DriveHubRittenregistratie in Estland — zonder administratie is de hele vergoeding loon
Wat uw administratie moet bevatten om een controle door de Maksu- ja Tolliamet te doorstaan — en het bedrag waarmee DriveHub rekent.
Het kilometerbedrag
€ 0,50 per km, van kracht sinds 1 januari 2025.
De regel die het bepaalt
Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 (14.07.2006). § 4 Arvestuse pidamine regelt de sõidupäevik, het rittenboek; § 3 Hüvitise vormistamine gaat over het schriftelijke besluit van de werkgever (naam van de ontvanger, het bedrag, en de datum of periode). Sinds de wijziging RT I, 02.07.2025, 14 staat het bedrag niet meer in de verordening — § 5 verwijst nu naar TuMS § 13 lg 3 p 2.
Wat er per rit in moet
Letterlijk:
„Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses näidatakse: 1) sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi; 2) sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed; 3) sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga … sõidu korral; 4) kuupäev ja sõidu eesmärk iga … sõidu korral.“
- Dus: voor- en achternaam van wie de auto gebruikt
- het kenteken
- de kilometerstand aan het begin en einde van elke rit
- de datum en het doel van elke rit
Hoe lang u moet bewaren
Zeven jaar — en daarmee is Estland de uitschieter in zijn omgeving: raamatupidamise seadus § 12 lg 1, vanaf het einde van het boekjaar waarin de transactie is geboekt, en los daarvan maksukorralduse seadus § 58, zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na het opmaken van het document. De twee bepalingen meten hetzelfde document met verschillende klokken; wie per kalenderjaar aangifte doet, ziet de MKS-termijn het laatst aflopen.
Määrus nr 164 — de verordening over de sõidupäevik zelf — stelt helemaal geen termijn: säilit komt in de tekst RT I, 02.07.2025, 18 geen enkele keer voor. Er is geen onderscheid tussen werkgever en FIE (eenmanszaak), want beide zijn raamatupidamiskohustuslane, en MKS § 58 vangt alles op wat buiten de boekhoudplicht valt.
Wie tekortschiet, krijgt een schatting volgens MKS § 94 (1), die precies dit geval noemt — „kui maksu määramiseks vajalikud kirjalikud tõendid on puudulikud, ebapiisavad, mitteusaldusväärsed, hävinud või kadunud“ — bovenop de al geldende regel dat een betaling zonder arvestus gewoon loon is. De aanslag verjaart na drie jaar (vijf bij opzet); de administratie overleeft de controletermijn dus ruim.
Wat een fout kost
Absoluut. „Kui isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist makstakse ilma arvestust pidamata, on väljamakse näol tegemist palgatuluga.“ Zonder rittenboek is de hele betaling loon — het vroegere forfait van 64 €/maand zonder administratie, van vóór 2025, bestaat niet meer.
De auto van de zaak is een andere belasting, met een andere vorm
Alles hierboven gaat over de isikliku sõiduauto hüvitis — uw eigen auto. Stelt de werkgever de auto ter beschikking, dan heft TuMS § 48 lg 8 bij de werkgever een erisoodustus (belasting op voordelen in natura), berekend naar de auto en niet naar de ritten: „uuel sõiduautol 1,96 eurot kW kohta kuus, üle 5 aasta vanusel sõiduautol 1,47 eurot kW kohta kuus“ (MTA-handboek Erisoodustused, hoofdstuk Tööandja sõiduauto, laatst bijgewerkt op 08.01.2025). Drie gevolgen, op één plek bij elkaar:
- De afstand speelt geen rol. Het voordeel ontstaat doordat de auto beschikbaar wordt gesteld — „ei ole oluline tööandja sõiduauto kasutamine erasõitudeks, vaid sõiduauto kasutamise võimaldamine“ — dus minder rijden verlaagt het niet en meer rijden verhoogt het niet. Daarom berekent DriveHub voor zo'n auto geen bedrag en noemt het in plaats daarvan de belasting die geldt.
- Een rittenboek is geen uitweg. „Erasõite ei ole võimalik arvestuse alusel hüvitada ja seetõttu ei ole sõidupäeviku pidamine vajalik.“ De uitweg is een aantekening in het register van de Transpordiamet dat de auto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt: „Kui Transpordiametit ei ole teavitatud/puudub vastav märge, siis tööandja võimaldab töötajatel kasutada firma sõiduautot erasõitudeks.“ Dat is een handeling van de werkgever, en geen administratie van de bestuurder kan die vervangen.
- Alleen M1. De meldplicht geldt voor personenauto's; „N1-kategooria sõidukite (kaubikute) kasutamisest teavitama ei pea“, al kan de waardering per kW nog steeds worden toegepast op een bestelwagen die de werkgever privé laat gebruiken.
Deze pagina geeft weer wat de regelgeving en de dienst zelf zeggen, met vindplaats, zodat u het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kent uw situatie niet. Als het om geld gaat: vraag uw belastingadviseur — en neem de administratie mee.
Waar dit vandaan komt
Bron van de eisen hierboven: de publicaties van de Maksu- ja Tolliamet. DriveHub toetst ze en het kilometerbedrag aan de eigen pagina's van die instantie; deze pagina is op dat materiaal gebaseerd.
DriveHub legt dit automatisch vast. De app registreert elke rit op de achtergrond en bewaart begin en einde, de afstand en de route. Het registreren en de controle op ontbrekende ritten zijn gratis; het rapport in de vorm die de fiscus verwacht, hoort bij DriveHub Pro.
