Przewodnik po kraju · Estonia · 6 min

Sõidupäeviku näidis dla Estonii: cztery rzeczy, których wymaga § 4, za darmo jako PDF lub CSV do Excela

Autor: Andrei Zamiralov · Zaktualizowano 5 października 2026

Dostajesz zwrot za jazdę własnym samochodem do pracy w Estonii i jeszcze dziś potrzebujesz sõidupäeviku näidis. Poniżej jest pusty wzór, jako PDF albo do Excela, z czterema rzeczami, które według määrus 164 § 4 musi pokazywać, i przykładem, jak go wypełnić.

Krótka odpowiedź

Pobierz pustą estońską ewidencję jako PDF do wydruku albo CSV do otwarcia w Excelu. Oba pliki są darmowe i oba mają nazwy kolumn po estońsku i po angielsku. Jeśli Excel pokazuje wszystko w jednej kolumnie, otwórz plik przez Dane → Z pliku tekstowego/CSV i wybierz przecinek jako separator.

Wzór opiera się na Vabariigi Valitsuse määrus nr 164, § 4 (Arvestuse pidamine). Wymaga czterech rzeczy:

1. Imienia i nazwiska osoby używającej samochodu.
2. Numeru rejestracyjnego samochodu.
3. Stanu licznika na początku i na końcu każdego przejazdu.
4. Daty i celu każdego przejazdu.

Pierwsze dwie wpisuje się raz, na górze ewidencji. Dwie ostatnie wypełnia się w każdym wierszu.

Co dosłownie mówi § 4

„Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses näidatakse: 1) sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi; 2) sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed; 3) sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga … sõidu korral; 4) kuupäev ja sõidu eesmärk iga … sõidu korral.”

Punkty 3 i 4 mówią iga sõidu korral, przy każdym przejeździe. Punkty 1 i 2 — nie. Dlatego wzór umieszcza twoje imię i nazwisko oraz numer rejestracyjny w nagłówku, raz, a tabelę zostawia na przejazdy.

Tabela nie ma kolumny z odległością, bo § 4 jej nie wymaga. Odległość przejazdu to stan końcowy licznika minus stan początkowy.

Jak ją wypełnić

W dwóch wierszach nagłówka wpisz imię, nazwisko i numer rejestracyjny. Potem dodaj jeden wiersz na każdy przejazd służbowy, jak w tym przykładzie:

Te trzy przejazdy to 52, 200 i 31 kilometrów: razem 283 kilometry.

Cel zapisz tak, żeby ktoś, kto przeczyta go później, wiedział, dlaczego jazda była służbowa. Samo „praca” nic mu nie powie. Miejsce i powód — tak.

Co się dzieje bez ewidencji w Estonii

Wiele krajów obcina zwrot, gdy dokumentacja jest skąpa. W Estonii wypłata bez żadnej ewidencji kosztuje całość. Urząd skarbowy, Maksu- ja Tolliamet, mówi:

„Kui isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist makstakse ilma arvestust pidamata, on väljamakse näol tegemist palgatuluga.”

Wypłacony bez ewidencji cały zwrot jest pensją. Ryczałt 64 € miesięcznie, który nie wymagał żadnej dokumentacji, uchylono 1 września 2014 r. Zwrot za własny samochód w Estonii omawia tę regułę i jej historię w całości.

Ewidencja to nie wszystkie papiery

Sõidupäevik to jeden z dwóch warunków. Drugim jest pisemna decyzja pracodawcy zgodnie z § 3, Hüvitise vormistamine. Wskazuje ona osobę, której się płaci, „hüvitise suurus” (kwotę) oraz „sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse” (datę albo okres przejazdów, których koszty pokrywa).

Decyzja płaci za przejazdy już odbyte: podręcznik urzędu skarbowego mówi, że wolnego od podatku zwrotu „ei saa … maksta tulevaste sõitude eest, vaid ainult juba tehtud sõitude eest”. Jedna decyzja może obejmować okres dłuższy niż miesiąc kalendarzowy: „Otsuse võib teha ka pikema perioodi kohta kui üks kalendrikuu.” Pracodawca deklaruje następnie zwrot na INF 14 do 1 lutego następnego roku.

