Länderratgeber · Malta · 5 Min.

Maltas Fahrtenbuch hat drei Felder: eine Vorlage und wie man sie ausfüllt

Von Andrei Zamiralov · Aktualisiert am 5. Oktober 2026

Eine Fahrtenbuch-Vorlage für Malta braucht drei Spalten, denn Maltas Fringe Benefits Rules nennen drei Angaben: Zweck, Ziel und Strecke jeder Fahrt. Hier ist das leere Fahrtenbuch, und was in jede Spalte gehört.

Die kurze Antwort

Maltas Fahrtenbuch ist die Aufzeichnung, die ein Arbeitgeber führt, wenn er einem Arbeitnehmer die geschäftliche Nutzung von dessen eigenem Auto je Kilometer bezahlt. Die Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, nennen seinen Inhalt in rule 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey".

Ein maltesisches Fahrtenbuch hat also drei Spalten, auf die es ankommt: Zweck, Ziel, Strecke. Die Rule sagt "including", diese drei sind also das Minimum, das sie nennt, keine abschließende Liste. Jede erstattungsfähige Fahrt gehört hinein. Es muss zur Überprüfung "readily available at any time" sein und sechs Jahre aufbewahrt werden.

Ein leeres Fahrtenbuch mit genau diesen Spalten gibt es kostenlos zum Herunterladen: maltesisches Fahrtenbuch (PDF), druckbar auf A4, oder dasselbe Fahrtenbuch als CSV für Excel oder jede andere Tabellenkalkulation.

Warum es das Fahrtenbuch überhaupt gibt

Rule 18(5) lässt eine Erstattung je Kilometer für die geschäftliche Nutzung des eigenen Autos eines Arbeitnehmers als "deemed to have no value" gelten — also keinen fringe benefit, keinen geldwerten Vorteil — nur, wenn alle ihre Bedingungen erfüllt sind:

• Die Fahrt ist eine geschäftliche Nutzung
• Die Erstattung ist "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• Der Arbeitgeber hat Zweck, Ziel und Strecke jeder Fahrt aufgezeichnet

Die Leitlinien der Malta Tax and Customs Administration fügen eine vierte hinzu: Das Fahrtenbuch ist "readily available at any time". Scheitert eine davon, ist die ganze Erstattung ein fringe benefit, nicht nur der Teil über der Obergrenze. Diese Falle hat einen eigenen Artikel: Maltas 35 Cent sind alles oder nichts.

Das Fahrtenbuch ist also kein Papierkram neben der Erstattung. Es ist eine der Bedingungen, die die Erstattung steuerfrei hält.

Die drei Spalten, eine nach der anderen

Zweck der Fahrt. Warum diese Fahrt geschäftlich war. Eine Bedingung der r. 18(5) ist, dass die Fahrt geschäftliche Nutzung ist, und der Zweck ist die Spalte, die das zeigt. „Kundentermin, Quartalsbesprechung“ sagt, warum Sie gefahren sind; „Termin“ sagt viel weniger.

Ziel. Wohin die Fahrt ging: die Adresse des Kunden, die Baustelle, der Lieferant. Nennen Sie den Ort so deutlich, dass jemand, der das Fahrtenbuch später liest, erkennt, wo Sie waren.

Strecke (km). Die Kilometer, die die Fahrt tatsächlich zurückgelegt hat. Rule 18(5) knüpft die Erstattung an "the distance actually covered", aus dieser Spalte wird die Zahlung also berechnet. Tragen Sie die gefahrenen Kilometer ein, keine Schätzung.

Ein Datum gehört nicht zu den drei Angaben, die die Rule nennt. Die Vorlage hat eine als optional gekennzeichnete Spalte Datum, weil sich eine datierte Zeile leichter der Erstattung zuordnen lässt, die sie belegt.

Eine ausgefüllte Woche

Eine Beispielwoche: drei Hin- und Rückfahrten von einem Büro in Valletta, erstattet zur Obergrenze von 0,35 € je Kilometer. Orte und Strecken sind ein Beispiel.

Gesamtstrecke: 24 + 31 + 17 = 72 km. Bei 0,35 € beträgt die Erstattung 72 × 0,35 € = 25,20 €.

Jede Zeile hat alle drei Angaben, und die Zahlung wird aus der Spalte Strecke mit einem Satz berechnet, der 35 Cent nicht übersteigt.

Wer das Fahrtenbuch führt, und wie lange

Der Arbeitgeber. Rule 18(5)(c) sagt "the employer has logged" die Angaben, die Aufzeichnung, die die Rule verlangt, ist also die des Arbeitgebers, wer auch immer die Zeilen schreibt.

