DriveHubGuía por país · Malta · 5 min
El registro de kilometraje maltés tiene tres campos: una plantilla y cómo rellenarla
Una plantilla de registro de kilometraje para Malta necesita tres columnas, porque las Fringe Benefits Rules maltesas nombran tres datos: el motivo, el destino y la distancia de cada trayecto. Aquí tienes el registro en blanco, y qué va en cada columna.
La respuesta corta
El registro de kilometraje maltés es el registro que lleva un empleador cuando paga a un empleado por kilómetro por el uso profesional del coche propio del empleado. Las Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, fijan su contenido en la rule 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey".
Así que un registro maltés tiene tres columnas que importan: motivo, destino, distancia. La Rule dice "including", así que estos tres son el mínimo que nombra, no una lista cerrada. Cada trayecto reembolsable va en él. Tiene que estar "readily available at any time" para su comprobación, y conservarse seis años.
Un registro en blanco con exactamente esas columnas se descarga gratis: registro de kilometraje de Malta (PDF), para imprimir en A4, o el mismo registro en CSV para Excel o cualquier hoja de cálculo.
Por qué existe el registro
La rule 18(5) permite que un reembolso por kilómetro por el uso profesional del coche propio de un empleado se considere "deemed to have no value" —sin retribución en especie— solo cuando se cumplen todas sus condiciones:
- El desplazamiento es de uso profesional
- El reembolso es un pago "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
- El empleador ha registrado el motivo, el destino y la distancia de cada trayecto
Las directrices de la Malta Tax and Customs Administration añaden una cuarta: el registro está "readily available at any time". Si falla una sola, todo el reembolso es retribución en especie (fringe benefit), no solo la parte por encima del techo. Esa trampa tiene su propio artículo: los 35 céntimos de Malta son todo o nada.
El registro no es, por tanto, papeleo al margen del reembolso. Es una de las condiciones que lo mantienen fuera del impuesto.
Las tres columnas, una a una
Motivo del trayecto. Por qué ese trayecto fue de trabajo. Una condición de la r. 18(5) es que el desplazamiento sea de uso profesional, y el motivo es la columna que lo demuestra. «Reunión con cliente, revisión trimestral» dice por qué condujiste; «Reunión» dice mucho menos.
Destino. Adónde fue el trayecto: la dirección del cliente, la obra, el proveedor. Nombra el lugar con la claridad suficiente para que quien lea el registro más adelante sepa dónde estuviste.
Distancia (km). Los kilómetros que el trayecto recorrió de verdad. La rule 18(5) vincula el reembolso a "the distance actually covered", así que esta columna es la base del cálculo del pago. Anota los kilómetros que condujiste, no una estimación.
La fecha no es uno de los tres datos que nombra la Rule. La plantilla tiene una columna Fecha marcada como opcional, porque una fila con fecha es más fácil de cuadrar con el reembolso al que da soporte.
Una semana rellenada
Una semana ilustrativa: tres viajes de ida y vuelta desde una oficina en La Valeta, reembolsados al techo de 0,35 € por kilómetro. Los lugares y las distancias son un ejemplo.
| Fecha (opcional) | Motivo del trayecto | Destino | Distancia (km) |
|---|---|---|---|
| Lun 5 oct | Reunión con cliente, revisión trimestral | Oficina del cliente, Mosta | 24 |
| Mié 7 oct | Inspección de obra, acondicionamiento del almacén | Polígono industrial de Ħal Far | 31 |
| Vie 9 oct | Recogida de muestras de un proveedor | Instalaciones del proveedor, Qormi | 17 |
Distancia total: 24 + 31 + 17 = 72 km. A 0,35 €, el reembolso es 72 × 0,35 € = 25,20 €.
Cada fila tiene los tres datos, y el pago se calcula a partir de la columna de distancia con una tarifa que no supera los 35 céntimos.
Quién lleva el registro, y durante cuánto tiempo
El empleador. La rule 18(5)(c) dice "the employer has logged" los datos, así que el registro que pide la Rule es del empleador, sea quien sea quien escriba las filas.
