DriveHubLandeguide · Malta · 5 min.
Maltas kørselslog har tre felter: en skabelon, og sådan udfylder du den
En skabelon til kørselslog for Malta skal have tre kolonner, fordi Maltas Fringe Benefits Rules nævner tre oplysninger: formål, mål og distance for hver tur. Her er den tomme log, og hvad der skal stå i hver kolonne.
Det korte svar
Maltas kørselslog er den registrering, en arbejdsgiver fører, når den betaler en medarbejder per kilometer for erhvervsmæssig brug af medarbejderens egen bil. Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, angiver indholdet i rule 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey".
En maltesisk log har altså tre kolonner, der tæller: formål, mål, distance. Reglen siger "including", så de tre er det minimum, den nævner, ikke en udtømmende liste. Hver tur, der godtgøres, skal stå i den. Den skal være "readily available at any time" til kontrol og opbevares i seks år.
En tom log med præcis de kolonner kan hentes gratis: Maltesisk kørselslog (PDF), der kan printes på A4, eller samme log som CSV til Excel eller et hvilket som helst regneark.
Hvorfor loggen overhovedet findes
Rule 18(5) lader en godtgørelse per kilometer for erhvervsmæssig brug af en medarbejders egen bil være "deemed to have no value" — intet fringe benefit, intet personalegode — kun hvor alle dens betingelser er opfyldt:
- Kørslen er erhvervsmæssig brug
- Godtgørelsen er "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
- Arbejdsgiveren har registreret formål, mål og distance for hver tur
Malta Tax and Customs Administrations retningslinjer tilføjer en fjerde: loggen er "readily available at any time". Svigter blot én, er hele godtgørelsen et fringe benefit, ikke kun den del, der ligger over loftet. Den fælde har sin egen artikel: Maltas 35 cent er alt eller intet.
Loggen er derfor ikke papirarbejde ved siden af godtgørelsen. Den er en af de betingelser, der holder godtgørelsen skattefri.
De tre kolonner, én ad gangen
Turens formål. Hvorfor denne kørsel var erhvervsmæssig. En af betingelserne i r. 18(5) er, at kørslen er erhvervsmæssig brug, og formålet er den kolonne, der viser det. „Kundemøde, kvartalsgennemgang“ siger, hvorfor du kørte; „Møde“ siger meget mindre.
Mål. Hvor turen gik hen: kundens adresse, byggepladsen, leverandøren. Angiv stedet tydeligt nok til, at den, der læser loggen senere, kan se, hvor du var.
Distance (km). De kilometer, turen faktisk dækkede. Rule 18(5) knytter godtgørelsen til "the distance actually covered", så det er denne kolonne, betalingen beregnes ud fra. Skriv de kilometer, du kørte, ikke et skøn.
En dato er ikke en af de tre oplysninger, reglen nævner. Skabelonen har en kolonne til dato markeret som valgfri, fordi en dateret linje er lettere at matche med den godtgørelse, den understøtter.
En udfyldt uge
En illustrativ uge: tre ture frem og tilbage fra et kontor i Valletta, godtgjort med loftet på 0,35 € per kilometer. Steder og distancer er et eksempel.
| Dato (valgfri) | Turens formål | Mål | Distance (km) |
|---|---|---|---|
| man. 5. okt. | Kundemøde, kvartalsgennemgang | Kundens kontor, Mosta | 24 |
| ons. 7. okt. | Besigtigelse, indretning af lager | Ħal Far-industriområdet | 31 |
| fre. 9. okt. | Afhentning af prøver hos en leverandør | Leverandørens lokaler, Qormi | 17 |
Samlet distance: 24 + 31 + 17 = 72 km. Med 0,35 € er godtgørelsen 72 × 0,35 € = 25,20 €.
Hver linje har alle tre oplysninger, og betalingen beregnes ud fra distancekolonnen med en sats, der ikke overstiger 35 cent.
Hvem fører loggen, og hvor længe
Arbejdsgiveren. Rule 18(5)(c) siger "the employer has logged" oplysningerne, så den registrering, reglen kræver, er arbejdsgiverens, uanset hvem der skriver linjerne.
Til rådighed når som helst. Den betingelse handler om at kunne fremlægge loggen til kontrol, ikke om, hvad der står i den.
Seks år. S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) inddrager loggen efter rule 18(5)(c), så de seks år er lov, ikke vejledning.
Når denne skabelon ikke er den rigtige registrering
En firmabil. 35-cent-reglen gælder for en medarbejders egen bil. For en bil, arbejdsgiveren stiller til rådighed, værdiansætter Malta godet som en procentdel af bilens værdi, og det, arbejdsgiveren fører, er et flåderegister uden felt for distance. Det tilfælde, hvor kilometerne betyder noget, point-to-point-kørsel for en sælger eller supportmedarbejder, står i en firmabil på Malta og point-to-point-brug.
En varevogn, en motorcykel eller et køretøj over 3 500 kg. Rule 8 tager dem ud af definitionen af et vehicle, så en kilometerbetaling for dem har slet ingen safe harbour på 35 cent.
Selvstændig. Rule 18(5) handler om en arbejdsgiver, der godtgør en medarbejder. En selvstændig har intet beløb per kilometer nogen steder i Maltas Income Tax Act. Tilbage står de faktiske udgifter efter art. 14(1). Dine egne optegnelser opbevares i ni år, regnet per transaktion: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."
Et fast biltilskud. Får du et fast biltilskud i stedet for betaling per kilometer? Se biltilskud eller kørselsgodtgørelse på Malta.
Før du afleverer loggen
- Én linje for hver tur, godtgørelsen dækker, og ingen tur betalt, som ikke står i loggen.
- Formål, mål og distance udfyldt på hver linje.
- Distancerne er de faktisk kørte kilometer.
- Satsen overstiger ikke 0,35 € per kilometer.
- Arbejdsgiveren kan fremlægge loggen når som helst og opbevarer den i seks år.
Sådan gør DriveHub det lettere
Skabelonens kolonner er lette. At udfylde dem er ikke, for de ture, ingen skrev ned: den korte kørsel på en travl dag eller formålet med et besøg for otte måneder siden. Efter denne regel er én manglende tur ikke et lille hul.
Med lokalitetsadgang sat til Altid registrerer DriveHub hver eneste kørsel i baggrunden — og hvis den nogensinde overser en, fortæller den dig det. Erhvervs- og privatkørsel registreres begge, med telefonen i lommen. DriveHub arkiverer de fleste ture som Erhverv eller Privat ud fra dine steder, tidligere ruter og arbejdstid og spørger dig om resten.
Har din iPhone registreret kørsel uden en tilsvarende tur, vises historien Mistede ture på fanen Ture. Den åbner Manglende ture, hvor hver kørsel har Gendan, så en tur kan sættes tilbage, før loggen går til arbejdsgiveren.
For Malta udskriver rapporten alle tre foreskrevne oplysninger på hver linje: formålet med dine egne ord, målet og distancen. Identitetsblokken navngiver den medarbejder, loggen tilhører, når du har indtastet navnet i rapportindstillingerne. Registreringen og tjekket for oversete kørsler er gratis; rapporten er en del af DriveHub Pro.
DriveHub findes i App Store til iPhone. De maltesiske regler, den følger, står på Malta-siden, og opsætning af automatisk registrering tager et par minutter, én gang. Papir, regneark og apps sammenlignet finder du i fire måder at føre kørebog på.
Denne side gengiver, hvad reglerne selv siger, og nævner reglen, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din revisor, og tag loggen med.
Den fulde regel med de retsakter, den bygger på: Malta: krav til kørebogen.