DriveHubMaaopas · Malta · 5 min
Maltan ajopäiväkirjassa on kolme kenttää: pohja ja miten se täytetään
Maltalaiseen ajopäiväkirjapohjaan tarvitaan kolme saraketta, koska Maltan luontoisetusäännöt nimeävät kolme tietoa: jokaisen matkan tarkoituksen, määränpään ja pituuden. Tässä on tyhjä ajopäiväkirja ja se, mitä kuhunkin sarakkeeseen kuuluu.
Lyhyt vastaus
Maltan ajopäiväkirja on kirjanpito, jota työnantaja pitää, kun se maksaa työntekijälle kilometrikohtaista korvausta työntekijän oman auton työkäytöstä. Luontoisetusäännöt eli Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, nimeävät sen sisällön säännössä 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey" — työnantaja on kirjannut jokaisen matkan tarkoituksen, määränpään ja pituuden.
Maltalaisessa ajopäiväkirjassa on siis kolme ratkaisevaa saraketta: tarkoitus, määränpää, matkan pituus. Sääntö sanoo "including", joten nämä kolme ovat sen nimeämä vähimmäissisältö eivätkä täydellinen luettelo. Jokainen korvattava matka kirjataan siihen. Sen on oltava tarkastusta varten "readily available at any time" eli milloin tahansa heti saatavilla, ja sitä säilytetään kuusi vuotta.
Tyhjän ajopäiväkirjan juuri näillä sarakkeilla voi ladata maksutta: Maltan ajopäiväkirja (PDF), tulostettavissa A4-koossa, tai sama ajopäiväkirja CSV-muodossa Exceliin tai mihin tahansa taulukkolaskentaohjelmaan.
Miksi ajopäiväkirja on ylipäätään olemassa
Sääntö 18(5) sallii, että työntekijän oman auton työkäytöstä maksettu kilometrikorvaus on "deemed to have no value" — ei luontoisetua — vain silloin, kun kaikki sen ehdot täyttyvät:
- Ajo on työkäyttöä
- Korvaus on "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre", siis maksettu tosiasiallisesti ajetun matkan perusteella enintään 35 sentin kilometrikohtaisella korvauksella
- Työnantaja on kirjannut jokaisen matkan tarkoituksen, määränpään ja pituuden
Malta Tax and Customs Administrationin ohjeet lisäävät neljännen: ajopäiväkirja on "readily available at any time". Jos yksikin pettää, koko korvaus on luontoisetu, ei vain ylärajan ylittävä osa. Tuosta ansasta on oma artikkelinsa: Maltan 35 senttiä on kaikki tai ei mitään.
Ajopäiväkirja ei siis ole korvauksen ohessa kulkevaa paperityötä. Se on yksi ehdoista, jotka pitävät korvauksen verotuksen ulkopuolella.
Kolme saraketta yksi kerrallaan
Matkan tarkoitus. Miksi ajo oli työajo. Yksi säännön 18(5) ehdoista on, että ajo on työkäyttöä, ja tarkoitus on sarake, joka osoittaa sen. "Asiakastapaaminen, neljännesvuosikatsaus" kertoo, miksi ajoit; "Tapaaminen" kertoo paljon vähemmän.
Määränpää. Minne matka suuntautui: asiakkaan osoite, työmaa, toimittaja. Nimeä paikka niin selvästi, että ajopäiväkirjaa myöhemmin lukeva pystyy päättelemään, missä olit.
Matkan pituus (km). Kilometrit, jotka matkalla todella ajettiin. Sääntö 18(5) sitoo korvauksen määrään "the distance actually covered", joten tämä sarake on se, josta suoritus lasketaan. Kirjaa ajamasi kilometrit, älä arviota.
Päivämäärä ei kuulu säännön nimeämiin kolmeen tietoon. Pohjassa on valinnaiseksi merkitty päivämääräsarake, koska päivätty rivi on helpompi yhdistää korvaukseen, jota se tukee.
Täytetty viikko
Havainnollistava viikko: kolme edestakaista matkaa vallettalaisesta toimistosta, korvattuna ylärajan mukaisella 0,35 €:lla kilometriltä. Paikat ja matkat ovat esimerkkejä.
| Päivämäärä (valinnainen) | Matkan tarkoitus | Määränpää | Matkan pituus (km) |
|---|---|---|---|
| ma 5. lokakuuta | Asiakastapaaminen, neljännesvuosikatsaus | Asiakkaan toimisto, Mosta | 24 |
| ke 7. lokakuuta | Työmaatarkastus, varaston sisustustyöt | Ħal Farin teollisuusalue | 31 |
| pe 9. lokakuuta | Näytteiden nouto toimittajalta | Toimittajan toimitilat, Qormi | 17 |
Matka yhteensä: 24 + 31 + 17 = 72 km. 0,35 €:lla korvaus on 72 × 0,35 € = 25,20 €.
Jokaisella rivillä on kaikki kolme tietoa, ja suoritus lasketaan matkasarakkeesta korvauksella, joka ei ylitä 35 senttiä.
