Relevé kilométrique aux États-Unis — ce que vos relevés doivent contenir, et combien de temps les garder

Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de l’IRS — et le barème qu’applique DriveHub.

Le barème

0,76 $ par mile, en vigueur du 1er juillet 2026 au 31 décembre 2026.

La règle applicable

Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — des « adequate records », c’est-à-dire des justificatifs suffisants.

Ce que chaque trajet doit consigner

Pour chaque trajet

La date
la destination
le kilométrage professionnel (en miles)
le motif professionnel

Pour chaque année

Le total des miles de l’année — la ligne Transportation du tableau 5-1 de la Pub. 463, dans le texte : « the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year. »

L’IRS ne demande pas de relevés du compteur. Le mot odometer n’apparaît qu’une seule fois dans toute la Publication 463 : dans le tableau 5-2, sous l’intitulé « THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM ». Relever le compteur le premier et le dernier jour de l’année reste une bonne manière d’obtenir le total annuel, et une meilleure que l’addition des trajets consignés ; c’est ainsi que DriveHub établit ce chiffre.

Forme des relevés

26 CFR § 1.274-5T(c)(1) : « A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility. » Un carnet tenu en temps réel n’est donc pas exigé, mais un relevé établi au moment de la dépense ou peu après a une grande crédibilité. Le (c)(2)(ii)(A) précise expressément que « a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use. » La Pub. 463 le dit simplement : « You don’t need to write down the elements of every expense on the day of the expense. » La norme est donc au moment ou peu après, et un relevé hebdomadaire y satisfait.

Durée de conservation

Aucun chiffre dans la loi. Le 26 CFR § 1.6001-1(e) impose de conserver les pièces « so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law » (aussi longtemps que leur contenu peut être utile à l’application de la loi fiscale) ; l’IRC § 6001 ne fixe aucun délai. En pratique, le plancher est le délai d’imposition de l’IRC § 6501 — trois ans à compter du dépôt, six lorsque plus de 25 % du revenu brut ont été omis, illimité en cas de déclaration frauduleuse ou non déposée. Mais un relevé kilométrique survit à tous ces délais, car la Pub. 463 exige le relevé d’usage professionnel « for each year of the recovery period » (pour chaque année de la période d’amortissement), et une voiture est un bien MACRS sur 5 ans, amorti sur six années civiles — le relevé d’un contribuable qui amortit s’inscrit donc dans une chaîne de six ans plus trois, et non de trois ans. Parmi les 21 pays de ce site, c’est ici que la situation du salarié est tranchée le plus nettement : la Pub. 463 indique qu’un salarié qui remet ses justificatifs à son employeur et est remboursé « generally don’t have to keep copies » (n’a en général pas à en garder de copie), et le 26 CFR § 1.274-5T(e) transfère l’obligation à l’employeur — avec quatre exceptions, dont le nonaccountable plan et une déduction supérieure au remboursement. Le manquement n’est pas une pénalité : au titre de l’IRC § 274(d), la déduction n’existe tout simplement pas sans justification.

Ce que coûte une erreur

Un élément manquant peut mettre en péril toute la déduction lors d’un contrôle ; le pourcentage d’usage professionnel est le chiffre qui s’effondre en premier.

Cette page reprend ce que disent les textes et l’IRS lui-même, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.

D’où cela vient

Source des exigences ci-dessus : Internal Revenue Service. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.

DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.