DriveHubGuia por país · Estados Unidos · 7 min
O trajeto casa-trabalho nunca conta. Decide onde começa o seu dia de trabalho
As milhas do trajeto casa-trabalho não são dedutíveis, e a regra do IRS não abre exceções pela distância, pelas chamadas feitas pelo caminho ou pelas ferramentas na bagageira. O que tem são três situações em que a viagem a partir de casa deixa, de todo, de ser um trajeto casa-trabalho.
A resposta curta
Conduzir entre a sua casa e o seu local de trabalho habitual é uma despesa pessoal de trajeto casa-trabalho (commuting), e nunca é dedutível. Publication 463, capítulo 4: "You can't deduct commuting expenses no matter how far your home is from your regular place of work. You can't deduct commuting expenses even if you work during the commuting trip."
O que muda a resposta não é a viagem, mas onde ela começa e acaba. A Revenue Ruling 99-7 estabelece três exceções:
- um local de trabalho temporário fora da área metropolitana onde vive e trabalha normalmente;
- um local de trabalho temporário a qualquer distância, se tiver um local de trabalho habitual fora de casa;
- qualquer outro local de trabalho, se a sua casa for o seu principal local de atividade.
Conduzir de um local de trabalho para outro durante o dia também é dedutível, até ao percurso direto.
Se não tiver local de trabalho habitual nem escritório em casa que se qualifique, e os seus locais estiverem todos dentro da sua área metropolitana, a primeira viagem do dia e a última viagem para casa são o trajeto casa-trabalho. Só contam as viagens entre locais.
Se for trabalhador por conta de outrem, as exceções raramente lhe dão uma dedução. Desde 2018 a maioria dos trabalhadores não pode deduzir de todo as despesas com o carro não reembolsadas. O que as exceções decidem, no seu caso, é que milhas a entidade patronal lhe pode reembolsar sem imposto — veja usar o carro próprio ao serviço nos EUA.
Vai todos os dias para o mesmo escritório: é sempre trajeto casa-trabalho
É o trajeto casa-trabalho na sua forma pura, e nada nele é dedutível. A Figure B da Publication 463 rotula a viagem entre a casa e o seu emprego habitual ou principal como "Never deductible."
Trabalhar pelo caminho não ajuda. O exemplo da Publication 463 são chamadas de trabalho, ou uma conversa de trabalho com um passageiro — "don't change the trip from personal to business."
O que é dedutível é a condução que faz a partir desse escritório depois de lá chegar: para um cliente, para outro local, de volta ao escritório.
É enviado para um local de trabalho temporário
Suponha que tem um ou mais locais de trabalho habituais fora de casa. Então uma viagem de casa para um local temporário na mesma atividade é dedutível, seja qual for a distância. Publication 463: "you can deduct the expenses of the daily round-trip transportation between your home and the temporary location, regardless of distance." O exemplo que dá é uma formação de uma semana noutro escritório da mesma cidade.
O que torna um local temporário é uma expectativa de um ano, não uma questão de dias ou semanas. A Publication 463 di-lo assim: "If your employment at a work location is realistically expected to last (and does in fact last) for 1 year or less, the employment is temporary unless there are facts and circumstances that would indicate otherwise."
O teste olha para a frente, e pode mudar:
- Previsto desde o início para durar mais de um ano: não é temporário, "regardless of whether it actually lasts for more than 1 year."
- Previsto para durar um ano ou menos, e depois prolongado: é temporário até a sua expectativa mudar, e "It won't be treated as temporary after the date you determine it will last more than 1 year."
Assim, uma colocação pensada para seis meses e depois prolongada para além de um ano não perde os meses anteriores. As viagens a partir do dia em que soube que ia passar de um ano é que são trajeto casa-trabalho.
Não tem local de trabalho habitual
Há quem não tenha escritório para onde ir — um empreiteiro que anda de obra em obra, ou um vendedor que trabalha a partir do carro. Aqui decide a área metropolitana onde vive.
Publication 463: "If you have no regular place of work but ordinarily work in the metropolitan area where you live, you can deduct daily transportation costs between home and a temporary work site outside that metropolitan area." Dentro dela, as viagens a partir de casa são "nondeductible commuting expenses." Uma área metropolitana "includes the area within the city limits and the suburbs that are considered part of that metropolitan area."
