Landsguide · Tyskland · 7 min

En Fahrtenbuch som skrivs i efterhand är ingen Fahrtenbuch

Av Andrei Zamiralov · Uppdaterad 26 september 2026

Året lider mot sitt slut, eller Finanzamt har begärt körjournalen, och det finns luckor. Den självklara lösningen är att bygga upp de saknade veckorna ur en kalender — Fahrtenbuch nachträglich erstellen. Tysk rättspraxis säger att det inte ger någon Fahrtenbuch, och den säger vad som fortfarande räknas.

Det korta svaret

Nej. En Fahrtenbuch som rekonstrueras i efterhand är ingen ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, hur exakt den än är. Bundesfinanzhof kräver att den förs "zeitnah und in geschlossener Form", och det går inte att göra i efterhand.

En sak får läggas till senare. Ta en elektronisk körjournal som registrerar varje resa automatiskt. Skatteförvaltningen betraktar den som förd i tid om ändamålet och affärspartnern förs in inom upp till sju kalenderdagar.
Andra anteckningar fyller inte luckan. Minimiuppgifterna måste stå i själva körjournalen; en kalenderutskrift eller en lista som gjorts senare kan inte ersätta dem.
Priset är hela året. Utan en ordnungsgemäßes Fahrtenbuch värderas det privata bruket av en förmånsbil enligt 1 %-regeln. Den privata andelen får inte uppskattas utifrån andra anteckningar.

Att skriva en Fahrtenbuch i efterhand fungerar alltså för ändamålen till nyliga, registrerade resor, och för inget annat. Vad du fortfarande kan göra står längre ner.

Varifrån "zeitnah" kommer

Kravet står inte i texten till Lohnsteuer-Richtlinien. Det är rättspraxis, återgiven i de officiella anvisningarna till dem, H 8.1 (9-10) LStH:

"Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschl. des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (>BFH vom 09.11.2005 – VI R 27/05, BStBl II 2006 S. 408)."

Tre villkor ryms i den meningen. Boken skrivs nära tidpunkten för varje resa. Den är en sluten helhet, inte lösa anteckningar. Och den återger varje resa, privata inräknade, i en obruten kedja av mätarställningar.

Själva anvisningen, R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, lägger till att tjänste- och privatkilometer förs "gesondert und laufend". Den stänger också en genväg: "Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen." Några stickprovsmånader som skrivs ihop i efterhand är inte heller någon körjournal.

De sju dagarna, och vad de omfattar

De sju dagarna kommer från skatteförvaltningen, inte från en domstol. BMF-Schreiben vom 03.03.2022, Rz. 29 säger:

"Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden."

Läs den noga, för den är snävare än den ofta citeras:

Den förutsätter att varje resa redan registrerades i det ögonblick den avslutades, med datum, mätarställning och resmål. De sju dagarna gäller ändamålet och affärspartnern, inte resan.
"Jedenfalls dann" gör den till en säker hamn. Sju dagar är där förvaltningen inte har några invändningar. Den säger inte att dag åtta underkänns, och den säger inte att den godtas.
Den handlar bara om zeitnah. Alla andra krav gäller fortfarande.

Ett räkneexempel med datum: en resa som avslutas måndagen den 5 oktober 2026 ligger inom den säkra hamnen om ändamålet förs in senast måndagen den 12 oktober. Det är 5 + 7 = 12, sju kalenderdagar, helgen inräknad.

Varför en lista som görs i efterhand faller

Tre avgöranden visar var en rekonstruktion brister.

Andra listor kan inte ersätta körjournalen. I BFH 13.11.2012 – VI R 3/12 angav en handskriven körjournal resorna bara som "Außendienst", med "siehe Anlage". Kunderna stod i en utskrift av arbetsgivarens kalender. Leitsatz:

"Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

Domskälen nämner kalendern uttryckligen: uppgifterna hör hemma i körjournalen, "nicht an anderer Stelle in einer weiteren und gegebenenfalls auch nachträglich vom Arbeitnehmer erstellten Auflistung. Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders."

Listor sammanställda ur en almanacka är ingen Fahrtenbuch. I FG Münster 10.07.2019 – 7 K 2862/17 E hade en assistent sammanställt listor över tjänsteresor ur en advokats almanacka. Domstolen fann att de var "nicht zeitnah geführt" och hade "keine Kilometerstände und keine Privatfahrten". BFH upphävde den domen (BFH 16.03.2022 – VIII R 24/19), men på en annan punkt, och stod fast vid att listorna inte var någon ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Det var ett mål enligt § 7g EStG, där annan bevisning om användning i verksamheten är tillåten; för valet av 1 %-regeln är den inte det, som nästa avsnitt visar.

