DriveHubPrůvodce zemí · Malta · 5 min
Maltská kniha jízd má tři údaje: šablona a jak ji vyplnit
Šablona knihy jízd pro Maltu potřebuje tři sloupce, protože maltská Fringe Benefits Rules jmenují tři údaje: účel, cíl a vzdálenost každé jízdy. Tady je prázdná kniha jízd a co patří do kterého sloupce.
Stručná odpověď
Maltská kniha jízd je záznam, který vede zaměstnavatel, když zaměstnanci platí za kilometr za služební použití jeho vlastního auta. Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, jmenují její obsah v rule 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey".
Maltská kniha jízd má tedy tři sloupce, na kterých záleží: účel, cíl, vzdálenost. Rule říká "including", takže tyto tři jsou minimum, které jmenuje, ne úplný výčet. Patří do ní každá proplácená jízda. Musí být pro ověření "readily available at any time" a uchovávat se šest let.
Prázdnou knihu jízd přesně s těmito sloupci si můžete zdarma stáhnout: maltská kniha jízd (PDF) k tisku na A4, nebo stejnou knihu jízd jako CSV pro Excel nebo jakoukoli tabulku.
Proč kniha jízd vůbec existuje
Rule 18(5) dovoluje, aby náhrada za kilometr za služební použití vlastního auta zaměstnance byla "deemed to have no value" – žádný fringe benefit – jen tehdy, když platí všechny její podmínky:
- Jízda je služebním použitím
- Náhrada je "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
- Zaměstnavatel zaznamenal účel, cíl a vzdálenost každé jízdy
Pokyny Malta Tax and Customs Administration přidávají čtvrtou: kniha jízd je "readily available at any time". Nesplníte-li kteroukoli, je fringe benefitem celá náhrada, ne jen část nad stropem. Tato past má vlastní článek: maltských 35 centů: všechno, nebo nic.
Kniha jízd tedy není papírování vedle náhrady. Je jednou z podmínek, které náhradu drží mimo daň.
Tři sloupce, jeden po druhém
Účel jízdy. Proč byla tato jízda služební. Jednou z podmínek r. 18(5) je, že jízda je služebním použitím, a účel je sloupec, který to ukazuje. „Schůzka s klientem, čtvrtletní hodnocení“ říká, proč jste jeli; „Schůzka“ říká mnohem méně.
Cíl. Kam jízda vedla: adresa klienta, stavba, dodavatel. Pojmenujte místo dost jasně, aby ten, kdo knihu jízd později čte, poznal, kde jste byli.
Vzdálenost (km). Kilometry, které jízda skutečně ujela. Rule 18(5) váže náhradu na "the distance actually covered", takže z tohoto sloupce se platba počítá. Zapisujte kilometry, které jste ujeli, ne odhad.
Datum mezi tři údaje, které Rule jmenuje, nepatří. Šablona má sloupec Datum označený jako nepovinný, protože řádek s datem se snáz spáruje s náhradou, kterou dokládá.
Vyplněný týden
Ilustrační týden: tři zpáteční jízdy z kanceláře ve Vallettě, proplacené stropní sazbou 0,35 € za kilometr. Místa a vzdálenosti jsou příklad.
| Datum (nepovinné) | Účel jízdy | Cíl | Vzdálenost (km) |
|---|---|---|---|
| po 5. října | Schůzka s klientem, čtvrtletní hodnocení | Kancelář klienta, Mosta | 24 |
| st 7. října | Prohlídka místa, vybavení skladu | Průmyslová zóna Ħal Far | 31 |
| pá 9. října | Vyzvednutí vzorků u dodavatele | Provozovna dodavatele, Qormi | 17 |
Celková vzdálenost: 24 + 31 + 17 = 72 km. Při 0,35 € činí náhrada 72 × 0,35 € = 25,20 €.
Každý řádek má všechny tři údaje a platba se počítá ze sloupce vzdálenosti sazbou, která nepřesahuje 35 centů.
Kdo knihu jízd vede a jak dlouho
Zaměstnavatel. Rule 18(5)(c) říká "the employer has logged", takže záznam, který Rule žádá, je záznamem zaměstnavatele, ať řádky píše kdokoli.