Dentro da sua área metropolitana, a primeira e a última viagem do dia são o trajeto casa-trabalho. O Example 3 da Publication 463: "the location of your first business contact inside the metropolitan area is considered your office. Transportation expenses between your home and this first contact are nondeductible commuting expenses. Transportation expenses between your last business contact and your home are also nondeductible commuting expenses. While you can't deduct the costs of these trips, you can deduct the costs of going from one client or customer to another."
Tem dois empregos, ou trabalha em dois sítios no mesmo dia
Ir de um local de trabalho para o outro é dedutível, seja ou não para a mesma entidade patronal. Publication 463: "If you work at two places in 1 day, whether or not for the same employer, you can deduct the expense of getting from one workplace to the other."
Vem com dois limites:
- O percurso direto é o teto. "if for some personal reason you don't go directly from one location to the other, you can't deduct more than the amount it would have cost you to go directly from the first location to the second."
- Um dia de folga do emprego principal é um dia de trajeto casa-trabalho. "Transportation expenses you have in going between home and a part-time job on a day off from your main job are commuting expenses. You can't deduct them."
Se não tiver a certeza de qual é o seu emprego principal, a Figure B diz para "Consider the time you spend at each, the activity you have at each, and the income you earn at each."
O seu escritório é em casa
Se o seu escritório em casa se qualificar como o seu principal local de atividade, a viagem a partir de casa deixa de ser trajeto casa-trabalho. Publication 463: "you can deduct your daily transportation costs between your home and another work location in the same trade or business." A Revenue Ruling 99-7 acrescenta que isto vale "regardless of whether the other work location is regular or temporary and regardless of the distance."
Qualificar-se é a parte difícil, e quem a define é o IRC § 280A(c)(1). O espaço tem de ser usado "exclusively" e "on a regular basis" como o seu principal local de atividade. A Publication 587 explica as duas coisas:
- Exclusivo: "You do not meet the requirements of the exclusive use test if you use the area in question both for business and for personal purposes."
- Regular: "Incidental or occasional business use is not regular use."
Um escritório em casa onde trata da parte administrativa pode contar mesmo que o trabalho pago seja feito noutro lado. Qualifica-se se "You use it exclusively and regularly for administrative or management activities of your trade or business" e "You have no other fixed location where you conduct substantial administrative or management activities". Entre os exemplos da Publication 587 estão "Billing customers, clients, or patients" e "Keeping books and records."
Se o seu escritório em casa não se qualificar, a Revenue Ruling 99-7 é seca: a atividade profissional ali "is not sufficient to overcome the inherently personal nature of the residence", e as viagens entre ele e os seus locais de trabalho habituais são pessoais.
É trabalhador por conta de outrem e trabalha a partir de casa
Aplicam-se dois limites aos trabalhadores. A section 280A(c)(1) diz, sobre a via das atividades administrativas: "In the case of an employee, the preceding sentence shall apply only if the exclusive use referred to in the preceding sentence is for the convenience of his employer."
O segundo limite é mais amplo. Desde 2018 um trabalhador não pode deduzir de todo as despesas com o carro não reembolsadas. A suspensão das miscellaneous itemized deductions no IRC § 67(h) é agora permanente, com exceções estreitas, como os reservistas e os professores elegíveis. Para a maioria dos trabalhadores, a questão é portanto o que a entidade patronal pode reembolsar sem imposto, e é aí que as regras acima continuam a contar.
O estacionamento, um anúncio no carro ou transportar ferramentas tornam o trajeto dedutível?
A Publication 463 nomeia várias coisas que as pessoas esperam que mudem a resposta. Nenhuma muda.
- Estacionamento no trabalho. "Fees you pay to park your car at your place of business are nondeductible commuting expenses. You can, however, deduct business-related parking fees when visiting a customer or client."
- Um anúncio no carro. Exibi-lo "doesn't change the use of your car from personal use to business use."
