DriveHubRegistro de millaje en Estados Unidos — los "adequate records" del IRS
Qué tienen que contener tus registros para superar una comprobación del IRS — y la cuantía que aplica DriveHub.
La cuantía
0,76 $ por milla, en vigor del 1 de julio de 2026 al 31 de diciembre de 2026.
La norma que lo regula
La Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: los "adequate records", registros suficientes.
Qué debe recoger cada trayecto
Obligatorio por trayecto
- La fecha
- el destino
- las millas profesionales
- el motivo profesional
Obligatorio por año
El total de millas del año — la fila Transportation de la Table 5-1 de la Pub. 463, literalmente: "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."
El IRS no pide lecturas del cuentakilómetros. La palabra odometer aparece exactamente una vez en toda la Publication 463: en la Table 5-2, bajo el encabezado "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM". Leer el cuentakilómetros el primer y el último día del año sigue siendo una buena forma de llegar al total anual, y mejor que sumar los trayectos registrados; así es como DriveHub obtiene esa cifra.
Qué forma puede tener el registro
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility." — no se exige un registro simultáneo, pero uno hecho en el momento o poco después tiene gran credibilidad. Y el (c)(2)(ii)(A) dice expresamente que "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." La Pub. 463 lo dice sin rodeos: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense." Así que el criterio es en el momento o poco después, y un registro semanal lo cumple.
Cuánto tiempo conservarlo
La ley no da ningún número. El 26 CFR § 1.6001-1(e) exige conservar los registros "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law", mientras su contenido pueda ser relevante para aplicar la ley tributaria; el IRC § 6001 no fija ningún plazo. En la práctica, el mínimo es el plazo de liquidación del IRC § 6501: tres años desde la presentación, seis si se omitió más del 25 % de los ingresos brutos y sin límite si la declaración es fraudulenta o no se presentó.
Pero un registro de millaje sobrevive a todos ellos, porque la Pub. 463 exige el registro del uso profesional "for each year of the recovery period", y un coche es un bien MACRS de 5 años que se amortiza a lo largo de seis años naturales; así que el registro de quien amortiza el coche sigue una cadena de seis más tres años, no de tres.
Es la separación más clara entre asalariado y empleador de los 21 países de este sitio: la Pub. 463 dice que un trabajador que entrega los registros a su empleador y recibe el reembolso "generally don't have to keep copies", y el 26 CFR § 1.274-5T(e) traslada la obligación al empleador, con cuatro excepciones, entre ellas un plan no justificado (nonaccountable plan) y reclamar más de lo reembolsado. El incumplimiento no es una multa: según el IRC § 274(d), sin justificación la deducción simplemente no existe.
Qué cuesta hacerlo mal
La falta de un solo elemento puede poner en riesgo toda la deducción en una inspección; el porcentaje de uso profesional es la cifra que primero se viene abajo.
Esta página recoge lo que dicen la propia legislación estadounidense y el IRS, citando cada precepto para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva los registros.
De dónde sale esto
Fuente de los requisitos anteriores: la documentación del IRS. DriveHub contrasta estos datos y la cuantía por kilómetro con las páginas del propio organismo; esta página se genera a partir de ese material.
DriveHub registra esto automáticamente. La aplicación anota cada trayecto en segundo plano y conserva el inicio y el final, los kilómetros y el recorrido. El registro y la comprobación de trayectos que faltan son gratuitos; el informe para la administración tributaria forma parte de DriveHub Pro.