Przewodnik po kraju · Malta · 5 min

Maltańska ewidencja przebiegu ma trzy pola: wzór i jak go wypełnić

Autor: Andrei Zamiralov · Zaktualizowano 5 października 2026

Wzór ewidencji przebiegu dla Malty potrzebuje trzech kolumn, bo maltańskie Fringe Benefits Rules wymieniają trzy dane: cel, miejsce docelowe i długość każdej podróży. Oto pusta ewidencja i to, co wpisać w każdą kolumnę.

Krótka odpowiedź

Maltańska ewidencja przebiegu to zapis, który prowadzi pracodawca, gdy płaci pracownikowi za każdy kilometr służbowej jazdy jego prywatnym autem. Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, określają jej treść w rule 18(5)(c): "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey".

Maltańska ewidencja ma więc trzy kolumny, które się liczą: cel, miejsce docelowe, odległość. Rule mówi "including", więc te trzy to minimum, które wymienia, a nie pełna lista. Trafia do niej każda podróż podlegająca zwrotowi. Musi być "readily available at any time" do weryfikacji i przechowywana sześć lat.

Pustą ewidencję z dokładnie tymi kolumnami można pobrać za darmo: maltańska ewidencja przebiegu (PDF) do druku na A4 albo ta sama ewidencja jako CSV do Excela lub dowolnego arkusza kalkulacyjnego.

Po co w ogóle jest ewidencja

Rule 18(5) pozwala uznać zwrot za kilometry za służbową jazdę prywatnym autem pracownika za "deemed to have no value" — żaden fringe benefit, czyli świadczenie dodatkowe — tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie jego warunki:

• Przejazd jest użyciem służbowym
• Zwrot jest "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• Pracodawca zapisał cel, miejsce docelowe i długość każdej podróży

Wytyczne Malta Tax and Customs Administration dodają czwarty: ewidencja jest "readily available at any time". Wystarczy, że zawiedzie jeden, a fringe benefit staje się cały zwrot, nie tylko część ponad pułap. Ta pułapka ma własny artykuł: maltańskie 35 centów: wszystko albo nic.

Ewidencja nie jest więc papierologią obok zwrotu. To jeden z warunków, które trzymają zwrot z dala od podatku.

Trzy kolumny, jedna po drugiej

Cel podróży. Dlaczego ta jazda była służbowa. Jeden z warunków r. 18(5) to użycie służbowe, a cel jest kolumną, która to pokazuje. „Spotkanie z klientem, przegląd kwartalny” mówi, po co jechałeś; „Spotkanie” mówi znacznie mniej.

Miejsce docelowe. Dokąd prowadziła podróż: adres klienta, budowa, dostawca. Nazwij miejsce na tyle jasno, żeby ktoś czytający ewidencję później wiedział, gdzie byłeś.

Odległość (km). Kilometry faktycznie przejechane w tej podróży. Rule 18(5) wiąże zwrot z "the distance actually covered", więc od tej kolumny liczy się wypłatę. Wpisuj przejechane kilometry, a nie szacunek.

Data nie należy do trzech danych wymienionych w Rule. Wzór ma kolumnę Data oznaczoną jako opcjonalna, bo wiersz z datą łatwiej dopasować do zwrotu, który dokumentuje.

Wypełniony tydzień

Przykładowy tydzień: trzy przejazdy tam i z powrotem z biura w Valletcie, zwracane według pułapu 0,35 € za kilometr. Miejsca i odległości są przykładowe.

Łączna odległość: 24 + 31 + 17 = 72 km. Przy 0,35 € zwrot wynosi 72 × 0,35 € = 25,20 €.

Każdy wiersz ma wszystkie trzy dane, a wypłatę liczy się z kolumny odległości według stawki nieprzekraczającej 35 centów.

Kto prowadzi ewidencję i jak długo

Pracodawca. Rule 18(5)(c) mówi "the employer has logged", więc zapis, którego wymaga Rule, należy do pracodawcy, niezależnie od tego, kto wpisuje wiersze.

Dostępna w każdej chwili. Ten warunek dotyczy możliwości przedstawienia ewidencji do weryfikacji, a nie jej treści.

