Landsguide · Portugal · 6 min

Mapa de km obrigatório: fälten, en förteckning per utbetalning, och vad en saknad förteckning kostar

Av Andrei Zamiralov · Uppdaterad 5 oktober 2026

Din arbetsgivare betalar dig per kilometer för att du använder din egen bil, och någon frågar efter mapa de quilómetros. Det är ingen formalitet. Det är dokumentet som håller ersättningen utanför din skattepliktiga lön, och som håller arbetsgivarens avdrag vid liv.

Det korta svaret

Mapa de quilómetros — boletim itinerário, eller mapa de deslocações — är underlaget bakom en ersättning per kilometer. Arbetsgivaren betalar den ersättningen till en anställd som använder egen bil i arbetsgivarens tjänst. Förteckningen ska visa:

skälet till resan
platserna
tiden du var där (tempo de permanência)
syftet (objetivo)

Tiden på plats och syftet är två separata uppgifter, inte en. Eftersom bilen är din egen ska förteckningen också visa:

fordonet och dess ägare
antal kilometer
ersättningen per kilometer
totalen

För en privat arbetsgivare är den rättsliga grunden CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h), och den kräver en förteckning "por cada pagamento efetuado" — en per utbetalning, inte en per period. Den artikeln nämner platserna, tiden på plats, syftet, fordonet och dess ägare samt kilometrarna. Skattemyndighetens (AT) förhandsbesked PIV 26595 (2025) lägger till skälet till resan, beloppet per kilometer och totalen. Portaria n.º 1553-D/2008 anger bara belopp och nämner inget fält.

Utan förteckningen blir ersättningen lön. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) beskattar den som inkomst av tjänst (kategori A), och arbetsgivaren förlorar avdraget. Böter kan följa.

Är en mapa de km obligatorisk?

Ja, om ersättningen ska hållas utanför din skattepliktiga inkomst, och om arbetsgivaren vill dra av den. När en ersättning väl betalas ut är förteckningen det som bevisar att den betalades för verkliga tjänsteresor.

Två regler samverkar här. Portaria n.º 1553-D/2008 sätter taket per kilometer för användning av egen bil. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) gör allt över det taket skattepliktigt. Förteckningen är hur ersättningen under taket visar att den uppfyller villkoren.

Taket är 0,40 € per kilometer, från och med den 1 januari 2024. Varför de 0,36 som fortfarande nämns på nätet är inaktuella förklaras i egen bil i jobbet i Portugal.

En arbetsgivare får betala mer än 0,40 €; AT:s förhandsbesked PIV 26595 säger att företag fritt får bestämma beloppet, men delen över gränsen är inkomst av tjänst.

Vad varje fält är till för

Skälet och syftet. Tillsammans säger de varför just den här körningen var i arbetsgivarens tjänst. "Kundbesök" är ett skäl. Vad besöket skulle åstadkomma är syftet.

Platserna och tiden på plats. Vart du åkte, och hur länge du stannade där. De knyter kilometrarna till verkliga mål. Tiden på plats är en egen uppgift i CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h), skild från syftet.

Fordonet och dess ägare. Registreringsnumret identifierar bilen; ägarraden visar att den var din, och det är det som över huvud taget gör det till en ersättning för egen bil. En förteckning som bara anger bilen lämnar det obevisat.

Kilometer, ersättningen per kilometer och totalen. Kravets aritmetik: sträckan, det belopp som tillämpats och summan som betalats. Varje rad ska låta vem som helst kontrollera att totalen följer av de två andra.

En ifylld rad:

Datum	Platser	Tid på plats	Skäl	Syfte	Km	€/km	Totalt
12-03-2026	Lisboa → Setúbal (kundens kontor) → Lisboa	2 h	Kundbesök	Skriva under serviceavtalet	98	0,40	39,20 €

Ovanför raderna: fordonet och dess ägare. Under dem: underskriften.

En tom portugisisk körjournal (PDF) har de här kolumnerna, plus rader för fordonet, dess ägare, den anställda och den som godkänner. En CSV-version finns för kalkylark.

En förteckning per utbetalning, inte per period

Ordalydelsen i CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) är "por cada pagamento efetuado". Förteckningen följer utbetalningen. Betalar arbetsgivaren kilometrarna med varje månadslön behöver var och en av de utbetalningarna sin förteckning. Betalar den en enskild resa för sig behöver den resans utbetalning en.

En förteckning som spänner över flera utbetalningar — en sammanställning vid årets slut för tolv månadsutbetalningar, till exempel — uppfyller inte den ordalydelsen. Varje utbetalning ska gå att spåra till de resor den betalade för.

