Guia por país · Estados Unidos · 9 min

Reconstruir um registro de milhas para o IRS? Um registro tardio só vale se for montado a partir de registros

Por Andrei Zamiralov · Atualizado em 5 de outubro de 2026

É época de declaração, ou chegou uma carta do IRS, e não há registro de milhas — ou só parte de um. Dá para reconstruir um registro de milhas agora? O regulamento permite um registro feito depois, mas lhe dá menos peso, e reserva a palavra "reconstruction" para registros que se perderam. O Tax Court traçou uma linha clara entre os registros tardios que aceita e os que descarta.

A resposta curta

Você pode escrever um registro depois. Se ele se sustenta depende do material a partir do qual você o monta.

• A lei tem dois caminhos. O IRC § 274(d) aceita "adequate records" ou "sufficient evidence corroborating the taxpayer's own statement". Um carro está na sua lista, então um dos dois é obrigatório.
• Um registro tardio é permitido, e vale menos. O regulamento diz que um registro feito no momento ou perto dele "has a high degree of credibility not present with respect to a statement prepared subsequent thereto".
• A "reconstruction" é um direito só para registros perdidos. O regulamento a concede quando os registros foram destruídos "by fire, flood, earthquake, or other casualty" — não quando o registro nunca foi feito.
• Nada de estimativas. Publication 463: "You can't deduct amounts that you approximate or estimate." O Tax Court também não pode adivinhar as milhas por você.
• O que sobrevive: nos casos, um registro tardio foi aceito quando foi montado a partir de registros feitos na época e era detalhado. Os montados de memória, ou sem a finalidade profissional, não foram.

O que um registro completo contém, e por que um lançamento no mesmo dia não é exigido, está em adequate records para o IRS. Esta página trata do registro que você não fez.

Dois caminhos na lei, e um carro está na lista

O § 274(d) não permite dedução nenhuma "with respect to any listed property", a menos que você a comprove "by adequate records or by sufficient evidence corroborating the taxpayer's own statement". O § 280F(d)(4)(A) faz de "any passenger automobile" listed property.

Para um carro, os elementos estão no 26 CFR § 1.274-5T(b)(6): as milhas de cada uso profissional e "the total use of the listed property for the taxable period", a data e a finalidade profissional.

A tarifa padrão por milha não muda isso. § 1.274-5(j)(2): "The taxpayer will not be relieved of the requirement to substantiate the amount of each business use (i.e., the business mileage), or the time and business purpose of each use." A tarifa substitui os recibos, não o registro.

Um registro escrito depois é permitido, e vale menos

O § 1.274-5T(c)(1) classifica as provas pelo momento em que foram feitas:

"Written evidence has considerably more probative value than oral evidence alone. In addition, the probative value of written evidence is greater the closer in time it relates to the expenditure or use."

E depois diz do que precisa uma declaração tardia:

"… the corroborative evidence required to support a statement not make at or near the time of the expenditure or use must have a high degree of probative value to elevate such statement and evidence to the level of credibility reflected by a record made at or near the time …"

("not make" aqui, e "corrobative" mais abaixo, estão escritos assim no próprio regulamento.) "At or near the time" quer dizer que você tinha "full present knowledge of each element" quando escreveu (§ 1.274-5T(c)(2)(ii)(A)).

Então um registro escrito em março sobre o ano passado não é proibido. Ele só começa com menos peso, e precisa de um apoio forte para compensar a diferença. Um registro escrito agora, por quem quer que seja, é um registro feito depois.

O segundo caminho: a sua própria declaração mais corroboração

Se os seus registros não são adequados, o § 1.274-5T(c)(3)(i) permite provar cada elemento "By his own statement, whether written or oral, containing specific information in detail", junto com "other corrobative evidence sufficient to establish such element."

O regulamento separa os elementos pelo tipo de prova que cada um exige:

• As milhas e a data precisam de "direct evidence, such as a statement in writing or the oral testimony of … witnesses setting forth detailed information about such element, or the documentary evidence" da alínea (c)(2).
• A finalidade profissional "may be circumstantial evidence."

A Publication 463, capítulo 5, What if I Have Incomplete Records?, dá um exemplo com carro: "the nature of your work, such as making deliveries, provides circumstantial evidence of the use of your car for business purposes. Invoices of deliveries establish when you used the car for business."

Há duas portas mais estreitas. Pela alínea (c)(2)(v), um contribuinte que "substantially complied" com as regras de adequate records pode provar um elemento faltante "by evidence which the district director shall deem adequate." Pela alínea (c)(4), as circunstâncias excepcionais só se aplicam quando, "by reason of the inherent nature of the situation", você não conseguiu obter nem registros adequados nem outras provas suficientes, e apresenta provas "which possesses the highest degree of probative value possible under the circumstances".

No regulamento, "reconstruction" significa registros perdidos

No regulamento, a palavra aparece no § 1.274-5T(c)(5), Loss of records due to circumstances beyond control of the taxpayer:

"Where the taxpayer establishes that the failure to produce adequate records is due to the loss of such records through circumstances beyond the taxpayer's control, such as destruction by fire, flood, earthquake, or other casualty, the taxpayer shall have a right to substantiate a deduction by reasonable reconstruction of his expenditures or use."

