Pflicht?

Ja, wenn die Vergütung aus Ihrem steuerpflichtigen Einkommen herausbleiben soll und wenn Ihr Arbeitgeber sie abziehen will. Sobald eine Vergütung gezahlt wird, ist die mapa der Nachweis, dass sie für echte Dienstfahrten gezahlt wurde.

Zwei Regeln greifen hier ineinander. Die Portaria n.º 1553-D/2008 setzt den Höchstbetrag pro Kilometer für die Nutzung des eigenen Autos. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) macht alles über diesem Höchstbetrag steuerpflichtig. Mit der mapa weist die Vergütung unterhalb des Höchstbetrags nach, dass sie die Voraussetzungen erfüllt.

Der Höchstbetrag liegt seit dem 1. Januar 2024 bei 0,40 € pro Kilometer. Warum die online noch genannten 0,36 veraltet sind, steht in mit dem eigenen Auto für die Arbeit in Portugal.

Ein Arbeitgeber darf mehr als 0,40 € zahlen; die Auskunft PIV 26595 der AT sagt, dass Unternehmen den Betrag frei festlegen können, der Teil über der Grenze aber Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit ist.

Wozu jedes Feld dient

Anlass und Ziel. Zusammen sagen sie, warum diese Fahrt dienstlich war. „Kundenbesuch“ ist ein Anlass. Was der Besuch erreichen sollte, ist das Ziel.

Orte und Aufenthaltsdauer. Wohin Sie gefahren sind und wie lange Sie dort geblieben sind. Damit werden die Kilometer an echte Ziele gebunden. Die Aufenthaltsdauer ist in CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) eine eigene Angabe, getrennt vom Ziel.

Fahrzeug und Eigentümer. Das Kennzeichen identifiziert das Auto; die Eigentümerzeile zeigt, dass es Ihres war — erst das macht die Vergütung zu einer Vergütung für das eigene Auto. Eine mapa, die nur das Auto nennt, lässt das unbewiesen.

Kilometer, Vergütung pro Kilometer und Gesamtbetrag. Die Rechnung des Anspruchs: Strecke, angewandter Satz und gezahlter Betrag. Jede Zeile sollte jedem erlauben nachzuprüfen, dass sich der Gesamtbetrag aus den beiden anderen ergibt.

Eine ausgefüllte Zeile:

Datum	Orte	Dauer vor Ort	Anlass	Ziel	Km	€/km	Gesamt
12-03-2026	Lisboa → Setúbal (Büro des Kunden) → Lisboa	2 h	Kundenbesuch	Wartungsvertrag unterzeichnen	98	0,40	39,20 €

Über den Zeilen: das Fahrzeug und sein Eigentümer. Darunter: die Unterschrift.

Ein leeres portugiesisches Fahrtenbuch (PDF) hat diese Spalten, dazu Zeilen für das Fahrzeug, seinen Eigentümer, den Arbeitnehmer und die genehmigende Person. Eine CSV-Version gibt es für eine Tabellenkalkulation.

Eine mapa pro Zahlung, nicht pro Zeitraum

Der Wortlaut von CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) ist "por cada pagamento efetuado". Die mapa folgt der Zahlung. Zahlt Ihr Arbeitgeber die Kilometer mit jedem Monatslohn, braucht jede dieser Zahlungen ihre mapa. Zahlt er eine einzelne Fahrt für sich, braucht die Zahlung für diese Fahrt eine.

Eine mapa, die mehrere Zahlungen umfasst — etwa eine Jahresübersicht für zwölf Monatszahlungen —, erfüllt diesen Wortlaut nicht. Jede Zahlung muss sich auf die Fahrten zurückführen lassen, für die sie gezahlt wurde.

Die Unterschrift

Die mapa wird von dem Arbeitnehmer unterschrieben, zu dem sie gehört. Die verbindliche Auskunft PIV 21076 (20-06-2021) der Steuerverwaltung ist unmissverständlich: "os mapas de kms devem estar assinados pelos colaboradores, para efeitos da comprovação documental." Das gilt auch für eine mapa, die aus einer Software gedruckt wird, nicht nur für Papier.

Was ohne mapa de km passiert

Die ganze Vergütung wird steuerpflichtig, nicht nur der Überschuss. Der Mangel trifft die Befreiung selbst. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) besteuert die Vergütung als Einkommen der Kategorie A, "quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição" — wenn die Voraussetzungen für ihre Zahlung nicht erfüllt waren. Eine ohne mapa gezahlte Vergütung ist auf dem Papier Lohn.

Zum Vergleich eine Vergütung über dem Höchstbetrag, mit ordnungsgemäßer mapa: Nur der Teil über 0,40 € pro Kilometer wird als Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit besteuert.

Der Arbeitgeber verliert den Abzug. Nach CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) kann das Unternehmen Vergütungen, die es nicht mit einer mapa belegen kann, nicht abziehen. Die Kosten fallen auf beiden Seiten derselben Zahlung an.

