DriveHubCarnet de bord à Malte — ce que vos relevés doivent contenir, et combien de temps les garder
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de la Malta Tax and Customs Administration — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
0,35 € par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2008.
La règle applicable
Les Fringe Benefits Tax Guidelines, prises en application des Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Ce que chaque trajet doit consigner
Un carnet de bord est expressément exigé — tous les déplacements remboursables doivent y être consignés, et il doit rester disponible à tout moment pour vérification par l’administration — et trois champs sont prescrits : S.L. 123.55 r. 18(5)(c), dans le texte, « the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey » — le motif, la destination et la distance de chaque trajet. Les deux autres conditions sont que le déplacement soit professionnel et que le plafond de 0,35 €/km ne soit pas dépassé.
Durée de conservation
Six ans pour le carnet de l’employeur, et c’est une règle de droit, non une simple ligne directrice du Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3) : « All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years. » La rule 48(2)(a) y fait entrer le carnet de la rule 18(5)(c). Un travailleur indépendant conserve ses propres pièces neuf ans, et le délai court opération par opération, et non par année — ITMA art. 19(5), « after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate ». Malte exige donc de conserver les pièces quatre ans de plus qu’elle ne peut imposer sur leur base (le droit d’imposer se prescrit après cinq ans, art. 31(6)), et un entrepreneur individuel assujetti à la TVA cumule les deux délais, celui de la TVA recommençant à courir en cas de rectification (VAT Act art. 48(4)). La sanction n’est pas une amende, mais l’irrecevabilité : aux termes de la réserve de l’art. 31(5), la personne qui, sans excuse valable, ne produit pas ses pièces dans les trente jours d’une mise en demeure écrite « shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law. » Un carnet produit en retard n’est pas simplement en retard : il est inutilisable.
Ce que coûte une erreur
Tout ou rien, et non proportionnel : manquez une seule des trois conditions et l’intégralité du remboursement devient un avantage en nature (fringe benefit), évalué selon les règles applicables au remboursement de véhicule — et pas seulement la part qui dépasse le plafond.
Cette page reprend ce que disent les textes et l’administration elle-même, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Malta Tax and Customs Administration. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.