Guia por país · Estados Unidos · 8 min

Carro próprio a trabalho nos EUA: o reembolso é isento de imposto?

Por Andrei Zamiralov · Atualizado em 26 de setembro de 2026

Você começou num emprego e usa o seu próprio carro para ele. Se o empregador deve reembolsar as milhas depende sobretudo do seu estado. Se o reembolso é tributado depende de como ele é pago. E a dedução do empregado acabou para a maioria das pessoas.

A resposta curta

• O empregador é obrigado a pagar? A lei tributária federal não exige. A lei trabalhista federal só entra quando o custo come o seu salário mínimo ou as horas extras. Oito estados têm regras próprias, de força diferente.
• O reembolso é tributado? Não num accountable plan: você informa as milhas e devolve o que não usou. Até a tarifa do IRS, ele não entra no seu W-2 como salário.
• Qual é a tarifa? Em 2026, 72,5 centavos por milha até 30 de junho e 76 centavos a partir de 1º de julho. Pago por milha acima disso, o que passa da tarifa é tributado.
• E uma ajuda fixa para o carro? Se você não precisa prestar contas dela, ela é salário.
• O trajeto casa–trabalho entra? Não. É deslocamento pessoal, e, lido junto com a regra do IRS para despesas não dedutíveis, um pagamento por ele é salário.
• Posso deduzir as milhas não reembolsadas? Para a maioria dos empregados, não — e de forma permanente. Cinco grupos são exceção.

O empregador tem de pagar as suas milhas?

O IRS define a tarifa e as regras de registro. Se o empregador precisa pagar alguma coisa é, na maior parte, questão de lei estadual, e oito estados têm regras sobre isso.

Cinco estados exigem que o empregador cubra o que o trabalho custa a você:

• Califórnia, Lab. Code § 2802(a)
• Illinois, 820 ILCS 115/9.5(a)
• Montana, MCA 39-2-701
• Dakota do Norte, NDCC 34-02-01
• Dakota do Sul, SDCL 60-2-1

O dever da Dakota do Norte exclui "any other equipment that is also used by the employee outside the scope of employment", e um empregador pode dizer que isso abrange o seu próprio carro.

Massachusetts tem uma regra de deslocamento mais estreita, 454 CMR 27.04(4). Se você normalmente trabalha num local fixo e é mandado a outro lugar, recebe os custos de transporte do que passar do seu trajeto habitual ((b)). O deslocamento entre locais durante a jornada é reembolsado integralmente ((d)).

New Hampshire (RSA 275:57, I) e Iowa (§ 91A.3(6)) são mais fracos. Dão ao empregador 30 dias para pagar uma despesa que ele pediu ou autorizou: um prazo para pagar, e não um dever de autorizar. A regra de New Hampshire também deixa de fora "expenses normally borne by the employee as a precondition of employment".

Nenhum dos oito fixa uma tarifa. Em Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007) 42 Cal.4th 554, a Suprema Corte da Califórnia registrou que as duas partes concordavam que a section 2802 "permits use of the IRS mileage rate", e decidiu que, quando o valor pago "is less than the actual expenses … the employer must make up the difference".

Em todos os estados existe ainda um piso federal. O 29 CFR 531.35 exige que o salário chegue a você "free and clear". Uma despesa exigida pelo empregador é uma violação "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Um carro que o empregador exige que você use é esse tipo de despesa, e o registro de quilometragem é como ela é medida.

Quando o reembolso por milha é isento?

O caminho isento é um accountable plan (plano de reembolso com prestação de contas). O IRC § 62(c) e o 26 CFR § 1.62-2 impõem a ele três requisitos. A Publication 463, capítulo 6, os coloca nas palavras do empregado:

1. Vínculo com o trabalho. "You must have paid or incurred deductible expenses while performing services as an employee of your employer."
2. Comprovação. "You must adequately account to your employer for these expenses within a reasonable period of time."
3. Devolução do excesso. "You must return any excess reimbursement or allowance within a reasonable period of time."

Numa ajuda por milha, o IRS considera o valor comprovado até a tarifa do IRS. Você ainda precisa mostrar "the elements of time, place (or use), and business purpose" (Rev. Proc. 2019-46 § 7.02).

