Landengids · Malta · 5 min

De Maltese kilometerregistratie heeft drie velden: een sjabloon en hoe je het invult

Door Andrei Zamiralov · Bijgewerkt op 5 oktober 2026

Een sjabloon voor de kilometerregistratie op Malta heeft drie kolommen nodig, want de Maltese Fringe Benefits Rules noemen drie gegevens: doel, bestemming en afstand van elke rit. Hier is de lege registratie, en wat er in elke kolom hoort.

Het korte antwoord

De Maltese kilometerregistratie is de administratie die een werkgever bijhoudt als hij een werknemer per kilometer vergoedt voor zakelijk gebruik van diens eigen auto. De Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, noemen de inhoud ervan in rule 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey".

Een Maltese registratie heeft dus drie kolommen die ertoe doen: doel, bestemming, afstand. De Rule zegt "including", dus deze drie zijn het minimum dat ze noemt, geen volledige lijst. Elke vergoedbare rit hoort erin. De registratie moet voor controle "readily available at any time" zijn, en wordt zes jaar bewaard.

Een lege registratie met precies die kolommen kun je gratis downloaden: Maltese kilometerregistratie (pdf), af te drukken op A4, of dezelfde registratie als CSV voor Excel of een ander spreadsheetprogramma.

Waarom de registratie er überhaupt is

Rule 18(5) laat een vergoeding per kilometer voor zakelijk gebruik van de eigen auto van een werknemer "deemed to have no value" zijn — geen fringe benefit — alleen als aan al haar voorwaarden is voldaan:

• De rit is zakelijk gebruik
• De vergoeding is "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• De werkgever heeft doel, bestemming en afstand van elke rit vastgelegd

De richtlijnen van de Malta Tax and Customs Administration voegen er een vierde aan toe: de registratie is "readily available at any time". Mis er één, en de hele vergoeding is een fringe benefit, niet alleen het deel boven het plafond. Die valkuil heeft een eigen artikel: de 35 cent van Malta: alles of niets.

De registratie is dus geen papierwerk naast de vergoeding. Ze is een van de voorwaarden die de vergoeding buiten de belasting houden.

De drie kolommen, een voor een

Doel van de rit. Waarom deze rit zakelijk was. Een van de voorwaarden van r. 18(5) is dat de rit zakelijk gebruik is, en het doel is de kolom die dat laat zien. "Klantafspraak, kwartaalbespreking" zegt waarom je reed; "Afspraak" zegt veel minder.

Bestemming. Waar de rit heen ging: het adres van de klant, de locatie, de leverancier. Noem de plaats duidelijk genoeg, zodat iemand die de registratie later leest, kan zien waar je was.

Afstand (km). De kilometers die de rit werkelijk besloeg. Rule 18(5) koppelt de vergoeding aan "the distance actually covered", dus op deze kolom wordt de betaling berekend. Noteer de kilometers die je reed, geen schatting.

Een datum is niet een van de drie gegevens die de Rule noemt. Het sjabloon heeft een kolom Datum die als optioneel is gemarkeerd, omdat een regel met datum makkelijker te koppelen is aan de vergoeding die hij onderbouwt.

Een ingevulde week

Een voorbeeldweek: drie retourritten vanaf een kantoor in Valletta, vergoed tegen het plafond van € 0,35 per kilometer. De plaatsen en afstanden zijn een voorbeeld.

Totale afstand: 24 + 31 + 17 = 72 km. Tegen € 0,35 is de vergoeding 72 × € 0,35 = € 25,20.

Elke regel heeft alle drie de gegevens, en de betaling wordt berekend op de kolom afstand, tegen een tarief van niet meer dan 35 cent.

Wie de registratie bijhoudt, en hoe lang

De werkgever. Rule 18(5)(c) zegt "the employer has logged" de gegevens, dus de administratie waar de Rule om vraagt, is die van de werkgever, wie de regels ook invult.

Op elk moment direct beschikbaar. Die voorwaarde gaat over het kunnen overleggen van de registratie voor controle, niet over wat erin staat.