A Publication 463, em Destroyed records, diz o mesmo: "Reasons beyond your control include fire, flood, and other casualties."

Um registro que simplesmente nunca foi feito não tem esse direito. Ele cai nas regras de registro tardio e de corroboração acima.

Mesmo uma catástrofe não basta sozinha. Em Patitz v. Commissioner, T.C. Memo. 2022-99, os registros se perderam no furacão Matthew. O tribunal: "Crucial to this reconstruction is that the secondary evidence be credible." Para um dos pedidos nesse caso, sem nada a partir do qual reconstruir: "While the loss of the records was due to unfortunate circumstances, the Court carefully reviewed the record and does not find adequate evidence to allow the deduction." O mesmo caso foi para o outro lado na quilometragem — veja abaixo.

Nada de estimativas: a regra Cohan não alcança um carro

Para muitas despesas, quando um tribunal está convencido de que a despesa existiu, mas não do seu valor, ele pode estimar o valor — a regra Cohan. O § 274(d) desliga isso.

Sanford v. Commissioner, 50 T.C. 823 (1968), confirmado em 412 F.2d 201 (2d Cir. 1969): as despesas "not thus substantiated will be disallowed in full." O Second Circuit disse que o regulamento cumpre o objetivo declarado do Congresso de "insuring 'that no deduction is allowed solely on the basis of his own [the taxpayer's] unsupported self-serving testimony.'"

Sanford tratava de despesas de entretenimento. O Tax Court o aplica a carros expressamente. Ottuso v. Commissioner, T.C. Memo. 2024-91: "The Court may not use the Cohan rule to estimate expenses covered by the strict substantiation requirements of section 274(d), which apply to most transportation expenses."

Ottuso cita um caso anterior, DeLima, T.C. Memo. 2012-291, que mostra o que isso significa na prática: "While we do not doubt that [the taxpayer] used one or more vehicles for business during 2005, we have no choice but to deny her any deduction for vehicle expenses in excess of the amount already allowed by respondent".

Acreditar que você dirigiu a trabalho não basta. As milhas precisam ser demonstradas.

O que o Tax Court fez com registros escritos depois

Quatro memorandum opinions mostram onde fica a linha.

Rejeitado — montado a partir de uma agenda e de lembranças. Em Aulisio v. Commissioner, T.C. Memo. 2024-29, um registro de milhas foi montado a partir de uma agenda de reuniões com clientes, com endereços e distâncias do Google Maps. O tribunal: "While contemporaneousness is not a strict requirement under section 274(d), substantiation documents created long after the expenditure have much less probative value." Os dois eram "based on petitioner's recollection and are not corroborated by other evidence". O contribuinte pediu 5 200 milhas no julgamento e teve aceitas as 1 306 milhas (US$ 751) que o IRS já tinha admitido — cerca de um quarto.

Rejeitado — de memória, e sem finalidades. Em Schnackel v. Commissioner, T.C. Memo. 2024-76, o registro foi "recalled from his memory", preparado em 2012 para a declaração de 2011. Tinha destinos e milhas, mas nenhuma finalidade. O tribunal: "The lack of business purpose on the mileage log makes it insufficient to substantiate the claimed deduction by adequate records".

Rejeitado — registros e leituras do hodômetro reconstruídos. Em Jadhav v. Commissioner, T.C. Memo. 2023-140, o tribunal encontrou "reconstructions of purported travel logs and odometer readings" sem "documentary evidence or other direct or circumstantial evidence of the time, location, and business purpose". O § 274(d) não foi atendido.

Aceito — passado a limpo a partir de anotações à mão feitas nas visitas a clientes. Em Patitz, o contribuinte fazia anotações à mão nas visitas a clientes e depois as transferia para registros semanais eletrônicos, com o total da semana, as milhas profissionais e as de trajeto casa–trabalho. O tribunal considerou o depoimento crível e aceitou as milhas do veículo.

Schnackel também descreve um caso mais antigo, Larson, T.C. Memo. 2008-187, em que registros não preparados na época foram aceitos "when … logs were prepared on the basis of contemporaneous records and were exhaustively detailed", junto com "highly probative testimony".

Então a linha não é "escrito no mesmo dia ou sem valor". Um registro tardio sobrevive quando é montado a partir de registros feitos na época, e é detalhado. Um registro montado de memória, ou sem finalidades profissionais, não sobrevive.

A declaração pergunta se você tem provas

Você não pode pular a pergunta na hora de declarar. O Schedule C (Form 1040), Part IV, pergunta:

• "47a Do you have evidence to support your deduction?"
• "b If 'Yes,' is the evidence written?"

As linhas 24a–24b do Form 4562 fazem a mesma pergunta a quem deprecia o carro. As instruções da linha 47 remetem à Publication 463. A mesma Part IV pede as suas milhas profissionais, de trajeto casa–trabalho e outras do ano (linha 44). Se um motorista autônomo usa a tarifa ou os custos reais está explicado em tarifa padrão por milha ou despesas reais.

