Fahrtenbuch im Vereinigten Königreich — keine vorgeschriebene Form, aber keine Schätzungen

Was Ihre Aufzeichnungen enthalten müssen, um einer Prüfung durch HMRC standzuhalten — und die Sätze, mit denen DriveHub rechnet.

In English

Die Kilometersätze

0,55 £ je Meile für die ersten 10 000 Meilen im Jahr, danach 0,25 £ je Meile. Gültig seit dem 6. April 2026.

Dienstwagen, Kraftstoff zahlt der Arbeitnehmer — HMRC advisory fuel rates, je Meile

Benzin, bis 1400 ccm: 0,14 £
Benzin, 1401 bis 2000 ccm: 0,17 £
Benzin, über 2000 ccm: 0,27 £
Diesel, bis 1600 ccm: 0,15 £
Diesel, 1601 bis 2000 ccm: 0,16 £
Diesel, über 2000 ccm: 0,22 £
Autogas (LPG), bis 1400 ccm: 0,11 £
Autogas (LPG), 1401 bis 2000 ccm: 0,13 £
Autogas (LPG), über 2000 ccm: 0,20 £
Vollelektrisch, zu Hause geladen: 0,07 £
Vollelektrisch, öffentlich geladen: 0,15 £

Gültig seit dem 1. September 2026. HMRC passt diese Sätze jedes Quartal an, und DriveHub berechnet jede Fahrt mit den Sätzen des Quartals, in dem sie gefahren wurde.

Die Vorschrift

Approved Mileage Allowance Payments; für das Fahrtenbuch ist keine Form vorgeschrieben.

Was jede Fahrt enthalten muss

je Fahrt: das Datum
Start und Ziel (HMRC möchte Postleitzahlen sehen)
die Entfernung
der Anlass der Fahrt. Zeitnah, chronologisch und geordnet aufgezeichnet; Schätzungen werden nicht akzeptiert

Wie lange aufzubewahren ist

Für das Fahrtenbuch gibt es drei verschiedene Antworten, und keine davon sind die oft zitierten sechs Jahre — das ist die Regel für die Umsatzsteuer, VATA 1994 Sch. 11 para. 6:

Selbständige — TMA 1970 s. 12B(2)(a): mindestens fünf Jahre nach dem Abgabetermin am 31. Januar für das betreffende Steuerjahr. Anknüpfungspunkt ist eine Abgabefrist, die keine Formulierung nach dem Muster „N Jahre nach der Fahrt“ abbilden kann.
Arbeitnehmer — TMA 1970 s. 12B(2)(b): mindestens 22 Monate nach dem Ende des Steuerjahres.
PAYE-Unterlagen eines Arbeitgebers — drei Jahre ab dem Ende des Steuerjahres.

Und wer als Auftragnehmer über die eigene Limited Company abrechnet, hat eine vierte Frist: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), drei Jahre.

Was ein Fehler kostet

Die Steuerentlastung wird für die Fahrten versagt, die sich nicht belegen lassen.

Diese Seite gibt wieder, was die Vorschriften und die Behörde selbst sagen, mit Fundstelle, damit Sie es nachlesen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht: fragen Sie Ihre Steuerberatung — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.

Woher das stammt

Quelle der Anforderungen oben: den Veröffentlichungen von HMRC. DriveHub gleicht sie und den Kilometersatz mit den Seiten der Behörde ab; diese Seite beruht auf diesem Stand.

DriveHub zeichnet das automatisch auf. Die App erfasst jede Fahrt im Hintergrund und behält Beginn und Ende, die Entfernung und die Strecke. Die Aufzeichnung und die Prüfung auf fehlende Fahrten sind kostenlos; der Bericht für die Steuerbehörde ist Teil von DriveHub Pro.