DriveHubRegistro dei chilometri negli Stati Uniti — che cosa significa «adequate records»
Che cosa devono contenere le tue registrazioni per superare un controllo dell’IRS — e la tariffa che applica DriveHub.
La tariffa
0,76 USD per miglio, in vigore dal 1° luglio 2026 al 31 dicembre 2026.
La norma di riferimento
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — «adequate records».
Che cosa va registrato per ogni viaggio
Obbligatorio per ogni viaggio
- La data
- la destinazione
- le miglia percorse per lavoro
- lo scopo professionale
Obbligatorio per ogni anno
Le miglia totali dell’anno — la riga Transportation della Table 5-1 della Pub. 463, testualmente: «the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.»
L’IRS non chiede letture del contachilometri. La parola odometer compare una sola volta in tutta la Publication 463: nella Table 5-2, sotto l’intestazione «THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM». Leggere il contachilometri il primo e l’ultimo giorno dell’anno resta comunque un buon modo per arrivare al totale dell’anno, e migliore della somma dei viaggi registrati; è così che DriveHub ottiene quella cifra.
In che forma
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): «A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.» E la (c)(2)(ii)(A) dice espressamente che «a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.» La Pub. 463 lo dice senza giri di parole: «You don’t need to write down the elements of every expense on the day of the expense.» Il criterio è quindi al momento o poco dopo (at or near the time), e un registro settimanale lo soddisfa.
Per quanto tempo conservarle
Nessun numero nella legge. Il 26 CFR § 1.6001-1(e) chiede di conservare le registrazioni «so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law»; l’IRC § 6001 non fissa alcun termine. In pratica, il minimo è la prescrizione dell’accertamento dell’IRC § 6501 — tre anni dalla dichiarazione, sei se è stato omesso più del 25 % del reddito lordo, senza limiti per una dichiarazione fraudolenta o non presentata. Ma un registro dei chilometri sopravvive a tutti questi termini, perché la Pub. 463 chiede la documentazione dell’uso professionale «for each year of the recovery period», e un’auto è un bene MACRS a 5 anni ammortizzato in sei anni solari — per cui il registro di chi ammortizza segue una catena di sei più tre anni, non di tre. La distinzione più netta per i dipendenti tra i 21 Paesi di questo sito: la Pub. 463 dice che il dipendente che consegna le registrazioni al datore di lavoro e viene rimborsato «generally don’t have to keep copies», e il 26 CFR § 1.274-5T(e) trasferisce l’obbligo al datore di lavoro — con quattro eccezioni, tra cui un nonaccountable plan e la richiesta di più del rimborso. L’inadempienza non comporta una sanzione: ai sensi dell’IRC § 274(d), senza documentazione la deduzione semplicemente non esiste.
Quanto costa un errore
Un elemento mancante può mettere a rischio l’intera deduzione in caso di controllo; la percentuale di uso professionale è la prima cifra a cadere.
Questa pagina riporta ciò che dicono le norme e l’amministrazione stessa, con i riferimenti, perché tu possa verificarli. Non è una consulenza fiscale e non conosce la tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista — e porta con te le registrazioni.
Da dove viene
Fonte dei requisiti indicati sopra: le pubblicazioni dell’IRS. DriveHub li verifica, insieme alla tariffa, sulle pagine dell’autorità stessa; questa pagina è generata da quei dati.
DriveHub lo registra in automatico. Segue ogni viaggio in background e ne conserva inizio e fine, distanza e percorso. La registrazione e il controllo dei viaggi mancanti sono gratuiti; il report nella forma che si aspetta l’amministrazione fiscale fa parte di DriveHub Pro.