Cumpridos os três, os pagamentos "are excluded from the employee's gross income, are not reported as wages or other compensation on the employee's Form W-2, and are exempt from the withholding and payment of employment taxes" (§ 1.62-2(c)(4)).

"Um prazo razoável" depende dos fatos. Uma regra de porto seguro, o fixed date method do § 1.62-2(g)(2), aceita milhas informadas em até 60 dias depois da viagem e qualquer excesso devolvido em até 120 dias.

Dinheiro que você fica sem prestar contas vira salário

Se você não devolve um excesso a tempo, só a parte comprovada continua isenta. O restante "[is] treated as paid under a nonaccountable plan" (§ 1.62-2(c)(2)(ii)). A Publication 15 diz que ele se torna tributável "for the first payroll period following the end of the reasonable period of time."

Exemplo com números. O seu empregador adianta US$ 500 para outubro de 2026. Você informa 500 milhas a trabalho, todas depois de 1º de julho, então a tarifa é de 76 centavos.

• Comprovado: 500 × US$ 0,76 = US$ 380, isento.
• Excesso: US$ 500 − US$ 380 = US$ 120.
• Devolva os US$ 120 em até 120 dias e nada é tributado. Fique com eles, e os US$ 120 são salário no seu W-2.

Pago na tarifa do IRS, abaixo ou acima dela

Na tarifa ou abaixo dela, Publication 463: "If your allowance is less than or equal to the federal rate, the allowance won't be included in box 1 of your Form W-2." Recebendo 76 centavos por 400 milhas em setembro de 2026, você recebe 400 × US$ 0,76 = US$ 304, e nada disso é renda.

Abaixo da tarifa: a diferença não vira dedução. Rev. Proc. 2019-46 § 7.06: "the employee may not claim an itemized deduction for the amount by which the business transportation expenses exceed the amount that is deemed substantiated." Na Califórnia e nos outros estados com regra de indenização, ela pode, em vez disso, ser um crédito contra o seu empregador.

Acima da tarifa: o IRS considera comprovado "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles" (§ 7.01(1)). A parte até a tarifa vai no box 12 com o código L e não é tributada; o resto é salário no box 1. Você fica com o que passou; devolve só a ajuda das milhas que não informou.

Exemplo com números, as duas metades de 2026. O seu empregador paga 80 centavos por milha.

Nos dois meses juntos: US$ 1 195 no box 12 e US$ 85 no box 1.

Se o seu empregador lançou por engano dinheiro do accountable plan no box 1, a Publication 463 manda "ask your employer for a corrected Form W-2."

Uma ajuda fixa para o carro é salário

Um valor mensal fixo sem relatório de milhas não passa no teste do accountable plan. IRC § 62(c): um arranjo "in no event" é de reembolso se "does not require the employee to substantiate the expenses." Pagar o mesmo valor dirigindo você ou não também quebra o vínculo com o trabalho (§ 1.62-2(d)(3)(i)).

A ajuda inteira fica então sem prestação de contas, e esses valores "are included in the employee's gross income, must be reported as wages or other compensation on the employee's Form W-2, and are subject to withholding and payment of employment taxes" (§ 1.62-2(c)(5)).

Você não consegue consertar isso do seu lado. Um empregado "cannot compel the payor to treat the payments as paid under an accountable plan by voluntarily substantiating the expenses and returning any excess to the payor" (§ 1.62-2(c)(3)(i)). A Publication 463 acrescenta que um arranjo que reembolsa você "by reducing the amount reported as your wages, salary, or other pay will be treated as a nonaccountable plan."

O trajeto casa–trabalho não é milha a trabalho

Publication 463, capítulo 4: "You can't deduct the costs of … driving a car between your home and your main or regular place of work. These costs are personal commuting expenses." A distância não muda isso, e trabalhar no caminho também não: "You can't deduct commuting expenses even if you work during the commuting trip."

A mesma regra alcança o reembolso. Publication 463, capítulo 6: reembolsos de despesas não dedutíveis "don't meet rule (1) for accountable plans, and they are treated as paid under a nonaccountable plan." Lidas as duas regras juntas, um pagamento por milha pelo seu trajeto casa–trabalho é salário.

