Mileage log requirements in Portugal

What your records have to contain to survive a check by the Autoridade Tributária e Aduaneira, and the rate DriveHub applies.

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Updated 5 Oct 2026

Country

The rate

€0.40 per km

In force from 1 January 2024.

Only for an employee reimbursed by an employer — a self-employed filer cannot pay it to themselves (CIRS art. 33.º).

The rule that governs it

The boletim itinerário / mapa de deslocações. The rate ceiling for own-car use comes from Portaria n.º 1553-D/2008; CIRS art. 2.º makes the excess taxable.

What every trip has to record

The reason for the journey
the places
time spent
objectives. nor PIV 26595 lists it.) Where an own car is used it must additionally identify the vehicle and its owner, the number of kilometres, the per-kilometre allowance and the total. And the map is signed by the employee it belongs to — the AT's binding ruling PIV 21076: "os mapas de kms devem estar assinados pelos colaboradores"

(Source check 2026-10-04.) The list comes from CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h) — "designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos" — and AT's PIV 26595 (2025) adds "a razão da deslocação", "o valor atribuído por quilómetro e o valor total". Portaria 1553-D/2008 sets amounts only and names no field. Tempo de permanência and objetivo are separate items in both texts.

Prefer to keep it by hand? A blank log with these fields: CSV · PDF.

How long to keep them

Two clocks, and which one applies depends on how you are taxed. A regime simplificado filer keeps the supporting documents for the four years following the year they relate to — CIRS art. 128.º n.º 3, a duty to produce within 15 days on demand. Anyone on organised accounts or VAT-registered, which includes every employer holding a boletim itinerário, is on ten years from the end of the year of the record (DL 28/2019 art. 19.º n.º 1, CIVA art. 52.º n.º 1), extended further wherever the caducidade of LGT art. 45.º runs longer. Portugal is the long outlier of its neighbourhood — ten years against Spain's four-to-six. Failure attacks the exemption itself rather than the excess: CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) taxes the allowance as category A "quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição", and the employer loses the deduction under CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h). RGIT fines: art. 117.º n.º 1 — "A falta ou atraso na apresentação ou a não exibição, imediata ou no prazo que a lei ou a administração tributária fixarem, de declarações ou documentos comprovativos dos factos, valores ou situações constantes das declarações, … registos, ainda que em formato digital, ou outros documentos … são puníveis com coima de € 150 a € 3 750." (wording of Lei 119/2019) — and art. 120.º n.º 1 — "A inexistência de contabilidade organizada ou de livros de escrituração e do modelo de exportação de ficheiros, obrigatórios por força da lei, bem como de registos e documentos com eles relacionados, qualquer que seja a respetiva natureza, é punível com coima entre (euro) 225 e (euro) 22 500." (wording of Lei 42/2016). For a company both ranges double — RGIT art. 26.º n.º 4: "os limites mínimo e máximo das coimas previstas nos diferentes tipos legais de contra-ordenação, são elevados para o dobro sempre que sejam aplicadas a uma pessoa colectiva, sociedade…" — so an employer company faces €300–€7 500 and €450–€45 000.

What it costs to get wrong

The excess over the ceiling, or an unsupported claim, is taxed as employment income.

Where this comes from

The requirements above are quoted from the Autoridade Tributária e Aduaneira. DriveHub re-checks these, and the rate, against the authority's own pages; this page is built from that record.

DriveHub records this automatically. It tracks each drive in the background and keeps the start and end, the distance and the route. Tracking and the missing-drive check are free; the report in the shape a tax office expects is part of DriveHub Pro.