Kdykoli snadno k dispozici. Tato podmínka se týká toho, zda lze knihu jízd předložit k ověření, ne toho, co v ní je.
Šest let. S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) sem zahrnuje záznam podle rule 18(5)(c), takže šest let je zákon, ne doporučení.
Kdy tato šablona není ten správný záznam
Služební auto. Pravidlo 35 centů je pro vlastní auto zaměstnance. U auta, které poskytuje zaměstnavatel, Malta oceňuje benefit jako procento z hodnoty auta a zaměstnavatel vede evidenci vozového parku bez kolonky pro vzdálenost. Případ, kdy na kilometrech záleží, tedy jízdy point to point obchodního zástupce nebo technika podpory, popisuje článek služební auto na Maltě a užití point to point.
Dodávka, motocykl nebo vozidlo nad 3 500 kg. Rule 8 je vyjímá z definice vozidla, takže platba za kilometry za ně nemá žádný bezpečný přístav 35 centů.
OSVČ. Rule 18(5) se týká zaměstnavatele, který proplácí zaměstnanci. OSVČ nemá v maltském Income Tax Act nikde žádnou sazbu za kilometr. Zbývají skutečné náklady podle art. 14(1). Vlastní záznamy se uchovávají devět let, počítáno od každé transakce: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."
Paušální příspěvek na auto. Dostáváte místo platby za kilometr paušální příspěvek na auto? Viz příspěvek na auto, nebo náhrada za kilometry na Maltě.
Než knihu jízd odevzdáte
- Jeden řádek za každou jízdu, kterou náhrada pokrývá, a žádná proplacená jízda, která by v knize chyběla.
- Účel, cíl a vzdálenost vyplněné na každém řádku.
- Vzdálenosti jsou skutečně ujeté kilometry.
- Sazba nepřesahuje 0,35 € za kilometr.
- Zaměstnavatel dokáže knihu jízd kdykoli předložit a uchovává ji šest let.
Jak to DriveHub usnadní
Sloupce šablony jsou jednoduché. Vyplnit je jednoduché není, u jízd, které nikdo nezapsal: krátká jízda v hektickém dni nebo účel návštěvy před osmi měsíci. Podle tohoto pravidla není jedna chybějící jízda malá mezera.
Když je přístup k poloze nastaven na Trvale, DriveHub na pozadí zaznamená každou jízdu – a pokud mu některá přece jen unikne, řekne vám to. Zaznamenává služební i soukromé jízdy stejně, s telefonem v kapse. Většinu jízd DriveHub zařadí jako Služebně nebo Soukromě podle vašich míst, dřívějších tras a pracovní doby a na zbytek se vás zeptá.
Pokud váš iPhone zaznamenal jízdu autem bez odpovídající jízdy v aplikaci, objeví se na kartě Jízdy příběh Zmeškané jízdy. Otevře Chybějící jízdy, kde má každá jízda tlačítko Obnovit, takže jízdu lze vrátit zpět dřív, než kniha jízd odejde zaměstnavateli.
Pro Maltu výkaz uvádí na každém řádku všechny tři předepsané údaje: účel vašimi slovy, cíl a vzdálenost. Identifikační blok jmenuje zaměstnance, jemuž kniha jízd patří, jakmile jméno zadáte v nastavení přehledu. Záznam jízd a kontrola zmeškaných jízd jsou zdarma; výkaz je součástí DriveHub Pro.
DriveHub je v App Storu pro iPhone. Maltská pravidla, kterými se řídí, jsou na stránce o Maltě a nastavení automatického záznamu zabere pár minut, jednou. Papír, tabulky a aplikace porovnává článek čtyři způsoby, jak vést knihu jízd.
Tato stránka uvádí, co říkají samotná Rules, a jmenuje pravidlo, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a nemůže zohlednit vaše okolnosti. Když jde o peníze, zeptejte se svého účetního – a vezměte s sebou knihu jízd.
Úplné pravidlo i s předpisy, ze kterých vychází: Malta: požadavky na knihu jízd.