DriveHubFahrtenbuch in den USA — was „adequate records“ bedeutet
Was Ihre Aufzeichnungen enthalten müssen, um einer Prüfung durch den IRS standzuhalten — und der Satz, mit dem DriveHub rechnet.
Der Meilensatz
0,76 USD je Meile, gültig vom 1. Juli 2026 bis 31. Dezember 2026.
Die Vorschrift
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — „adequate records“, also ausreichende Aufzeichnungen.
Was aufgezeichnet werden muss
Pflicht je Fahrt
- das Datum
- das Ziel
- die geschäftlich gefahrenen Meilen
- der geschäftliche Zweck
Pflicht je Jahr
Die insgesamt gefahrenen Meilen des Jahres — die Zeile Transportation in Pub. 463 Table 5-1, im Wortlaut: „the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.“
Der IRS verlangt keine Tachostände. Das Wort odometer kommt in der gesamten Publication 463 genau einmal vor: in Table 5-2, unter der Überschrift „THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM“. Den Tachostand am ersten und am letzten Tag des Jahres abzulesen, ist trotzdem ein solider Weg zur Jahressumme — und ein besserer, als die aufgezeichneten Fahrten zu addieren; so ermittelt DriveHub diesen Wert.
Welche Form zulässig ist
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): „A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.“ Und (c)(2)(ii)(A) stellt ausdrücklich klar, dass „a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.“ Pub. 463 sagt es unmissverständlich: „You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.“
Maßstab ist also „zum oder nahe dem Zeitpunkt“, und ein wöchentlich geführtes Fahrtenbuch erfüllt ihn.
Wie lange aufzubewahren ist
Keine Zahl im Gesetz. 26 CFR § 1.6001-1(e) verlangt die Aufbewahrung „so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law“; IRC § 6001 bestimmt überhaupt keine Frist. In der Praxis ist die Untergrenze die Festsetzungsverjährung nach IRC § 6501 — drei Jahre ab Abgabe, sechs, wenn mehr als 25 % des Bruttoeinkommens nicht erklärt wurden, unbegrenzt bei einer betrügerischen oder nicht abgegebenen Erklärung.
Ein Fahrtenbuch überdauert jedoch all diese Fristen, denn Pub. 463 verlangt die Aufzeichnung der geschäftlichen Nutzung „for each year of the recovery period“, und ein Auto ist 5-year MACRS property, das über sechs Kalenderjahre abgeschrieben wird. Das Fahrtenbuch eines Steuerpflichtigen, der abschreibt, hängt also an einer Kette aus sechs plus drei Jahren, nicht an drei.
Die klarste Trennung zwischen Arbeitnehmern und anderen unter den 21 Ländern auf dieser Website: Nach Pub. 463 muss ein Arbeitnehmer, der seine Aufzeichnungen dem Arbeitgeber übergibt und erstattet bekommt, „generally don't have to keep copies“ — in der Regel keine Kopien behalten —, und 26 CFR § 1.274-5T(e) verlagert die Pflicht auf den Arbeitgeber, mit vier Ausnahmen, darunter ein nonaccountable plan und die Geltendmachung von mehr als der Erstattung. Die Folge eines Versäumnisses ist keine Strafe: Nach IRC § 274(d) gibt es den Abzug ohne Nachweis schlicht nicht.
Was ein Fehler kostet
Ein fehlendes Element kann bei einer Prüfung den gesamten Abzug gefährden; der Anteil der geschäftlichen Nutzung ist der Wert, der zuerst fällt.
Diese Seite gibt wieder, was die Vorschriften und die Behörde selbst sagen, mit Fundstelle, damit Sie es nachlesen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht: fragen Sie Ihre Steuerberatung — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.
Woher das stammt
Quelle der Anforderungen oben: den Veröffentlichungen des IRS. DriveHub gleicht sie und den Kilometersatz mit den Seiten der Behörde ab; diese Seite beruht auf diesem Stand.
DriveHub zeichnet das automatisch auf. Die App erfasst jede Fahrt im Hintergrund und behält Beginn und Ende, die Entfernung und die Strecke. Die Aufzeichnung und die Prüfung auf fehlende Fahrten sind kostenlos; der Bericht für die Steuerbehörde ist Teil von DriveHub Pro.