Landengids · Estland · 6 min

Wordt een gps-sõidupäevik of een sõidupäevik-äpp geaccepteerd in Estland? § 4 beoordeelt de registratie

Door Andrei Zamiralov · Bijgewerkt op 5 oktober 2026

Je wilt een sõidupäevik-äpp of een gps-tracker je logboek laten bijhouden in plaats van alles met de hand op te schrijven. De vraag is niet of het hulpmiddel geaccepteerd is. De vraag is of de registratie die het maakt laat zien wat määrus 164 § 4 opsomt, voor elke rit.

Het korte antwoord

Een sõidupäevik wordt beoordeeld op wat het laat zien, niet op waarmee het werd bijgehouden. De regel is Vabariigi Valitsuse määrus nr 164, § 4 Arvestuse pidamine. Die somt op wat de registratie van het autogebruik moet laten zien. Er wordt geen product, geen apparaat en geen goedkeuring genoemd.

De vraag voor een app of een gps-logboek is dus of de registratie alle vier de punten van § 4 laat zien:

De naam van degene die de auto gebruikt — één keer, voor de registratie.
Het kenteken van de auto — één keer, voor de registratie.
De kilometerstand aan het begin en aan het einde van elke rit.
De datum en het doel van elke rit.

Een gps-spoor alleen laat de laatste twee niet zien. Het weet waar de auto heen reed en hoe ver. Het kent de kilometerstand niet, en het kan niet weten waarom je reed.

Wat § 4 werkelijk vereist

Dit is de tekst, uit de huidige versie (RT I, 02.07.2025, 18):

"Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses näidatakse: 1) sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi; 2) sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed; 3) sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga … sõidu korral; 4) kuupäev ja sõidu eesmärk iga … sõidu korral."

Het werkwoord is näidatakse — "wordt getoond". De tekst gaat over de inhoud van de registratie.

Bij punt 3 en 4 staat iga sõidu korral: bij elke rit. Bij punt 1 en 2 niet, dus een kop die de bestuurder en het kenteken één keer vermeldt, doet wat § 4 vraagt.

De volledige lijst, en de kant van de werkgever, staat op de Estse pagina over de sõidupäevik.

Wat een gps-logboek je geeft, en wat niet

Neem de vier punten een voor een.

Punt 1 en 2, de bestuurder en het kenteken. Elke app of elk apparaat kan die vermelden. Controleer of de export beide afdrukt, voor de auto waarvoor je werd betaald.

Punt 3, de kilometerstand. § 4 vraagt om "läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit": de stand van de kilometerteller van de auto aan het begin en aan het einde. Een route op een kaart is dat niet. Een afstand in kilometers ook niet. Exporteert een hulpmiddel alleen de afstand, dan mist de registratie een punt dat de verordening noemt.

Punt 4, de datum en het doel. De datum is makkelijk voor elke tracker. Het doel niet. Sõidu eesmärk is een reden, en een tracker kan die op geen enkele manier weten. Die moet je zelf opschrijven, voor elke zakelijke rit.

De test kost een minuut. Open een geëxporteerde maand en kijk of bij elke rit de kilometerstand aan beide kanten staat, en bij elke rit een doel.

Waarom "geaccepteerd" niet iets is wat een product kan zijn

De verordening legt de inhoud vast, geen procedure voor producten. In het hierboven geciteerde deel van § 4 staat geen register van goedgekeurde apps, geen certificaat en geen test. Een product dat zich "geaccepteerd" noemt, beschrijft zichzelf. Het Maksu- ja Tolliamet kijkt naar jouw registratie.

En er staat veel op het spel. De MTA:

"Kui isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist makstakse ilma arvestust pidamata, on väljamakse näol tegemist palgatuluga."

Wordt er zonder registratie betaald, dan is de hele betaling loon. Niets ervan blijft belastingvrij. Waarom die regel absoluut is, en hoe de oude vergoeding van € 64 in 2014 verdween, lees je in een vergoeding voor je eigen auto in Estland.

Er is een tweede regel voor een registratie die wel bestaat maar tekortschiet. Maksukorralduse seadus § 94 (1) staat toe dat de belasting wordt geschat "kui maksu määramiseks vajalikud kirjalikud tõendid on puudulikud, ebapiisavad, mitteusaldusväärsed, hävinud või kadunud". Dat geldt voor een onvolledige, ontoereikende en onbetrouwbare registratie, en voor een verloren registratie.

Wat geen app of gps-logboek voor je kan doen

Het schriftelijke besluit van de werkgever. § 3 van määrus 164 is een aparte voorwaarde. De werkgever beslist schriftelijk, met de naam van de ontvanger, "hüvitise suurus" en "sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse". Het vergoedt ritten die al gereden zijn. Het handboek van de MTA: "ei saa maksuvaba hüvitist maksta tulevaste sõitude eest, vaid ainult juba tehtud sõitude eest". Eén besluit mag meer dan één kalendermaand beslaan.