Disponible en cualquier momento. Esa condición trata de poder presentar el registro para su comprobación, no de lo que contiene.
Seis años. S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." La rule 48(2)(a) incluye el registro de la rule 18(5)(c), así que los seis años son ley, no una orientación.
Cuándo esta plantilla no es el registro adecuado
Un coche de empresa. La regla de los 35 céntimos es para el coche propio de un empleado. Para un coche que pone el empleador, Malta valora la retribución como un porcentaje del valor del coche, y lo que lleva el empleador es un registro de flota sin campo de distancia. El caso en el que los kilómetros sí importan, la conducción point to point de un vendedor o un técnico de apoyo, está en el coche de empresa en Malta y el uso point to point.
Una furgoneta, una moto o un vehículo de más de 3500 kg. La rule 8 los saca de la definición de vehículo, así que un pago por kilometraje por ellos no tiene ningún puerto seguro de 35 céntimos.
Autónomo. La rule 18(5) trata de un empleador que reembolsa a un empleado. Un autónomo no tiene ninguna cifra por kilómetro en ningún punto de la Income Tax Act maltesa. Lo que queda es el coste real, según el art. 14(1). Tus propios registros se conservan nueve años, contados por operación: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."
Una asignación fija para el coche. ¿Te pagan una asignación fija para el coche en lugar de por kilómetro? Mira asignación para el coche o kilometraje en Malta.
Antes de entregar el registro
- Una fila por cada trayecto que cubre el reembolso, sin pagar ningún trayecto que no esté en el registro.
- Motivo, destino y distancia rellenados en cada fila.
- Las distancias son los kilómetros realmente recorridos.
- La tarifa no supera 0,35 € por kilómetro.
- El empleador puede presentar el registro en cualquier momento, y lo conserva seis años.
Cómo te lo pone más fácil DriveHub
Las columnas de la plantilla son fáciles. Rellenarlas no lo es, por los trayectos que nadie anotó: el trayecto corto en un día ajetreado, o el motivo de una visita de hace ocho meses. Con esta norma, un trayecto que falta no es un hueco pequeño.
Con el acceso a la ubicación en «Siempre», DriveHub registra todos tus trayectos en segundo plano, y si alguna vez se le escapa uno, te avisa. Registra por igual los trayectos de trabajo y los privados, con el móvil en el bolsillo. DriveHub clasifica la mayoría de los trayectos como Trabajo o Personal según tus lugares, tus rutas anteriores y tu horario laboral, y te pregunta por el resto.
Si tu iPhone registró conducción sin un trayecto que le corresponda, aparece la historia Trayectos perdidos en la pestaña Trayectos. Abre Trayectos no registrados, donde cada trayecto tiene Recuperar, para devolver un trayecto al registro antes de que llegue al empleador.
Para Malta, el informe imprime los tres datos prescritos en cada fila: el motivo con tus propias palabras, el destino y la distancia. El bloque de identificación nombra al empleado al que pertenece el registro, en cuanto escribes el nombre en los ajustes del informe. El registro de trayectos y la detección de trayectos perdidos son gratis; el informe forma parte de DriveHub Pro.
DriveHub está en el App Store para iPhone. Las reglas maltesas que sigue están en la página de Malta, y configurar el registro automático lleva unos minutos, una sola vez. Para comparar papel, hojas de cálculo y apps, mira cuatro formas de llevar un registro de kilometraje.
Esta página recoge lo que dicen las propias Rules y cita el precepto para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva el registro.
La norma completa, con los textos de los que procede: Malta: requisitos del registro de kilometraje.
Para leer más
- Un céntimo por encima de 35, o un trayecto sin anotar, y todo el reembolso es una retribución en especie
- Asignación para el coche o kilometraje en Malta: una cantidad fija, o 35 céntimos por kilómetro con un registro
- Un coche de empresa en Malta tributa por su valor, no por tus kilómetros, salvo que lo uses point to point