Sześć lat. S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) obejmuje ewidencję z rule 18(5)(c), więc sześć lat to prawo, a nie wytyczne.

Kiedy ten wzór nie jest właściwym zapisem

Auto służbowe. Reguła 35 centów dotyczy prywatnego auta pracownika. Przy aucie, które zapewnia pracodawca, Malta wycenia świadczenie jako procent wartości samochodu, a pracodawca prowadzi rejestr floty bez pola na odległość. Przypadek, w którym kilometry mają znaczenie — jazdy point to point handlowca lub serwisanta — opisuje artykuł auto służbowe na Malcie i użytek point to point.

Furgonetka, motocykl albo pojazd powyżej 3 500 kg. Rule 8 wyłącza je z definicji vehicle, więc zwrot za kilometry dla nich w ogóle nie ma bezpiecznej przystani 35 centów.

Samozatrudnieni. Rule 18(5) dotyczy pracodawcy, który zwraca koszty pracownikowi. Osoba samozatrudniona nie ma nigdzie w maltańskim Income Tax Act żadnej kwoty za kilometr. Zostaje rzeczywisty koszt, na podstawie art. 14(1). Własną dokumentację przechowujesz dziewięć lat, licząc od każdej transakcji: ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate."

Stały ryczałt samochodowy. Dostajesz stały ryczałt na samochód zamiast zapłaty za kilometr? Zobacz ryczałt samochodowy czy kilometrówka na Malcie.

Zanim oddasz ewidencję

• Jeden wiersz dla każdej podróży objętej zwrotem i żadna opłacona podróż spoza ewidencji.
• Cel, miejsce docelowe i odległość wpisane w każdym wierszu.
• Odległości to faktycznie przejechane kilometry.
• Stawka nie przekracza 0,35 € za kilometr.
• Pracodawca może w każdej chwili przedstawić ewidencję i przechowuje ją sześć lat.

Jak DriveHub to ułatwia

Kolumny wzoru są proste. Trudno je wypełnić przy podróżach, których nikt nie zapisał: krótkiej jeździe w pracowity dzień albo celu wizyty sprzed ośmiu miesięcy. Przy tym przepisie jedna brakująca podróż to nie jest mała luka.

Przy dostępie do lokalizacji ustawionym na Zawsze DriveHub zapisuje w tle każdy przejazd — a jeśli kiedyś któryś pominie, mówi ci o tym. Zapisuje jazdy służbowe i prywatne, z telefonem w kieszeni. Większość przejazdów DriveHub sam przypisuje jako Służbowy albo Prywatny na podstawie twoich miejsc, wcześniejszych tras i godzin pracy, a o resztę pyta ciebie.

Jeśli iPhone zarejestrował jazdę bez pasującego przejazdu, na karcie Przejazdy pojawia się historia Pominięte przejazdy. Otwiera Brakujące przejazdy, gdzie przy każdej jeździe jest Odzyskaj, więc podróż można przywrócić, zanim ewidencja trafi do pracodawcy.

Dla Malty raport drukuje w każdym wierszu wszystkie trzy wymagane dane: cel twoimi słowami, miejsce docelowe i odległość. Blok danych identyfikacyjnych wskazuje pracownika, do którego ewidencja należy, gdy tylko wpiszesz jego imię i nazwisko w ustawieniach raportu. Śledzenie i sprawdzanie pominiętych przejazdów są bezpłatne; raport jest częścią DriveHub Pro.

DriveHub jest w App Store na iPhone'a. Maltańskie zasady, według których działa, są na stronie o Malcie, a konfiguracja automatycznego śledzenia zajmuje kilka minut, jeden raz. Papier, arkusze kalkulacyjne i aplikacje porównuje artykuł cztery sposoby prowadzenia ewidencji przebiegu.

Ta strona przedstawia to, co mówią same Rules, i wskazuje przepis, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego księgowego — i przynieś ewidencję.

Więcej do przeczytania

• Cent ponad 35 albo jeden brakujący przejazd — i cały zwrot staje się fringe benefit
• Ryczałt samochodowy czy kilometrówka na Malcie: stała kwota albo 35 centów za kilometr z ewidencją
• Auto służbowe na Malcie opodatkowuje się od jego wartości, nie od twoich kilometrów — chyba że jeździsz point to point