- Transportar ferramentas ou instrumentos. Isso "doesn't make your car expenses deductible. However, you can deduct any additional costs you have for hauling tools or instruments (such as for renting a trailer you tow with your car)."
Um pagamento da entidade patronal também não muda nada. A Publication 463 chama ao trajeto casa-trabalho uma despesa pessoal, e diz sobre as despesas pessoais que uma entidade patronal reembolsa: "your employer must report the reimbursement as wage income in box 1 of your Form W-2." Não nomeia o trajeto nessa frase. Lidas em conjunto, um pagamento por milha pelo trajeto casa-trabalho é salário, não um reembolso isento.
Um dia, três leituras
Tome um dia de exemplo: de casa para o cliente A, 12 milhas; do cliente A para o cliente B, 8 milhas; do cliente B de volta a casa, 15 milhas. São 35 milhas ao todo, e os dois clientes estão dentro da sua área metropolitana.
| A sua situação | Casa → A, 12 mi | A → B, 8 mi | B → casa, 15 mi | Milhas profissionais |
|---|---|---|---|---|
| Sem escritório habitual, sem escritório em casa que se qualifique | Trajeto casa-trabalho | Profissional | Trajeto casa-trabalho | 8 |
| Escritório habitual noutro sítio; A e B são locais temporários na mesma atividade | Profissional | Profissional | Profissional | 35 |
| Escritório em casa que é o seu principal local de atividade | Profissional | Profissional | Profissional | 35 |
| Trabalhador por conta de outrem, em qualquer linha acima | Como nessa linha | Como nessa linha | Como nessa linha | A mesma contagem; para a maioria dos trabalhadores não é dedutível, só reembolsável sem imposto |
Na primeira linha, o cliente A conta como o seu escritório nesse dia, pelo que 35 − 12 − 15 = 8. Trajeto casa-trabalho ou não, as mesmas 35 milhas dão 8 milhas profissionais ou 35, e a diferença é decidida por factos que nenhum registo de viagem mostra sozinho.
O que o seu registo tem de mostrar
Uma milha profissional tem de ser comprovada viagem a viagem: a data, o destino, as milhas e o objetivo profissional. Onde entram as regras do trajeto casa-trabalho, é o objetivo que carrega o peso. "Cliente B, vindo do cliente A" diz porque é que uma viagem é profissional; "Armazém" não diz se o armazém é o seu local de trabalho habitual ou um temporário. O que o IRS conta como adequate records trata do resto, incluindo o total de milhas do ano, trajeto casa-trabalho incluído.
Como o DriveHub facilita isto
Com a localização definida como Sempre, o DriveHub regista todas as viagens em segundo plano — e, se alguma vez lhe escapar uma, avisa-o. O trajeto casa-trabalho está incluído, e o DriveHub pergunta-lhe depois quais foram Profissional e quais Pessoal. O trajeto casa-trabalho fica no registo como milhas pessoais, que é de onde sai o total do ano.
Uma viagem de casa para o armazém às oito da manhã é o tipo de viagem que só o próprio pode classificar: Pessoal se o armazém for o seu local de trabalho habitual, Profissional se for um local temporário.
O que o DriveHub não pode fazer é decidir que regra se aplica a si. Se um local é temporário, se tem um local de trabalho habitual e se o seu escritório em casa se qualifica são factos sobre o seu trabalho. O DriveHub não os conhece, por isso não classifica uma viagem por si com base neles — quem classifica é o próprio.
Se o seu iPhone registou condução sem viagem correspondente, isso aparece em Viagens em falta no separador Viagens, para que a viagem do meio de um dia não desapareça sem ninguém dar por isso. O relatório imprime a data, o destino, o objetivo profissional nas suas próprias palavras e as milhas de cada viagem. Formas de manter um registo de milhas compara isto com o papel e as folhas de cálculo; se conduz um carro que é do seu negócio, veja um carro para o seu negócio nos EUA.
Esta página reproduz o que dizem a Publication 463, a Publication 587, a Revenue Ruling 99-7 e o Internal Revenue Code, e cita-os para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte a quem lhe prepara a declaração — e leve o registo.
A regra completa, com os diplomas de onde vem: Estados Unidos: requisitos do registo de quilómetros.