DriveHubRegisto de quilometragem nos EUA — o que significam os «adequate records»
O que os seus registos têm de conter para resistirem a uma verificação do IRS — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor por milha
0,76 USD por milha, em vigor de 1 de julho de 2026 a 31 de dezembro de 2026.
A norma aplicável
A Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — «adequate records».
O que cada deslocação tem de registar
Obrigatório em cada deslocação
- A data
- o destino
- as milhas profissionais
- o motivo profissional
Obrigatório em cada ano
O total de milhas do ano — a linha Transportation da Table 5-1 da Pub. 463, na íntegra: «the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.»
O IRS não pede leituras do conta-quilómetros. A palavra odometer aparece exatamente uma vez em toda a Publication 463: na Table 5-2, sob o título «THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM». Ler o conta-quilómetros no primeiro e no último dia do ano continua a ser uma boa forma de chegar ao total do ano, e melhor do que somar as deslocações registadas; é assim que o DriveHub obtém esse valor.
Em que forma
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): «A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.» E a (c)(2)(ii)(A) é explícita: «a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.» A Pub. 463 di-lo sem rodeios: «You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.» O padrão é, portanto, no momento ou perto dele — e um registo semanal cumpre-o.
Durante quanto tempo guardar
A lei não fixa um número. O 26 CFR § 1.6001-1(e) exige que os registos se guardem «so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law»; o IRC § 6001 não fixa prazo nenhum. Na prática, o mínimo é o prazo de liquidação do IRC § 6501 — três anos a contar da entrega, seis quando se omitiu mais de 25 % do rendimento bruto, ilimitado para uma declaração fraudulenta ou não entregue.
Mas um registo de quilometragem sobrevive a todos eles, porque a Pub. 463 exige o registo do uso profissional «for each year of the recovery period», e um carro é um bem MACRS de 5 anos amortizado ao longo de seis anos civis — pelo que o registo de quem amortiza assenta numa cadeia de seis mais três, e não em três anos.
A distinção mais clara entre trabalhador por conta de outrem e independente entre os 21 países deste site: a Pub. 463 diz que um trabalhador que entrega os registos à entidade empregadora e é reembolsado «generally don't have to keep copies», e o 26 CFR § 1.274-5T(e) passa o dever para a entidade empregadora — com quatro exceções, entre elas um nonaccountable plan e pedir mais do que o reembolso. A falta não é uma coima: nos termos do IRC § 274(d), sem comprovação a dedução pura e simplesmente não existe.
O que custa um erro
Um elemento em falta pode pôr toda a dedução em risco numa inspeção; a percentagem de uso profissional é o valor que cai primeiro.
Esta página reproduz o que dizem as normas e a própria autoridade, com as referências, para que as possa verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando há dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve os registos.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: as publicações do IRS. O DriveHub confronta-os, e ao valor por quilómetro, com as páginas da própria autoridade; esta página é gerada a partir desse material.
O DriveHub regista isto automaticamente. A aplicação acompanha cada deslocação em segundo plano e guarda o início e o fim, os quilómetros e o percurso. O registo e a verificação de deslocações em falta são gratuitos; o relatório no formato que a autoridade tributária espera faz parte do DriveHub Pro.
