DriveHubLandengids · Estland · 6 min
Sõidupäeviku näidis voor Estland: de vier dingen die § 4 vraagt, gratis als pdf of als csv voor Excel
Je krijgt een vergoeding voor ritten met je eigen auto voor het werk in Estland, en je hebt vandaag een sõidupäeviku näidis nodig. Hieronder staat een leeg exemplaar, als pdf of voor Excel, met de vier dingen die het volgens määrus 164 § 4 moet laten zien en een voorbeeld van hoe je het invult.
Het korte antwoord
Download het lege Estse logboek als pdf om af te drukken of als csv om in Excel te openen. Beide zijn gratis, en beide hebben de kolomnamen in het Ests en het Engels. Zet Excel alles in één kolom, open het bestand dan via Gegevens → Van tekst/CSV en kies de komma als scheidingsteken.
Het sjabloon volgt Vabariigi Valitsuse määrus nr 164, § 4 (Arvestuse pidamine). Dat vraagt om vier dingen:
- De naam van degene die de auto gebruikt.
- Het kenteken van de auto.
- De kilometerstand aan het begin en aan het einde van elke rit.
- De datum en het doel van elke rit.
De eerste twee schrijf je één keer op, boven aan het logboek. De laatste twee vul je in elke regel in.
Wat § 4 woordelijk zegt
"Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses näidatakse: 1) sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi; 2) sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed; 3) sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga … sõidu korral; 4) kuupäev ja sõidu eesmärk iga … sõidu korral."
Bij punt 3 en 4 staat iga sõidu korral, bij elke rit. Bij punt 1 en 2 niet. Daarom zet het sjabloon je naam en het kenteken één keer in een kop, en houdt het de tabel voor de ritten.
De tabel heeft geen kolom voor de afstand, omdat § 4 daar niet om vraagt. De afstand van een rit is de eindstand min de beginstand.
Zo vul je het in
Schrijf je voornaam en achternaam en het kenteken op de twee regels van de kop. Voeg daarna per werkrit één regel toe, zoals in dit voorbeeld:
| Kuupäev / Datum | Läbisõidumõõdiku algnäit / Kilometerstand begin | Läbisõidumõõdiku lõppnäit / Kilometerstand einde | Sõidu eesmärk / Doel van de rit |
|---|---|---|---|
| 03.11.2026 | 45 210 | 45 262 | Overleg met een leverancier in Saku |
| 05.11.2026 | 45 301 | 45 501 | Inspectie op locatie voor een klant in Rakvere |
| 10.11.2026 | 45 640 | 45 671 | Documenten afgeleverd bij de bank van het bedrijf |
De drie ritten zijn 52, 200 en 31 kilometer: 283 kilometer in totaal.
Schrijf het doel zo op dat iemand die het later leest, kan zien waarom de rit voor het werk was. Alleen "werk" zegt niets. Een plaats en een reden wel.
Wat er gebeurt zonder logboek in Estland
Veel landen korten een vergoeding als de registratie mager is. In Estland kost betalen zonder enige registratie alles. De belastingdienst, het Maksu- ja Tolliamet, zegt:
"Kui isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist makstakse ilma arvestust pidamata, on väljamakse näol tegemist palgatuluga."
Wordt er zonder logboek betaald, dan is de hele vergoeding loon. De vaste € 64 per maand waarvoor geen registratie nodig was, is op 1 september 2014 afgeschaft. Een vergoeding voor je eigen auto in Estland behandelt die regel en de geschiedenis ervan volledig.
Het logboek is niet al het papierwerk
Een sõidupäevik is een van twee voorwaarden. De andere is een schriftelijk besluit van de werkgever volgens § 3, Hüvitise vormistamine. Dat noemt degene die wordt betaald, "hüvitise suurus" (het bedrag), en "sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse" (de datum, of de periode, van de ritten waarvan het de kosten vergoedt).
Het besluit vergoedt ritten die al gereden zijn: het handboek van de belastingdienst zegt dat een belastingvrije vergoeding "ei saa … maksta tulevaste sõitude eest, vaid ainult juba tehtud sõitude eest". Eén besluit mag meer dan een kalendermaand beslaan: "Otsuse võib teha ka pikema perioodi kohta kui üks kalendrikuu." De werkgever geeft de vergoeding vervolgens uiterlijk op 1 februari van het jaar daarna aan op INF 14.
Het sjabloon vervangt het besluit niet. Alleen de werkgever kan het schrijven. In je eigen OÜ is het besluit van het bedrijf, dus als bestuurslid schrijf je het zelf.