Zes jaar. S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) brengt de registratie van rule 18(5)(c) daaronder, dus de zes jaar zijn wet, geen richtlijn.

Wanneer dit sjabloon niet de juiste administratie is

Een auto van de zaak. De regel van 35 cent geldt voor de eigen auto van een werknemer. Voor een auto die de werkgever ter beschikking stelt, waardeert Malta het voordeel als percentage van de waarde van de auto, en wat de werkgever bijhoudt, is een wagenparkregister zonder veld voor afstand. Het geval waarin de kilometers wel tellen, point-to-point rijden door een verkoper of supportmedewerker, staat in een auto van de zaak op Malta en point-to-point gebruik.

Een bestelwagen, een motorfiets of een voertuig boven 3 500 kg. Rule 8 haalt deze uit de definitie van een vehicle, dus een kilometervergoeding ervoor heeft helemaal geen veilige haven van 35 cent.

Zelfstandige. Rule 18(5) gaat over een werkgever die een werknemer vergoedt. Voor een zelfstandige staat nergens in de Maltese Income Tax Act een bedrag per kilometer. Wat overblijft, zijn de werkelijke kosten, volgens art. 14(1). Je eigen administratie bewaar je negen jaar, gerekend per transactie: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."

Een vaste autovergoeding. Krijg je een vaste autovergoeding in plaats van een bedrag per kilometer? Zie autovergoeding of kilometervergoeding op Malta.

Voordat je de registratie inlevert

• Eén regel voor elke rit die de vergoeding dekt, en geen rit betaald die niet in de registratie staat.
• Doel, bestemming en afstand ingevuld op elke regel.
• De afstanden zijn de werkelijk gereden kilometers.
• Het tarief is niet hoger dan € 0,35 per kilometer.
• De werkgever kan de registratie op elk moment overleggen, en bewaart haar zes jaar.

Hoe DriveHub dit makkelijker maakt

De kolommen van het sjabloon zijn makkelijk. Ze invullen is dat niet, voor de ritten die niemand opschreef: de korte rit op een drukke dag, of het doel van een bezoek acht maanden geleden. Onder deze regel is één ontbrekende rit geen klein gat.

Met locatietoegang op Altijd legt DriveHub elke rit op de achtergrond vast — en als het er ooit een mist, laat het je dat weten. Het legt zakelijke en privéritten allebei vast, met de telefoon in je zak. DriveHub deelt de meeste ritten in als Zakelijk of Privé op basis van je locaties, eerdere routes en werktijden, en vraagt je naar de rest.

Heeft je iPhone rijden vastgelegd zonder bijpassende rit, dan verschijnt op het tabblad Ritten een verhaal Gemiste ritten. Het opent Ontbrekende ritten, waar elke rit Herstel heeft, zodat een rit kan worden teruggezet voordat de registratie naar de werkgever gaat.

Voor Malta vermeldt het rapport op elke regel alle drie de voorgeschreven gegevens: het doel in je eigen woorden, de bestemming en de afstand. Het identiteitsblok noemt de werknemer bij wie de registratie hoort, zodra je de naam invult in de rapportinstellingen. Registreren en de controle op gemiste ritten zijn gratis; het rapport hoort bij DriveHub Pro.

DriveHub staat in de App Store voor iPhone. De Maltese regels die het volgt, staan op de pagina over Malta, en automatische registratie instellen kost een paar minuten, één keer. Papier, spreadsheets en apps vergeleken: zie vier manieren om een rittenregistratie bij te houden.

Deze pagina geeft weer wat de Rules zelf zeggen, en noemt de rule zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je accountant — en neem de registratie mee.

Verder lezen

• Eén cent boven de 35, of één ontbrekende rit, en de hele vergoeding is een fringe benefit
• Autovergoeding of kilometervergoeding op Malta: een vast bedrag, of 35 cent per kilometer met een registratie
• Een auto van de zaak op Malta wordt belast op zijn waarde, niet op je kilometers — tenzij je point to point rijdt