DriveHubKjørebok i USA — hva IRS krever per tur og per år, og hvorfor kilometerstand ikke er et krav
Hva notatene dine må inneholde for å holde ved en kontroll fra IRS — og satsen DriveHub regner med.
Satsen
0,76 dollar per engelsk mil, gjeldende fra 1. juli 2026 til 31. desember 2026.
Regelverket
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — «adequate records».
Hva hver tur må inneholde
Påkrevd per tur
- Datoen
- bestemmelsesstedet
- distansen kjørt i jobb
- formålet med turen
Påkrevd per år
Totalt antall miles for året — raden Transportation i Pub. 463 Table 5-1, ordrett: «the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.»
IRS ber ikke om kilometerstand. Ordet odometer forekommer nøyaktig én gang i hele Publication 463: i Table 5-2, under overskriften «THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM». Å lese av kilometertelleren første og siste dag i året er likevel en god måte å komme fram til årets total på, og en bedre måte enn å summere registrerte turer; det er slik DriveHub lager tallet.
Hvilken form notatene kan ha
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): «A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.» Og (c)(2)(ii)(A) sier uttrykkelig at «a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.» Pub. 463 sier det rett ut: «You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.» Standarden er altså på eller nær tidspunktet, og en ukentlig kjørebok oppfyller den.
Hvor lenge de må oppbevares
Ikke noe tall i loven. 26 CFR § 1.6001-1(e) krever at notatene oppbevares «so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law»; IRC § 6001 fastsetter ingen frist i det hele tatt. I praksis er gulvet fastsettelsesfristen i IRC § 6501 — tre år fra innlevering, seks der mer enn 25 % av bruttoinntekten er utelatt, ubegrenset ved en uriktig eller ikke levert selvangivelse. Men en kjørebok varer lenger enn alle disse, fordi Pub. 463 krever dokumentasjon av yrkesbruken «for each year of the recovery period», og en bil er 5-year MACRS property som avskrives over seks kalenderår — så kjøreboken til en som avskriver bilen, ligger på en kjede på seks pluss tre år, ikke tre. Det tydeligste skillet for arbeidstakere blant de 21 landene på dette nettstedet: Pub. 463 sier at en arbeidstaker som leverer notatene til arbeidsgiveren og får refusjon, «generally don't have to keep copies», og 26 CFR § 1.274-5T(e) flytter plikten over på arbeidsgiveren — med fire unntak, blant dem en nonaccountable plan og å kreve mer enn refusjonen. Brudd gir ingen straff: etter IRC § 274(d) finnes fradraget rett og slett ikke uten dokumentasjon.
Hva det koster å gjøre feil
Et manglende element kan sette hele fradraget i fare ved en kontroll; andelen yrkesbruk er det tallet som faller først.
Denne siden gjengir hva regelverket og myndighetene selv sier, med kildehenvisninger, slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør regnskapsføreren din, og ta med notatene.
Hvor dette kommer fra
Kilde for kravene over: IRS. DriveHub kontrollerer dem og satsen mot myndighetens egne sider; denne siden bygger på det materialet.
DriveHub registrerer dette automatisk. Appen sporer hver tur i bakgrunnen og beholder start og slutt, distansen og ruten. Sporingen og kontrollen av manglende turer er gratis; rapporten i den formen skattemyndighetene forventer, inngår i DriveHub Pro.