Hoe lang je het logboek bewaart: zeven jaar
Twee wetten bepalen de termijn, en beide zeggen zeven jaar:
- Raamatupidamise seadus § 12 lg 1: vanaf het einde van het boekjaar waarin de transactie werd geboekt.
- Maksukorralduse seadus § 58: vanaf 1 januari van het jaar nadat het document werd opgemaakt. Voor een reeks registraties, en dat is een sõidupäevik, begint de termijn op 1 januari na de laatste registratie: "toimiku või dokumentide kogumiku puhul viimase sissekande tegemisele järgneva aasta 1. jaanuarist".
De twee termijnen verschillen, dus houd de laatste aan. Neem een boekje dat in maart 2025 is begonnen en waarin de laatste registratie in februari 2027 wordt gemaakt. De termijn begint op 1 januari 2028 en loopt zeven jaar, tot het einde van 2034. De eerste bladzijden, uit 2025, worden even lang bewaard als de laatste.
Määrus 164 zelf noemt geen termijn. Ontbreekt de registratie of is die onbetrouwbaar, dan mag de belastingdienst de belasting schatten volgens maksukorralduse seadus § 94 lg 1.
Wanneer je dit sjabloon niet nodig hebt
Een auto van de zaak. Het sjabloon is voor je eigen auto. Een auto die de werkgever ter beschikking stelt, wordt per kilowatt belast als erisoodustus, wat de afstand ook is, en volgens de belastingdienst verandert een logboek daar niets aan: "Erasõite ei ole võimalik arvestuse alusel hüvitada ja seetõttu ei ole sõidupäeviku pidamine vajalik." Auto van de zaak of je eigen auto in Estland zet de twee naast elkaar.
Een dienstreis (lähetus).** De kosten van de eigen auto tijdens een lähetus mogen in plaats daarvan op basis van kostenbewijzen worden vergoed volgens de regels voor dienstreizen. Dat is een andere route dan dit logboek.
Een werknemer met een beperking. Dezelfde registratie wordt bijgehouden, maar elk motorvoertuig mag worden vergoed, en ook de rit tussen huis en werk als daarvoor geen openbaar vervoer kan worden gebruikt.
Hoe DriveHub dit makkelijker maakt
Een papieren logboek faalt op een voorspelbare manier. De rit in februari wordt niet opgeschreven, de kilometerstand wordt gegokt, het doel wordt een maand later ingevuld. In Estland is een vergoeding die zonder registratie wordt betaald loon — helemaal.
Met locatietoegang op Altijd legt DriveHub elke rit op de achtergrond vast — en als het er ooit een mist, laat het je dat weten. Je locaties, eerdere routes en werktijden delen de meeste ritten in als Zakelijk of Privé; de rest handel je zelf af, en je vult het doel in je eigen woorden in.
Het rapport vermeldt de datum, het doel dat je in de notitie bij de rit schreef, en de kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit, en op een rapport voor één auto de bestuurder en het kenteken één keer in de kop. Daar plaatst § 4 ze ook. Heb je voor een rit de kilometerstand niet van het dashboard afgelezen, dan wordt het getal berekend uit je laatste stand en gemarkeerd met ≈, dus voer af en toe een stand in. Registreren is gratis; het rapport exporteren als pdf, Excel of CSV hoort bij DriveHub Pro.
Wat de app niet kan maken, is het schriftelijke besluit van de werkgever. Dat blijft bij de werkgever.
DriveHub staat in de App Store voor de iPhone. De Estse regels staan op de pagina Estland. Automatische registratie instellen kost een paar minuten, eenmalig. Of een logboek via gps of een app aan § 4 voldoet, lees je in wordt een sõidupäevik via gps of een app geaccepteerd in Estland?. Papier, spreadsheets en apps worden vergeleken in vier manieren om een rittenregistratie bij te houden.
Bronnen
- Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 (14.07.2006), §§ 3 en 4 (RT I, 02.07.2025, 18).
- Maksu- ja Tolliamet, Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis en hoofdstuk 11656 van het handboek; handboek Erisoodustused, hoofdstuk Tööandja sõiduauto.
- Raamatupidamise seadus § 12 lg 1; maksukorralduse seadus §§ 58 en 94.
- RT I, 26.08.2014, 8 (intrekking van määrus 164 § 6).
Deze pagina geeft weer wat de verordening en het eigen handboek van de belastingdienst zeggen, en noemt ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je raamatupidaja — en neem het logboek mee.
De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Estland: eisen aan de rittenregistratie.