Underskriften

Förteckningen undertecknas av den anställda den gäller. Skattemyndighetens bindande förhandsbesked PIV 21076 (20-06-2021) är rakt på sak: "os mapas de kms devem estar assinados pelos colaboradores, para efeitos da comprovação documental." Det gäller också en förteckning som skrivits ut från ett program, inte bara papper.

Vad som händer utan mapa de km

Hela ersättningen blir skattepliktig, inte bara överskottet. Bristen angriper själva skattefriheten. CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) beskattar ersättningen som inkomst i kategori A "quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição" — när villkoren för att betala ut den inte var uppfyllda. En ersättning som betalats ut utan förteckning är, på papperet, lön.

Jämför med en ersättning över taket där förteckningen är i ordning: bara delen över 0,40 € per kilometer beskattas som inkomst av tjänst.

Arbetsgivaren förlorar avdraget. Enligt CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) kan företaget inte dra av ersättningar som det inte kan styrka med en förteckning. Kostnaden hamnar på båda sidor av samma utbetalning.

Böter. RGIT art. 117.º n.º 1 bötfäller underlåtenhet att lämna eller visa upp verifikationer eller register, digitala inräknade, med 150 € till 3 750 €. RGIT art. 120.º n.º 1 bötfäller avsaknaden av föreskrivna register och de dokument som hör till dem med 225 € till 22 500 €. För ett bolag fördubblas båda spannen enligt RGIT art. 26.º n.º 4, så ett arbetsgivarbolag riskerar 300 € till 7 500 € och 450 € till 45 000 €.

Hur länge förteckningen sparas

Arbetsgivaren sparar förteckningen. En arbetsgivare med organiserad bokföring, eller som är momsregistrerad, sparar den i tio år från utgången av det år den avser (DL 28/2019 art. 19.º n.º 1; CIVA art. 52.º n.º 1). Där caducidade enligt LGT art. 45.º löper längre gör skyldigheten det också.

Om du är egenföretagare

Förteckningen ovan är en anställds dokument. Den som har inkomst i kategori B — en trabalhador independente eller enskild näringsidkare — får inte alls betala sig själv en ersättning per kilometer för sin egen bil: CIRS art. 33.º n.º 1 utesluter det. Vad en enskild näringsidkare redovisar i stället, och varför, står i milersättning för egenföretagare i Portugal. Driver du ett eget bolag och betalar dig själv kilometer genom det, se kilometer för en sócio-gerente.

Före nästa utbetalning

Förteckningen omfattar exakt de resor som den här utbetalningen betalar för.
Varje resa har ett skäl, platserna, tiden på plats och syftet — de två sista som separata uppgifter.
Fordonet och dess ägare anges.
Varje rad visar kilometrarna, ersättningen per kilometer och totalen.
Ersättningen per kilometer ligger inom taket på 0,40 €, eller så behandlas överskottet som lön.
Den anställda har skrivit under.
Den arkiveras där den kan tas fram i tio år.

Hur DriveHub gör förteckningen enklare

En förteckning per utbetalning är bara så bra som listan över körningar bakom den. Med platsåtkomst inställd på Alltid registrerar DriveHub varje resa i bakgrunden — och missar den någon gång en, säger den till. DriveHub sorterar de flesta resor som Arbete eller Privat utifrån dina platser, tidigare rutter och arbetstider, och frågar dig om resten.

Skärmen Rapporter: månadens avdragsgilla belopp, fördelning mellan tjänst och privat, export

På fliken Rapporter ställer du in rapporten på de datum som en utbetalning omfattar: en månad, ett kvartal eller en enda dag. För Portugal bär varje rad platserna, kilometrarna, beloppet enligt ersättningen och skälet med dina egna ord. Välj bilen i rapporten, så får fordonets ägare en egen rad: ditt namn, om bilen är din. Fyll först i ditt namn i rapportuppgifterna, så att det finns något att skriva ut. Det finns ingen separat kolumn för syftet eller tiden på varje plats. Skriv in båda i samma anteckning som skälet, så kommer de med i förteckningen.

Sista sidan har raderna för underskrift: din, den som godkänner, och ett datum. DriveHub låter dig skriva under själv i stället för att rita en underskrift som inte skulle gälla. Rapporter exporteras som PDF, Excel eller CSV med DriveHub Pro; spårningen är gratis.

Den här sidan återger vad Portaria n.º 1553-D/2008, CIRS, CIRC, CIVA, RGIT, LGT, DL 28/2019 och AT:s förhandsbesked PIV 21076 och PIV 26595 säger, och anger källorna så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation — när det gäller en ersättning, fråga en contabilista certificado (auktoriserad redovisningskonsult) innan den betalas ut.

Hela regeln och källorna den bygger på: Portugal: krav på körjournalen.