DriveHubFahrtenbuch w Niemczech — jedna przerwa w ciągu unieważnia cały rok
Co musi zawierać Twoja ewidencja, żeby przetrwała kontrolę niemieckiego Bundesministerium der Finanzen — i stawka, którą stosuje DriveHub.
Stawka
0,30 € za kilometr, obowiązuje od 1 stycznia 2014.
Kto ustala zasady
Bundesministerium der Finanzen (federalne ministerstwo finansów); tekst, który faktycznie obowiązuje, to wytyczne administracyjne, a nie ustawa.
Przepis, który to reguluje
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG pozwala wyceniać prywatne użycie samochodu według rzeczywistych kosztów zamiast ryczałtu 1 % ceny katalogowej tylko wtedy, gdy istnieje „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch”. Co oznacza „ordnungsgemäß”, określa szczegółowo R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Co musi zawierać każdy przejazd
Wymagane przy każdym przejeździe służbowym, dosłownie
„Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.” — data i stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu służbowego, cel podróży, jej powód i odwiedzony kontrahent.
Wymagane przy pozostałych przejazdach
Przejazdy prywatne: tylko „Kilometerangaben” — liczba kilometrów. Dom ↔ pierwsze miejsce pracy: „jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch” — za każdym razem krótka adnotacja. Objazdy trzeba odnotować.
W jakiej formie prowadzić ewidencję
- Prowadzona „zeitnah und in geschlossener Form”, a wpisy muszą „die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben” — jeden nieprzerwany ciąg, łącznie z przejazdami prywatnymi.
- Ewidencja elektroniczna: „nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden”. Udokumentowane w eksportowanym pliku — zapis musi bronić się sam, bez odpytywania tego, kto administruje systemem.
- Zasada siedmiu dni. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 akceptuje automatyczną rejestrację, jeśli kierowca wpisze cel przejazdu w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od przejazdu.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: same drobne braki nie unieważniają książki przejazdów.
Jak długo przechowywać
Dziesięć lat dla samej książki przejazdów, od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu — AO § 147 Abs. 3 S. 1 i Abs. 4 — oraz sześć lat dla konta płacowego pracodawcy (Lohnkonto) na podstawie § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Szeroko opisywane skrócenie do ośmiu lat nie dotyczy Fahrtenbuch. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), obowiązująca od 1 stycznia 2025, skróciła do ośmiu lat tylko dowody księgowe (Buchungsbelege, Abs. 1 Nr. 4); Fahrtenbuch jest zapisem (Aufzeichnung) z Nr. 1 i pozostał przy dziesięciu. Kto po lekturze wiadomości skróci przechowywanie swojej ewidencji, pomyli się o dwa lata. Okres nie upływa też, dopóki otwarty jest termin wymiaru podatku (Abs. 3 S. 5). W formie elektronicznej AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 wymaga, by zapis przez cały czas mógł być „maschinell ausgewertet werden” — sam PDF nie spełnia więc niemieckich wymogów przechowywania; obok niego musi przetrwać eksport nadający się do przetwarzania maszynowego. Zaniedbanie oznacza zarówno oszacowanie (Schätzung, § 162 Abs. 2 S. 2), jak i grzywnę do 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6) — oprócz utraty książki przejazdów i powrotu do metody 1 %.
Czym grozi błąd
Urząd skarbowy wraca do metody 1 % / 0,03 %, zwykle znacznie droższej. I nie dotyczy to pojedynczego przejazdu: przerwa w ciągu unieważnia książkę przejazdów za cały rok.
Ta strona przytacza to, co mówią same przepisy i organ podatkowy, ze wskazaniem źródeł, żeby można je było sprawdzić. Nie jest poradą podatkową i nie zna Twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj doradcę podatkowego — i weź ze sobą ewidencję.
Skąd to pochodzi
Źródło powyższych wymogów: publikacje Bundesministerium der Finanzen. DriveHub weryfikuje je i stawkę za kilometr na stronach samego organu; ta strona powstaje z tego materiału.
DriveHub zapisuje to automatycznie. Aplikacja rejestruje każdy przejazd w tle i zachowuje początek i koniec, odległość oraz trasę. Rejestrowanie i sprawdzanie brakujących przejazdów są bezpłatne; raport w formie, jakiej oczekuje urząd skarbowy, jest częścią DriveHub Pro.
