DriveHubKniha jízd v USA — co znamenají „adequate records“
Co musí vaše záznamy obsahovat, aby obstály při kontrole IRS — a sazba, se kterou DriveHub počítá.
Sazba
0,76 USD za míli, platí od 1. července 2026 do 31. prosince 2026.
Předpis, který to upravuje
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — „adequate records“ (přiměřené záznamy).
Co musí obsahovat každá jízda
Povinné u každé jízdy
- datum
- cíl
- služebně ujeté míle
- služební účel
Povinné za rok
Celkový počet mil za rok — řádek Transportation v tabulce Table 5-1 publikace Pub. 463, doslova: „the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.“
IRS stav tachometru nevyžaduje. Slovo odometer se v celé Publication 463 objevuje přesně jednou: v tabulce Table 5-2, pod nadpisem „THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM“. Odečet tachometru první a poslední den roku je přesto spolehlivý způsob, jak dojít k ročnímu součtu, a lepší než sčítání zaznamenaných jízd; právě tak DriveHub tento údaj získává.
Jakou formu mohou záznamy mít
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): „A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.“ A (c)(2)(ii)(A) výslovně říká, že „a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.“ Pub. 463 to říká přímo: „You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.“ Měřítkem je tedy v době jízdy nebo krátce po ní a týdenní záznam je splňuje.
Jak dlouho záznamy uchovávat
Zákon žádné číslo neuvádí. 26 CFR § 1.6001-1(e) vyžaduje uchovávat záznamy „so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law“; IRC § 6001 žádnou lhůtu nestanoví. V praxi je spodní hranicí promlčecí lhůta pro vyměření podle IRC § 6501 — tři roky od podání, šest, bylo-li vynecháno víc než 25 % hrubého příjmu, neomezeně u podvodného nebo nepodaného přiznání. Kniha jízd je ale všechny přežije, protože Pub. 463 vyžaduje záznam o služebním užití „for each year of the recovery period“, a auto je majetek 5-year MACRS odpisovaný po šest kalendářních let — kniha jízd poplatníka, který odpisuje, tedy stojí v řetězci šest plus tři, ne tři roky. Nejjasnější rozdělení pro zaměstnance mezi 21 zeměmi na tomto webu: podle Pub. 463 zaměstnanec, který předá záznamy zaměstnavateli a dostane náhradu, „generally don't have to keep copies“, a 26 CFR § 1.274-5T(e) přesouvá povinnost na zaměstnavatele — se čtyřmi výjimkami, mezi nimi nonaccountable plan a nárokování víc, než činí náhrada. Nesplnění není pokuta: podle IRC § 274(d) odpočet bez doložení prostě neexistuje.
Co stojí chyba
Chybějící údaj může při kontrole ohrozit celý odpočet; podíl služebního užití je údaj, který se zhroutí jako první.
Tato stránka shrnuje, co říkají předpisy a sám úřad, s odkazy, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a vaši situaci nezná. Jde-li o peníze, zeptejte se svého daňového poradce — a vezměte s sebou záznamy.
Odkud to pochází
Zdroj výše uvedených požadavků: publikace IRS. DriveHub je, stejně jako sazbu, ověřuje na stránkách samotného úřadu; tato stránka z těchto podkladů vychází.
DriveHub to zaznamenává automaticky. Každou jízdu sleduje na pozadí a uchová její začátek a konec, vzdálenost a trasu. Zaznamenávání a kontrola chybějících jízd jsou zdarma; výkaz v podobě, jakou finanční úřad očekává, je součástí DriveHub Pro.