Jederzeit ohne Weiteres verfügbar. Diese Bedingung betrifft die Möglichkeit, das Fahrtenbuch zur Überprüfung vorzulegen, nicht seinen Inhalt.

Sechs Jahre. S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) bezieht das Fahrtenbuch nach rule 18(5)(c) ein, die sechs Jahre sind also Gesetz, keine Leitlinie.

Wann diese Vorlage nicht die richtige Aufzeichnung ist

Ein Firmenauto. Die 35-Cent-Regel gilt für das eigene Auto eines Arbeitnehmers. Für ein vom Arbeitgeber gestelltes Auto bewertet Malta den Vorteil als Prozentsatz vom Wert des Autos, und der Arbeitgeber führt ein Fuhrparkregister ohne Feld für die Strecke. Der Fall, in dem die Kilometer doch zählen, das point-to-point-Fahren eines Verkäufers oder Servicemitarbeiters, steht unter Firmenauto in Malta und point-to-point-Nutzung.

Ein Kastenwagen, ein Motorrad oder ein Fahrzeug über 3 500 kg. Rule 8 nimmt diese aus der Definition eines vehicle heraus, eine Kilometerzahlung dafür hat also überhaupt keinen 35-Cent-Schutzraum.

Selbständig. Rule 18(5) betrifft einen Arbeitgeber, der einem Arbeitnehmer etwas erstattet. Für Selbständige gibt es im Income Tax Act Maltas nirgends eine Zahl je Kilometer. Was bleibt, sind die tatsächlichen Kosten nach art. 14(1). Ihre eigenen Aufzeichnungen bewahren Sie neun Jahre auf, gezählt je Vorgang: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."

Eine pauschale Fahrzeugzulage. Bekommen Sie eine pauschale Fahrzeugzulage statt einer Zahlung je Kilometer? Siehe Fahrzeugzulage oder Kilometergeld in Malta.

Bevor Sie das Fahrtenbuch abgeben

• Eine Zeile für jede Fahrt, die die Erstattung abdeckt, und keine bezahlte Fahrt, die nicht im Fahrtenbuch steht.
• Zweck, Ziel und Strecke in jeder Zeile ausgefüllt.
• Die Strecken sind die tatsächlich gefahrenen Kilometer.
• Der Satz übersteigt 0,35 € je Kilometer nicht.
• Der Arbeitgeber kann das Fahrtenbuch jederzeit vorlegen und bewahrt es sechs Jahre auf.

Wie DriveHub das einfacher macht

Die Spalten der Vorlage sind einfach. Sie zu füllen ist es nicht, bei den Fahrten, die niemand notiert hat: der kurzen Fahrt an einem vollen Tag oder dem Zweck eines Besuchs vor acht Monaten. Nach dieser Regel ist eine fehlende Fahrt keine kleine Lücke.

Ist der Standortzugriff auf „Immer“ gestellt, zeichnet DriveHub jede Fahrt im Hintergrund auf — und falls es doch einmal eine verpasst, sagt es Ihnen das. Es zeichnet geschäftliche wie private Fahrten auf, mit dem Telefon in der Tasche. DriveHub ordnet die meisten Fahrten anhand Ihrer Orte, früheren Strecken und Arbeitszeiten als Geschäftlich oder Privat ein und fragt Sie nach dem Rest.

Hat Ihr iPhone Fahrten registriert, zu denen es keinen passenden Eintrag gibt, erscheint im Tab Fahrten die Story Verpasste Fahrten. Sie öffnet Fehlende Fahrten, wo jede Fahrt Wiederherstellen hat, sodass eine Fahrt zurückgeholt werden kann, bevor das Fahrtenbuch an den Arbeitgeber geht.

Für Malta druckt der Bericht in jeder Zeile alle drei vorgeschriebenen Angaben: den Zweck in Ihren eigenen Worten, das Ziel und die Strecke. Der Identitätsblock nennt den Arbeitnehmer, zu dem das Fahrtenbuch gehört, sobald Sie den Namen in den Berichtseinstellungen eintragen. Die Aufzeichnung und die Prüfung auf verpasste Fahrten sind kostenlos; der Bericht gehört zu DriveHub Pro.

DriveHub gibt es im App Store für das iPhone. Die maltesischen Regeln, denen es folgt, stehen auf der Malta-Seite, und die automatische Aufzeichnung einzurichten dauert ein paar Minuten, einmalig. Papier, Tabellen und Apps im Vergleich finden Sie unter vier Wege, ein Fahrtenbuch zu führen.

Diese Seite gibt wieder, was die Rules selbst sagen, und nennt die Rule, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kann Ihre Umstände nicht berücksichtigen. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.

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