DriveHubЖурнал поездок на Мальте — три обязательных поля и цена одного пропуска
Что должны содержать ваши записи, чтобы выдержать проверку Malta Tax and Customs Administration, — и ставка, которую применяет DriveHub.
Ставка
0,35 € за километр. Действует с 1 января 2008 г.
Норма, которая это регулирует
Fringe Benefits Tax Guidelines — руководство по налогообложению льгот — на основании Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Что нужно записывать о каждой поездке
Журнал поездок назван прямо: все возмещаемые поездки должны записываться в него, а сам журнал — быть в любой момент доступен для проверки ведомством. Предписаны три поля: S.L. 123.55 r. 18(5)(c) дословно — «the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey», то есть работодатель записал сведения, к которым относится возмещение, включая цель, пункт назначения и расстояние каждой поездки. Два других условия — поездка является деловой, и ставка 0,35 €/км не превышена.
Сколько хранить записи
Шесть лет для журнала работодателя, и это закон, а не руководство Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3): «All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years» — все записи и подтверждающие документы хранятся не менее 6 лет. Rule 48(2)(a) включает в это журнал по rule 18(5)(c). Самозанятый хранит свои записи девять лет, и срок отсчитывается от каждой операции, а не от года — ITMA art. 19(5), «after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate», после завершения операций, к которым они относятся. Поэтому Мальта требует хранить записи на четыре года дольше, чем может начислять по ним налог (право начисления истекает через пять лет, art. 31(6)), а зарегистрированный плательщик НДС ведёт оба срока, причём срок по НДС начинается заново при исправлении (VAT Act art. 48(4)). Санкция — не штраф, а недопустимость доказательства: по оговорке art. 31(5) тот, кто без уважительной причины не представил записи в течение тридцати дней после письменного требования, «shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law» — не сможет представить их ни в Administrative Review Tribunal, ни в каком-либо суде. Журнал, представленный с опозданием, не просто опоздал — его нельзя использовать.
Чем грозит ошибка
Последствие не пропорциональное, а абсолютное: нарушено любое одно из трёх условий — и вся компенсация становится налогооблагаемой льготой (fringe benefit), оцениваемой по правилам о возмещении за автомобиль, а не только сумма сверх предела.
На этой странице изложено, что говорят сами нормы и разъяснения ведомства, со ссылками, чтобы вы могли проверить их сами. Это не налоговая консультация, и ваша ситуация здесь не учтена. Когда речь идёт о деньгах, уточните у своего бухгалтера — и возьмите с собой записи.
Откуда эти данные
Источник требований выше: Malta Tax and Customs Administration. DriveHub сверяет их и ставку с собственными страницами ведомства; эта страница собрана из этих данных.
DriveHub записывает это автоматически. Приложение отслеживает каждую поездку в фоне и сохраняет начало и конец, расстояние и маршрут. Запись поездок и проверка пропущенных поездок бесплатны; отчёт в том виде, которого ждёт налоговая, входит в DriveHub Pro.