Bußgelder. RGIT art. 117.º n.º 1 ahndet es, Belege oder Aufzeichnungen, auch digitale, nicht vorzulegen oder vorzuzeigen, mit 150 € bis 3 750 €. RGIT art. 120.º n.º 1 ahndet fehlende vorgeschriebene Aufzeichnungen und die zugehörigen Dokumente mit 225 € bis 22 500 €. Für ein Unternehmen verdoppeln sich beide Spannen nach RGIT art. 26.º n.º 4, ein Arbeitgeberunternehmen riskiert also 300 € bis 7 500 € und 450 € bis 45 000 €.

Wie lange die mapa aufbewahrt wird

Der Arbeitgeber bewahrt die mapa auf. Ein Arbeitgeber mit ordnungsgemäßer Buchführung (contabilidade organizada) oder mit MwSt.-Registrierung bewahrt sie zehn Jahre ab dem Ende des Jahres auf, das sie erfasst (DL 28/2019 art. 19.º n.º 1; CIVA art. 52.º n.º 1). Läuft die caducidade nach LGT art. 45.º länger, verlängert sich auch die Pflicht.

Wenn Sie selbständig sind

Die mapa oben ist ein Dokument von Arbeitnehmern. Wer Einkünfte der Kategorie B bezieht — ein trabalhador independente oder Einzelunternehmer —, darf sich für das eigene Auto überhaupt keine Kilometervergütung zahlen: CIRS art. 33.º n.º 1 schließt das aus. Was ein Einzelunternehmer stattdessen aufzeichnet, und warum, steht in Kilometergeld für Selbständige in Portugal. Führen Sie Ihre eigene Gesellschaft und zahlen sich über sie Kilometer, lesen Sie Kilometer für einen sócio-gerente.

Vor der nächsten Zahlung

Die mapa umfasst genau die Fahrten, die diese Zahlung vergütet.
Jede Fahrt hat einen Anlass, die Orte, die Aufenthaltsdauer dort und das Ziel — die letzten beiden als getrennte Angaben.
Das Fahrzeug und sein Eigentümer sind genannt.
Jede Zeile zeigt die Kilometer, die Vergütung pro Kilometer und den Gesamtbetrag.
Die Vergütung pro Kilometer liegt innerhalb des Höchstbetrags von 0,40 €, oder der Überschuss wird als Lohn behandelt.
Der Arbeitnehmer hat sie unterschrieben.
Sie ist so abgelegt, dass sie zehn Jahre lang vorgelegt werden kann.

Wie DriveHub die mapa einfacher macht

Eine mapa pro Zahlung ist nur so gut wie die Liste der Fahrten dahinter. Ist der Standortzugriff auf „Immer“ gestellt, zeichnet DriveHub jede Fahrt im Hintergrund auf — und falls es doch einmal eine verpasst, sagt es Ihnen das. DriveHub ordnet die meisten Fahrten anhand Ihrer Orte, früheren Strecken und Arbeitszeiten als Geschäftlich oder Privat ein und fragt Sie nach dem Rest.

Bildschirm „Berichte“: absetzbarer Betrag des Monats, Aufteilung geschäftlich und privat, Export

Stellen Sie im Tab Berichte den Bericht auf die Daten ein, die eine Zahlung abdeckt: einen Monat, ein Quartal oder einen einzelnen Tag. Für Portugal enthält jede Zeile die Orte, die Kilometer, den Betrag zum Satz und den Anlass in Ihren eigenen Worten. Wählen Sie das Auto im Bericht, und der Eigentümer des Fahrzeugs erhält eine eigene Zeile: Ihren Namen, wenn das Auto Ihnen gehört. Tragen Sie vorher Ihren Namen in die Berichtsangaben ein, damit es etwas zu drucken gibt. Eine eigene Spalte für das Ziel oder die Aufenthaltsdauer an jedem Ort gibt es nicht. Schreiben Sie beides in dieselbe Notiz wie den Anlass, dann erscheinen sie auf der mapa.

Die letzte Seite enthält die Unterschriftszeilen: Ihre, die der genehmigenden Person und ein Datum. DriveHub überlässt das Unterschreiben Ihnen, statt eine Unterschrift zu zeichnen, die nicht zählen würde. Berichte werden mit DriveHub Pro als PDF, Excel oder CSV exportiert; die Aufzeichnung ist kostenlos.

Diese Seite gibt wieder, was die Portaria n.º 1553-D/2008, der CIRS, der CIRC, der CIVA, der RGIT, die LGT, das DL 28/2019 und die Auskünfte PIV 21076 und PIV 26595 der AT sagen, und nennt die Fundstellen, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kann Ihre Umstände nicht berücksichtigen — wenn eine Vergütung in Frage steht, fragen Sie einen contabilista certificado, bevor sie gezahlt wird.

Die vollständige Regel mit ihren Rechtsquellen: Portugal: Anforderungen an das Fahrtenbuch.