DriveHubIndemnités kilométriques au Portugal — ce que le boletim itinerário doit contenir, et combien de temps le garder
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de l’Autoridade Tributária e Aduaneira — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
0,40 € par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2024.
La règle applicable
Le boletim itinerário / mapa de deslocações (état des déplacements). Le plafond applicable à l’usage d’une voiture personnelle découle de la Portaria n.º 1553-D/2008 ; l’art. 2.º du CIRS rend l’excédent imposable.
Ce que chaque trajet doit consigner
- Le motif du déplacement
- les lieux
- le temps passé
- les objectifs
- l’indemnité journalière ou totale
En cas d’utilisation d’une voiture personnelle, il faut en outre identifier le véhicule et son propriétaire, le nombre de kilomètres, l’indemnité par kilomètre et le total.
Durée de conservation
Deux délais, et celui qui s’applique dépend de votre mode d’imposition. Un contribuable au regime simplificado conserve les pièces justificatives pendant les quatre années qui suivent l’année à laquelle elles se rapportent — CIRS art. 128.º n.º 3, avec l’obligation de les produire dans les 15 jours sur demande. Quiconque tient une comptabilité organisée ou est assujetti à la TVA — ce qui inclut tout employeur détenant un boletim itinerário — relève d’un délai de dix ans à compter de la fin de l’année du relevé (DL 28/2019 art. 19.º n.º 1, CIVA art. 52.º n.º 1), prolongé chaque fois que la caducidade (prescription) de l’art. 45.º de la LGT court plus longtemps. Le Portugal fait figure d’exception longue dans sa région — dix ans, contre quatre à six en Espagne. Le manquement attaque l’exonération elle-même, et pas seulement l’excédent : le CIRS art. 2.º n.º 3 al. d) impose l’indemnité en catégorie A « quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição » (lorsque les conditions de son attribution ne sont pas respectées), et l’employeur perd la déduction au titre du CIRC art. 23.º-A n.º 1 al. h). Les amendes du RGIT vont de 150 € à 3 750 € pour défaut de présentation, et de 225 € à 22 500 € pour l’absence totale de relevés.
Ce que coûte une erreur
L’excédent au-delà du plafond, ou une demande non justifiée, est imposé comme revenu salarial.
Cette page reprend ce que disent les textes eux-mêmes, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Autoridade Tributária e Aduaneira. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.