DriveHubKilometrówka w Stanach Zjednoczonych — „adequate records” i żadnego obowiązkowego licznika
Co musi zawierać Twoja ewidencja, żeby przetrwała kontrolę amerykańskiego IRS — i stawka, którą stosuje DriveHub.
Stawka
0,76 USD za milę, obowiązuje od 1 lipca 2026 do 31 grudnia 2026.
Przepis, który to reguluje
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — „adequate records” (odpowiednia dokumentacja).
Co musi zawierać każdy przejazd
Wymagane przy każdym przejeździe
- Data
- miejsce docelowe
- mile przejechane służbowo
- cel służbowy
Wymagane za każdy rok
Łączna liczba mil w roku — wiersz Transportation w tabeli 5-1 Pub. 463, dosłownie: „the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.”
IRS nie wymaga stanów licznika. Słowo odometer pada w całej Publication 463 dokładnie raz: w tabeli 5-2, pod nagłówkiem „THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM”. Odczyt licznika pierwszego i ostatniego dnia roku to mimo to rozsądny sposób ustalenia rocznej sumy — i lepszy niż sumowanie zapisanych przejazdów; właśnie tak DriveHub wylicza tę liczbę.
W jakiej formie prowadzić ewidencję
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): „A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.” A (c)(2)(ii)(A) mówi wprost, że „a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.” Pub. 463 ujmuje to prosto: „You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.” Standardem jest więc zapis w chwili użycia lub krótko po nim, a tygodniowa ewidencja go spełnia.
Jak długo przechowywać
Prawo nie podaje liczby. 26 CFR § 1.6001-1(e) wymaga przechowywania dokumentacji „so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law”; IRC § 6001 w ogóle nie określa okresu. W praktyce dolną granicą jest termin przedawnienia wymiaru z IRC § 6501 — trzy lata od złożenia zeznania, sześć, jeśli pominięto ponad 25 % przychodu brutto, a przy zeznaniu oszukańczym lub niezłożonym bez ograniczenia. Ewidencja przebiegu przeżywa jednak każdy z tych terminów, bo Pub. 463 wymaga zapisu użytku służbowego „for each year of the recovery period”, a samochód jest 5-letnim środkiem trwałym w systemie MACRS, amortyzowanym przez sześć lat kalendarzowych — ewidencja amortyzującego podatnika stoi więc w łańcuchu sześć-plus-trzy, a nie trzech lat. Najwyraźniejszy podział na pracownika i pracodawcę wśród 21 krajów opisanych na tej stronie: według Pub. 463 pracownik, który przekazuje dokumentację pracodawcy i dostaje zwrot, „generally don't have to keep copies”, a 26 CFR § 1.274-5T(e) przenosi obowiązek na pracodawcę — z czterema wyjątkami, m.in. przy planie nierozliczanym (nonaccountable plan) i przy odliczaniu więcej, niż wyniósł zwrot. Zaniedbanie nie jest karane grzywną: zgodnie z IRC § 274(d) bez udokumentowania odliczenie po prostu nie istnieje.
Czym grozi błąd
Brak jednego elementu może przy kontroli postawić pod znakiem zapytania całe odliczenie; pierwszą liczbą, która się sypie, jest procent użytku służbowego.
Ta strona przytacza to, co mówią same przepisy i organ podatkowy, ze wskazaniem źródeł, żeby można je było sprawdzić. Nie jest poradą podatkową i nie zna Twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj doradcę podatkowego — i weź ze sobą ewidencję.
Skąd to pochodzi
Źródło powyższych wymogów: publikacje IRS. DriveHub weryfikuje je i stawkę za kilometr na stronach samego organu; ta strona powstaje z tego materiału.
DriveHub zapisuje to automatycznie. Aplikacja rejestruje każdy przejazd w tle i zachowuje początek i koniec, odległość oraz trasę. Rejestrowanie i sprawdzanie brakujących przejazdów są bezpłatne; raport w formie, jakiej oczekuje urząd skarbowy, jest częścią DriveHub Pro.