Dirigir entre dois locais de trabalho no mesmo dia não é trajeto casa–trabalho. Publication 463: "If you work at two places in 1 day, whether or not for the same employer, you can deduct the expense of getting from one workplace to the other." As exceções à regra do trajeto, como um local de trabalho temporário, têm o seu próprio artigo: o trajeto casa–trabalho nos EUA.

O empregado pode deduzir milhas em 2026?

Para a maioria dos empregados, não. O Notice 2026-10 § 3 diz que o § 70110 da OBBBA tornou a vedação permanente: "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses, except for certain educator expenses as described later."

A suspensão está no IRC § 67(h), e ela tem cinco exceções:

• reservistas
• funcionários estaduais e locais remunerados por taxa
• certos artistas cênicos
• educadores elegíveis, para certas despesas até um limite em dólares — ou, em 2026, alternativamente como a nova dedução detalhada do § 67(b)(13)
• despesas de trabalho ligadas a deficiência, que chegam ao Schedule A como dedução detalhada

Os três primeiros, e os educadores até o limite, deduzem no Schedule 1 do Form 1040, e não como dedução detalhada.

Fora esses casos, uma milha a trabalho não reembolsada só vale alguma coisa como pedido de reembolso, e é por isso que o accountable plan e o seu registro pesam mais para o empregado do que antes de 2018.

Se quem paga pelo carro é o seu próprio negócio, as regras são outras: veja o carro no seu próprio negócio.

O que o seu registro tem de dar ao empregador

Num accountable plan, o registro vai para o empregador, e não para o IRS. O § 1.62-2(e)(2) pede "information sufficient to substantiate the amount, time, use, and business purpose of the expense." A Publication 463 lista os elementos por viagem:

• a data
• o destino
• as milhas a trabalho
• a finalidade profissional

Ele não precisa ser escrito no próprio dia. 26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required", e, pela alínea (c)(2)(ii)(A), um registro semanal conta como feito no momento ou perto dele. As regras completas estão em o que o IRS entende por adequate records.

Depois que o empregador tem os seus registros e reembolsou você, você "generally don't have to keep copies" (Publication 463), e o 26 CFR § 1.274-5T(e) transfere o dever para o empregador. As exceções incluem um nonaccountable plan, pedir mais do que recebeu e ter mais de 10% do seu empregador.

Papel, planilha e app conseguem, todos, produzir esse registro; quatro formas de manter um registro de quilometragem compara as opções.

Como o DriveHub facilita isso

A parte difícil de um pedido de reembolso não é a conta. É a viagem que ninguém anotou.

Com o acesso à localização em Sempre, o DriveHub registra todas as viagens em segundo plano — e, se algum dia deixar uma passar, avisa você. Ele guarda a data, o início e o fim, e a distância. Depois você marca cada viagem como Trabalho ou Pessoal e acrescenta a finalidade com as suas próprias palavras.

Se o seu iPhone registrou deslocamento de carro sem uma viagem correspondente, Viagens perdidas aparece na aba Viagens, e Recuperar reconstrói o trajeto. Assim uma viagem que ficou de fora pode ser apanhada antes de o seu pedido seguir.

Cada viagem é calculada pela tarifa do IRS em vigor na data dela, então um relatório de 2026 usa 72,5 centavos antes de 1º de julho e 76 centavos a partir de 1º de julho. Com o DriveHub Pro, o relatório sai em PDF para o processo de despesas do seu empregador, ou em Excel ou CSV para um contador.

O DriveHub está na App Store para iPhone. As regras dos Estados Unidos que ele segue estão na página dos EUA, e configurar o registro automático leva alguns minutos, uma única vez.

Esta página reproduz o que dizem as publicações do IRS, os regulamentos e as leis estaduais, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o departamento pessoal do seu empregador ou o seu tax preparer — e leve o registro.

Leituras mais longas

• O IRS não exige um registro feito na hora — exige o total de milhas do ano
• Tarifa por milha ou despesas reais: quem decide é o primeiro ano
• O trajeto casa–trabalho nunca conta. Quem decide é onde começa o seu dia de trabalho