DriveHubRegistro de milhagem nos Estados Unidos — o que o IRS pede, e o que ele não pede
O que os seus registros precisam conter para passar por uma fiscalização do IRS — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor
US$ 0,76 por milha, em vigor de 1º de julho de 2026 a 31 de dezembro de 2026.
A norma aplicável
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — “adequate records”, registros adequados.
O que cada viagem precisa registrar
Obrigatório por viagem
- A data
- o destino
- as milhas rodadas a trabalho
- a finalidade profissional
Obrigatório por ano
O total de milhas do ano — linha Transportation da Table 5-1 da Pub. 463, no texto original: “the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.”
O IRS não pede leituras do hodômetro. A palavra odometer aparece exatamente uma vez em toda a Publication 463: na Table 5-2, sob o título “THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM”. Ler o hodômetro no primeiro e no último dia do ano continua sendo uma boa forma de chegar ao total do ano, e melhor do que somar as viagens registradas; é assim que o DriveHub obtém esse número.
Que forma os registros podem ter
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): “A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.” E o (c)(2)(ii)(A) deixa explícito que “a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.” A Pub. 463 diz isso com todas as letras: “You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.” O padrão, portanto, é registrar no momento ou perto dele, e um registro semanal cumpre isso.
Por quanto tempo guardar
Não há número na lei. O 26 CFR § 1.6001-1(e) exige que os registros sejam guardados “so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law”; o IRC § 6001 não fixa prazo nenhum. Na prática, o piso é a prescrição do lançamento do IRC § 6501 — três anos a partir da entrega da declaração, seis quando mais de 25% da renda bruta foi omitida, sem limite para uma declaração fraudulenta ou não entregue. Mas um registro de quilometragem sobrevive a todos eles, porque a Pub. 463 exige o registro de uso profissional “for each year of the recovery period”, e um carro é um bem MACRS de 5 anos, depreciado ao longo de seis anos civis — então o registro de quem deprecia o carro fica numa cadeia de seis mais três anos, e não de três. A separação mais clara do empregado entre os 21 países deste site: a Pub. 463 diz que o empregado que entrega os registros ao empregador e é reembolsado “generally don't have to keep copies”, e o 26 CFR § 1.274-5T(e) transfere o dever para o empregador — com quatro exceções, entre elas um nonaccountable plan e pedir mais do que o reembolso. A falha não gera multa: pelo IRC § 274(d), a dedução simplesmente não existe sem comprovação.
O que custa errar
Um elemento que falte pode pôr toda a dedução em risco numa fiscalização; o percentual de uso profissional é o número que desmorona primeiro.
Esta página reproduz o que dizem as normas e a própria autoridade, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve os seus registros.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: Internal Revenue Service (IRS). O DriveHub confere esses requisitos, e a taxa, nas próprias páginas da autoridade; esta página é gerada a partir desse registro.
O DriveHub registra isso automaticamente. Ele acompanha cada viagem em segundo plano e guarda o início e o fim, a distância e o trajeto. O registro automático e a verificação de viagens perdidas são grátis; o relatório no formato que o fisco espera faz parte do DriveHub Pro.