Het zeven jaar bewaren. Määrus 164 noemt geen bewaartermijn. Twee andere wetten wel. Raamatupidamise seadus § 12 lg 1 rekent zeven jaar vanaf het einde van het boekjaar. Maksukorralduse seadus § 58 rekent zeven jaar vanaf 1 januari na de laatste registratie in een reeks documenten, en dat is een sõidupäevik. Voor een logboek dat over meerdere jaren loopt, eindigt de tweede termijn later: die begint na de laatste registratie, dus de eerste bladzijden worden even lang bewaard als de laatste. Een logboek in een app moet zo lang exporteerbaar zijn, en de export moet zo lang bewaard blijven.

De auto van de zaak. Niets hiervan geldt voor een auto die je werkgever ter beschikking stelt. Die wordt belast naar de kilowatts van de auto volgens TuMS § 48 lg 8. Volgens de MTA haalt een logboek van privéritten je daar niet uit: "Erasõite ei ole võimalik arvestuse alusel hüvitada ja seetõttu ei ole sõidupäeviku pidamine vajalik." Zie auto van de zaak of je eigen auto in Estland.

Vragen voor elke app, elk apparaat of elke spreadsheet

Staat bij elke zakelijke rit de kilometerstand aan het begin en aan het einde?
Kun je voor elke rit een echt doel opschrijven, niet alleen "zakelijk"?
Toont de export je naam en het kenteken?
Laat het je weten wanneer het een rit gemist kan hebben?
Kun je elke maand exporteren en de bestanden zeven jaar bewaren?

Liever met de hand? Het Estse sõidupäevik-sjabloon heeft de vier punten als kolommen, of download het lege logboek als pdf of csv. De afwegingen tussen papier, spreadsheet, apparaat en app staan in hoe je een rittenregistratie bijhoudt.

Hoe DriveHub bij § 4 past

DriveHub is niet goedgekeurd of gecertificeerd door het Maksu- ja Tolliamet; § 4 voorziet niet in zo'n goedkeuring, voor geen enkel product. Wat het doet, is de ritten vastleggen en de punten afdrukken die § 4 noemt. Met locatietoegang op Altijd legt DriveHub elke rit op de achtergrond vast — en als het er ooit een mist, laat het je dat weten. Zakelijke en privéritten worden evengoed vastgelegd, en DriveHub deelt de meeste in als Zakelijk of Privé op basis van je locaties, eerdere routes en werktijden, en vraagt je naar de rest.

Het verhaal Te controleren: één rit met route, afstand en wat hij waard is als hij zakelijk is

Heeft je iPhone rijden geregistreerd zonder bijbehorende rit, dan verschijnt er op het tabblad Ritten een verhaal Gemiste ritten dat Ontbrekende ritten opent. Tik op Herstel om de rit terug te zetten, of voeg hem zelf toe.

De lijst Ontbrekende ritten: twee ritten die de iPhone vastlegde zonder bijbehorende rit, elk met Herstel en Geen rit

Het rapport vermeldt de datum, het doel in je eigen woorden en, voor elke zakelijke rit, de kilometerstand aan het begin en het einde. De getallen komen van jou: typ de twee standen bij de rit, of voer af en toe een stand van het dashboard in voor de auto, dan trekt DriveHub die rit voor rit door en markeert die getallen met ≈. Zonder enige stand blijft de kolom leeg. Op een rapport voor één auto staan de bestuurder en het kenteken één keer in de kop — waar § 4 ze plaatst. Met DriveHub Pro worden rapporten geëxporteerd als pdf, Excel of CSV. Op je apparaat vastgelegd. Als iCloud is ingeschakeld, synchroniseren je ritten ook via Apples iCloud. Kaarten en adreszoeken kunnen coördinaten of zoektekst naar Apple sturen. Je kiest zelf of je ritten deelt of exporteert.

Wat bij jou blijft. Het doel is een reden die alleen jij kunt opschrijven. Vergelijk een getal met ≈ af en toe met het dashboard, en corrigeer het bij de rit als ze verschillen. Het schriftelijke besluit van de werkgever is het document van de werkgever. En of de registratie volstaat, beslist het Maksu- ja Tolliamet, voor jouw registratie, niet voor DriveHub.

Bronnen

Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 (14.07.2006), §§ 3 en 4 (RT I, 02.07.2025, 18).
Maksu- ja Tolliamet, handboek Erisoodustused, hoofdstukken Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis en Tööandja sõiduauto (emta.ee/node/168/handbook/11/pdf).
Raamatupidamise seadus § 12 lg 1; maksukorralduse seadus §§ 58 en 94.
Tulumaksuseadus § 48 lg 8.
RT I, 26.08.2014, 8 (intrekking van määrus 164 § 6).

Deze pagina geeft weer wat määrus nr 164, de maksukorralduse seadus, de raamatupidamise seadus en het eigen handboek van de belastingdienst zeggen, en noemt ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je raamatupidaja — en neem het logboek mee.

De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Estland: eisen aan de rittenregistratie.