Se o IRS examinar a declaração

Publication 463, If your return is examined: "you may have to provide additional information to the IRS. This information could be needed to clarify or to establish the accuracy or reliability of information contained in your records, statements, testimony, or documentary evidence before a deduction is allowed."

É aí que um registro escrito depois é testado pelas regras acima. Se ele falhar, as milhas profissionais que não podem ser demonstradas são glosadas.

Uma multa pode vir por cima. O IRC § 6662 acrescenta "20 percent of the portion of the underpayment" por negligência ou por uma subdeclaração substancial. Uma subdeclaração é substancial quando passa do maior entre 10 % do imposto que deveria ser declarado e US$ 5 000. 26 CFR § 1.6662-3(b)(1): "'Negligence' also includes any failure by the taxpayer to keep adequate books and records or to substantiate items properly."

Para motoristas de aplicativo, o número de milhas da própria plataforma também não substitui o registro. No caso de um motorista de Uber, o tribunal aceitou as milhas que a Uber informou e nada mais — está em o registro de milhas para motoristas de Uber, Lyft e DoorDash.

A partir do que montar um registro tardio

As fontes apontam na mesma direção. Cada item abaixo vem do regulamento, da Publication 463 ou dos casos acima.

• Registros feitos na época. Patitz e Larson dependeram de anotações ou registros feitos quando as viagens aconteceram. Aulisio falhou com uma agenda que, segundo o tribunal, se apoiava em lembranças.
• Prova direta ou documental para as milhas e as datas. O regulamento a exige para esses elementos; a Publication 463 cita notas de entrega como prova de quando o carro foi usado.
• Uma finalidade profissional para cada viagem. Schnackel falhou pela falta dela. A finalidade é o único elemento que pode se apoiar em prova circunstancial.
• O total de milhas do ano. É um dos elementos do § 1.274-5T(b)(6), e a linha 44 do Schedule C parte dele.
• Nada de estimativas. Um número aproximado ou estimado não pode ser deduzido.

A força das suas próprias provas depende dos seus fatos, e é uma questão para o seu tax preparer.

Daqui para a frente, o problema é mais fácil. Um registro mantido semanalmente conta como feito no momento ou perto dele, e "a record of the business use of listed property, such as a computer or automobile, prepared in a computer memory device with the aid of a logging program will constitute an adequate record" (§ 1.274-5T(c)(2)(ii)(C)(2)). Um modelo de registro de milhas dos EUA em branco (PDF) é uma forma de mantê-lo.

Como o DriveHub facilita isso

Primeiro, o que ele não consegue fazer. O DriveHub não consegue reconstruir um ano em que não estava instalado. Ele também não cria viagens a partir de uma agenda ou da memória — o tipo de registro que o Tax Court rejeitou.

O que ele faz é garantir que o registro do ano que vem seja feito na hora. Com o acesso à localização em Sempre, o DriveHub registra todas as viagens em segundo plano — e, se algum dia deixar uma passar, avisa você. As viagens a trabalho e as particulares são registradas igualmente, de modo que o total do ano é medido, e não somado depois.

Se o seu iPhone registrou deslocamento de carro sem uma viagem correspondente, um cartão Viagens perdidas aparece na aba Viagens. Ele abre Viagens faltando. Recuperar reconstrói o trajeto só a partir de deslocamentos que o próprio iPhone registrou. Onde não há nada de onde partir — o celular estava desligado, sem bateria ou em Modo Avião —, você adiciona a viagem à mão. Ative Mostrar como cada viagem foi registrada em Ajustes do relatório, e a linha do relatório a marca como Manual.

O DriveHub classifica a maioria das viagens como Trabalho ou Pessoal pelos seus locais, rotas anteriores e horário de trabalho, e pergunta sobre o resto. Escreva a finalidade com as suas próprias palavras enquanto ainda se lembra dela. O relatório imprime a data, o destino, a finalidade profissional e as milhas de cada viagem. Num relatório de um único carro, ele imprime também, num bloco próprio, as leituras do hodômetro de abertura e de fechamento do ano fiscal que você informar — o total que a linha 44 do Schedule C divide em milhas profissionais, de trajeto casa–trabalho e outras.

Se você mantinha as viagens em outro app de quilometragem, Importar de outro app as traz com as datas originais.

• O DriveHub na App Store
• Regras do registro de milhas nos EUA
• Configure o registro automático e saiba quando uma viagem ficou de fora

Esta página reproduz o que dizem a Publication 463, o Internal Revenue Code, os seus regulamentos e o Tax Court, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu tax preparer — e leve o registro.

Leituras mais longas

• O IRS não exige um registro feito na hora — exige o total de milhas do ano
• Tarifa por milha ou despesas reais: quem decide é o primeiro ano
• O trajeto casa–trabalho nunca conta. Quem decide é onde começa o seu dia de trabalho