Журнал поездок в Великобритании — что записывать и какой из трёх сроков хранения ваш

Что должны содержать ваши записи, чтобы выдержать проверку HMRC, — и ставка, которую применяет DriveHub.

Ставка

0,55 £ за милю за первые 10 000 миль в год; 0,25 £ за милю сверх этого. Действует с 6 апреля 2026 г.

Автомобиль работодателя, топливо оплачивает работник — рекомендованные HMRC топливные ставки (advisory fuel rates), за милю

Бензин, до 1400 см³: 0,14 £
Бензин, от 1401 до 2000 см³: 0,17 £
Бензин, свыше 2000 см³: 0,27 £
Дизель, до 1600 см³: 0,15 £
Дизель, от 1601 до 2000 см³: 0,16 £
Дизель, свыше 2000 см³: 0,22 £
Газ (LPG), до 1400 см³: 0,11 £
Газ (LPG), от 1401 до 2000 см³: 0,13 £
Газ (LPG), свыше 2000 см³: 0,20 £
Полностью электрический, зарядка дома: 0,07 £
Полностью электрический, общественная зарядка: 0,15 £

Действуют с 1 сентября 2026 г.; HMRC пересматривает их каждый квартал, и DriveHub рассчитывает каждую поездку по ставкам того квартала, в котором она состоялась.

Норма, которая это регулирует

Approved Mileage Allowance Payments — утверждённые выплаты за пробег; установленной формы журнала нет.

Что нужно записывать о каждой поездке

По каждой поездке: дата
пункт отправления и пункт назначения (HMRC хочет видеть почтовые индексы)
расстояние
причина поездки. Записи ведутся своевременно, в хронологическом порядке и аккуратно; оценка «на глаз» не принимается

Сколько хранить записи

У срока хранения журнала три разных ответа, и ни один из них — не часто упоминаемые шесть лет: это правило для НДС, VATA 1994 Sch. 11 para. 6.

Самозанятый — TMA 1970 s. 12B(2)(a): не менее пяти лет после крайнего срока подачи декларации 31 января за соответствующий налоговый год. Точка отсчёта — срок подачи, и никакая формулировка вида «N лет после поездки» её не выражает.
Работник — TMA 1970 s. 12B(2)(b): не менее 22 месяцев после окончания налогового года.
Записи работодателя по PAYE — три года с конца налогового года.

А у подрядчика, работающего через собственную limited company, есть и четвёртый: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), три года.

Чем грозит ошибка

В налоговой льготе отказывают по тем поездкам, которые нельзя подтвердить.

На этой странице изложено, что говорят сами нормы и разъяснения HMRC, со ссылками, чтобы вы могли проверить их сами. Это не налоговая консультация, и ваша ситуация здесь не учтена. Когда речь идёт о деньгах, уточните у своего бухгалтера — и возьмите с собой записи.

Откуда эти данные

Источник требований выше: HMRC. DriveHub сверяет их и ставку с собственными страницами ведомства; эта страница собрана из этих данных.

DriveHub записывает это автоматически. Приложение отслеживает каждую поездку в фоне и сохраняет начало и конец, расстояние и маршрут. Запись поездок и проверка пропущенных поездок бесплатны; отчёт в том виде, которого ждёт налоговая, входит в DriveHub Pro.