DriveHubKörjournal i Tyskland — vad en ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kräver
Vad dina anteckningar måste innehålla för att hålla vid en granskning från Bundesministerium der Finanzen — och den ersättning DriveHub räknar med.
Ersättningen
0,30 € per kilometer, gäller från 1 januari 2014.
Vem som sätter regeln
Bundesministerium der Finanzen; den verksamma texten är en förvaltningsriktlinje, inte lagen.
Regeln som styr
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG tillåter att privat användning av ett fordon värderas till faktisk kostnad i stället för 1 %-regeln på listpriset bara om det finns "ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch". Vad "ordnungsgemäß" — korrekt förd — innebär anges i R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Krävs för varje tjänsteresa, ordagrant
"Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner." — datum och mätarställning vid början och slut av varje enskild tjänsteresa, resmål, resans syfte och besökta affärspartner.
Krävs för övriga resor
Privata resor: endast "Kilometerangaben", kilometeruppgifter. Resor mellan bostaden och första arbetsplatsen: "jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch" — en kort notering i körjournalen varje gång. Omvägar måste antecknas.
Vilken form anteckningarna får ha
- Förd "zeitnah und in geschlossener Form", och anteckningarna måste "die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben" — en obruten kedja, privata resor inräknade.
- Elektroniska körjournaler: "nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden". Dokumenterat i den exporterade filen — journalen måste stå på egna ben, utan att någon behöver fråga den som administrerar systemet.
- Sjudagarsregeln. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 godtar automatisk registrering där föraren anger resans syfte inom sju kalenderdagar efter resan.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: mindre brister gör inte ensamma en körjournal ogiltig.
Hur länge de ska sparas
Tio år för själva körjournalen, från utgången av det kalenderår då den sista anteckningen gjordes — AO § 147 Abs. 3 S. 1 och Abs. 4 — och sex år för arbetsgivarens Lohnkonto (lönekonto) enligt § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Den mycket omtalade förkortningen till åtta år gäller inte en Fahrtenbuch. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), i kraft från 1 januari 2025, kortade bara Buchungsbelege — verifikationer (Abs. 1 Nr. 4) — till åtta; en Fahrtenbuch är en Aufzeichnung enligt Nr. 1 och ligger kvar på tio. Den som läser nyheterna och kortar tiden för sin körjournal har fel med två år. Perioden löper inte heller ut så länge taxeringsfristen är öppen (Abs. 3 S. 5). Elektroniskt kräver AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 att underlaget hela tiden kan "maschinell ausgewertet werden" — så en PDF ensam uppfyller inte de tyska kraven på bevarande; den maskinläsbara exporten måste sparas vid sidan av. Brister leder både till Schätzung, skönsbedömning (§ 162 Abs. 2 S. 2), och till böter på upp till 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6) — utöver att körjournalen underkänns och man faller tillbaka på 1 %-metoden.
Vad det kostar att göra fel
Skattemyndigheten går tillbaka till 1 %- / 0,03 %-metoden, som oftast blir betydligt dyrare. Och det gäller inte per resa: ett avbrott i kedjan gör körjournalen ogiltig för hela året.
Den här sidan återger vad myndighetens egna regler säger. Det är inte skatterådgivning och den känner inte till din situation. När pengar står på spel — fråga din revisor, och ta med anteckningarna.
Varifrån detta kommer
Källa för kraven ovan: Bundesministerium der Finanzen. DriveHub stämmer av dem och ersättningen mot myndighetens egna sidor; den här sidan bygger på det underlaget.
DriveHub registrerar detta automatiskt. Appen spårar varje resa i bakgrunden och behåller start och slut, sträckan och rutten. Spårningen och kontrollen av missade resor är gratis; rapporten till skattemyndigheten ingår i DriveHub Pro.