Kuka ajopäiväkirjaa pitää, ja kuinka kauan
Työnantaja. Sääntö 18(5)(c) sanoo "the employer has logged", joten säännön vaatima kirjanpito on työnantajan, kirjoitti rivit kuka tahansa.
Milloin tahansa heti saatavilla. Tämä ehto koskee kykyä esittää ajopäiväkirja tarkastusta varten, ei sitä, mitä siinä on.
Kuusi vuotta. S.L. 123.55 sääntö 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Sääntö 48(2)(a) tuo säännön 18(5)(c) ajopäiväkirjan sen piiriin, joten kuusi vuotta on lakia eikä ohjeistusta.
Milloin tämä pohja ei ole oikea kirjanpito
Työsuhdeauto. 35 sentin sääntö koskee työntekijän omaa autoa. Työnantajan antaman auton etu Malta arvostaa prosenttina auton arvosta, ja työnantaja pitää autorekisteriä, jossa ei ole matkakenttää. Tapaus, jossa kilometreillä on merkitystä, myyjän tai tukihenkilön point to point -ajo, on artikkelissa työsuhdeauto Maltalla ja point to point -käyttö.
Pakettiauto, moottoripyörä tai yli 3 500 kg:n ajoneuvo. Sääntö 8 poistaa nämä ajoneuvon (vehicle) määritelmästä, joten niiden kilometrikorvauksella ei ole 35 sentin suojasatamaa lainkaan.
Yksityinen elinkeinonharjoittaja. Sääntö 18(5) koskee työnantajaa, joka korvaa työntekijälle. Yksityiselle elinkeinonharjoittajalle Maltan Income Tax Actissa ei ole kilometrikohtaista lukua missään. Jäljelle jää todellinen kustannus art. 14(1):n mukaan. Omat tositteesi säilytetään yhdeksän vuotta, liiketoimikohtaisesti laskettuna: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."
Kiinteä autokorvaus. Saatko kilometrikorvauksen sijasta kiinteää autokorvausta? Ks. autokorvaus vai kilometrikorvaus Maltalla.
Ennen kuin luovutat ajopäiväkirjan
- Yksi rivi jokaisesta matkasta, jonka korvaus kattaa, eikä yhtään matkaa makseta, joka ei ole ajopäiväkirjassa.
- Tarkoitus, määränpää ja matkan pituus täytetty jokaiselle riville.
- Matkat ovat todella ajettuja kilometrejä.
- Korvaus ei ylitä 0,35 €:a kilometriltä.
- Työnantaja voi esittää ajopäiväkirjan milloin tahansa ja säilyttää sitä kuusi vuotta.
Miten DriveHub helpottaa tätä
Pohjan sarakkeet ovat helppoja. Niiden täyttäminen ei ole, niiden matkojen osalta, joita kukaan ei kirjannut: lyhyt ajo kiireisenä päivänä tai kahdeksan kuukauden takaisen käynnin tarkoitus. Tämän säännön mukaan yksi puuttuva matka ei ole pieni aukko.
Kun sijainnin käyttöoikeus on Aina, DriveHub tallentaa jokaisen ajon taustalla — ja jos se joskus jättää ajon tallentamatta, se kertoo sen sinulle. Se tallentaa työ- ja yksityisajot samalla tavalla, puhelin taskussasi. DriveHub merkitsee useimmat matkat Työ- tai Yksityinen-ajoiksi paikkojesi, aiempien reittiesi ja työaikojesi perusteella ja kysyy loput sinulta.
Jos iPhone kirjasi ajoa, jolle ei ole vastaavaa matkaa, Matkat-välilehdelle ilmestyy Puuttuvat matkat -tarina. Se avaa Puuttuvat matkat -näkymän, jossa jokaisella ajolla on Palauta, joten matka voidaan palauttaa ennen kuin ajopäiväkirja menee työnantajalle.
Maltaa varten raportti tulostaa jokaiselle riville kaikki kolme säädettyä tietoa: tarkoituksen omin sanoin, määränpään ja matkan pituuden. Tunnistetiedoissa nimetään työntekijä, jonka ajopäiväkirjasta on kyse, kun kirjoitat nimen raportin asetuksiin. Seuranta ja puuttuvien ajojen tarkistus ovat maksuttomia; raportti kuuluu DriveHub Prohon.
DriveHub on App Storessa iPhonelle. Sen noudattamat Maltan säännöt ovat Maltan sivulla, ja automaattisen seurannan käyttöönotto vie muutaman minuutin, kerran. Paperia, taulukoita ja sovelluksia vertaillaan artikkelissa neljä tapaa pitää ajopäiväkirjaa.
Tällä sivulla kerrotaan, mitä säännöt itse sanovat, ja sääntö mainitaan nimeltä, jotta voit tarkistaa sen. Tämä ei ole veroneuvontaa. Sivu ei voi ottaa huomioon tilannettasi. Kun rahasta on kyse, kysy kirjanpitäjältäsi — ja ota ajopäiväkirja mukaan.
Koko sääntö lähteineen: Malta: ajopäiväkirjan vaatimukset.