GPS räcker inte ensamt. I FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 hade en GPS-enhet registrerat färdvägarna. Domstolen underkände körjournalen. Dess Leitsatz: "Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden." Den underkände den också för att framräknade mätarställningar aldrig stämdes av mot bilarnas verkliga (Rn. 43). Det är ett avgörande från en Finanzgericht, bindande bara i det målet.

Kan andra anteckningar rädda året?

Inte för värderingen av förmånsbilen. H 8.1 (9-10) LStH, uppslagsordet "Schätzung des Privatanteils":

"Kann der Arbeitnehmer den ihm überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen und wird über die Nutzung des Dienstwagens kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist der zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1 %-Regelung zu bewerten. Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht (>BFH vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BStBl II 2006 S. 410)."

Kalendrar, tankkvitton och mejl ger därför ingen lägre siffra än 1 %. Antingen är körjournalen ordnungsgemäß, eller så gäller 1 %-regeln — för hela året, som Fahrtenbuch eller 1 %-regeln förklarar.

Vad du fortfarande kan göra

För in de ändamål du fortfarande kan. För resor som en automatisk körjournal har registrerat de senaste sju dagarna: skriv Reisezweck och affärspartnern nu. Det är den säkra hamnen i Rz. 29.
Rätta öppet, skriv aldrig över. En elektronisk Fahrtenbuch måste utesluta senare ändringar eller dokumentera dem (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR). BFH vill ha dem "in der Datei selbst dokumentiert" (VI B 37/23, 12 januari 2024).
Vet vad mindre brister är. "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10) LStH, med hänvisning till BFH 10.04.2008 – VI R 38/06). Om dina är mindre avgör din Steuerberater, inte en ihopbyggd månad.
Planera nästa hela år. Metoden väljs per kalenderår och per bil. BFH säger att du kan gå över till körjournal "für den folgenden Veranlagungszeitraum" (VI R 35/12). En körjournal för 2027 börjar den 1 januari 2027.
Som anställd: titta på deklarationen. I din inkomstbeskattning är du inte bunden av den metod lönen använde (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Satz 5 LStR). Körjournalen måste ändå täcka hela året.

Vad du än sparar, spara det i tio år: arkiveringsregeln.

Så gör DriveHub det enklare

Problemet med en Fahrtenbuch är sällan reglerna. Det är fredagskvällen då ingen skriver ner något.

Med platsåtkomst inställd på Alltid registrerar DriveHub varje resa i bakgrunden — och missar den någon gång en, säger den till. Tjänsteresor och privata resor registreras lika. Har din iPhone registrerat körning utan en matchande resa leder en berättelse om Missade resor till Saknade resor, där Återställ bygger upp rutten igen. På så sätt syns en lucka samma vecka, medan den fortfarande går att täppa till, inte vid revisionen. En återställd resa är fortfarande återskapad i efterhand; det är varningen som räknas.

Listan Saknade resor: två körningar som iPhone registrerade utan motsvarande resa, var och en med Återställ och Inte en resa

Det som återstår för dig är ändamålet och affärspartnern. För in dem samma vecka — de sju dagarna i Rz. 29 är det fönster förvaltningen godtar. Rapporten skriver ut mätarställningen vid varje resas start och slut, affärspartnern och varje senare ändring av en resa, i själva rapporten.

DriveHub kan också be dig om bilens verkliga mätarställning enligt ett schema du väljer, och rapporten jämför de avläsningarna med den registrerade sträckan — den jämförelse som saknades i fallet från FG Niedersachsen.

Där DriveHub slutar: den kan inte skriva ett ändamål åt dig, och den kan inte göra en månad som byggts upp ur en kalender till en Fahrtenbuch. Den bedömer inte om din körjournal är ordnungsgemäß — det avgör Finanzamt. Inte heller räknar den ut 1 %-värdet.

DriveHub finns på App Store för iPhone. De tyska kraven, fält för fält, finns på sidan om Tyskland. Att ställa in automatisk registrering tar några minuter, en gång.

Källor

R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 och Nr. 3 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
BMF-Schreiben vom 03.03.2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 28–29 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
BFH 09.11.2005 – VI R 27/05; BFH 16.11.2005 – VI R 64/04; BFH 10.04.2008 – VI R 38/06; BFH 13.11.2012 – VI R 3/12; BFH 20.03.2014 – VI R 35/12; BFH 16.03.2022 – VIII R 24/19; BFH 12.01.2024 – VI B 37/23.
FG Münster 10.07.2019 – 7 K 2862/17 E; FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18.

Den här sidan återger vad Lohnsteuer-Richtlinien, BMF och domstolarna säger, och anger dem så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din Steuerberater, och ta med körjournalen.

Hela regeln och källorna den bygger på: Tyskland: krav på körjournalen.