Wzór nie zastępuje decyzji. Napisać ją może tylko pracodawca. We własnej OÜ decyzja należy do spółki, więc jako członek jej zarządu piszesz ją sam.

Jak długo przechowywać ewidencję: siedem lat

Okres wyznaczają dwie ustawy i obie mówią siedem lat:

• Raamatupidamise seadus § 12 lg 1: od końca roku obrotowego, w którym zaksięgowano operację.
• Maksukorralduse seadus § 58: od 1 stycznia roku następującego po sporządzeniu dokumentu. Dla zbioru wpisów, a sõidupäevik nim jest, termin biegnie od 1 stycznia po ostatnim wpisie: „toimiku või dokumentide kogumiku puhul viimase sissekande tegemisele järgneva aasta 1. jaanuarist”.

Oba terminy się różnią, więc trzymaj się późniejszego. Weźmy zeszyt założony w marcu 2025 roku, którego ostatni wpis powstaje w lutym 2027 roku. Jego termin zaczyna biec 1 stycznia 2028 roku i trwa siedem lat, do końca 2034 roku. Pierwsze strony, z 2025 roku, przechowuje się tak długo jak ostatnie.

Sam määrus 164 nie wyznacza żadnego okresu. Jeśli dokumentacji brakuje albo jest niewiarygodna, urząd skarbowy może oszacować podatek na podstawie maksukorralduse seadus § 94 lg 1.

Kiedy ten wzór nie jest tym, którego potrzebujesz

Samochód służbowy. Wzór jest do własnego samochodu. Samochód zapewniony przez pracodawcę opodatkowany jest jako erisoodustus od kilowata, niezależnie od przebiegu, a urząd skarbowy mówi, że ewidencja tego nie zmienia: „Erasõite ei ole võimalik arvestuse alusel hüvitada ja seetõttu ei ole sõidupäeviku pidamine vajalik.” Samochód służbowy czy własny w Estonii zestawia oba warianty obok siebie.

Podróż służbowa (lähetus).** Koszty własnego samochodu w ramach lähetus można zamiast tego zwrócić na podstawie dokumentów kosztowych według zasad dla podróży służbowych. To droga odrębna od tej ewidencji.

Pracownik z niepełnosprawnością. Prowadzi się taką samą ewidencję, ale zwrot może dotyczyć każdego pojazdu silnikowego, a także drogi między domem a pracą, jeśli nie da się jej pokonać komunikacją publiczną.

Jak DriveHub to ułatwia

Papierowa ewidencja zawodzi w przewidywalny sposób. Przejazd z lutego zostaje niezapisany, stan licznika jest zgadywany, cel uzupełniany miesiąc później. W Estonii zwrot wypłacony bez ewidencji jest pensją — w całości.

Przy dostępie do lokalizacji ustawionym na Zawsze DriveHub zapisuje w tle każdy przejazd — a jeśli kiedyś któryś pominie, mówi ci o tym. Twoje miejsca, wcześniejsze trasy i godziny pracy przypisują większość przejazdów jako Służbowy albo Prywatny; resztę rozstrzygasz sam i dopisujesz cel własnymi słowami.

Raport drukuje datę, cel, który wpisałeś w notatce przejazdu, oraz stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu, a w raporcie dla jednego samochodu — kierowcę i numer rejestracyjny raz, w nagłówku. Tam umieszcza je § 4. Jeśli przy danym przejeździe nie odczytałeś licznika z deski rozdzielczej, liczba jest wyliczana z ostatniego odczytu i oznaczona ≈, więc co jakiś czas wpisz odczyt. Śledzenie jest bezpłatne; eksport raportu do PDF, Excela lub CSV jest częścią DriveHub Pro.

Nie wytworzy natomiast pisemnej decyzji pracodawcy. To zostaje po stronie pracodawcy.

DriveHub jest w App Store na iPhone'a. Estońskie zasady są na stronie o Estonii. Konfiguracja automatycznego śledzenia zajmuje kilka minut, jeden raz. Czy ewidencja z GPS lub aplikacji spełnia § 4, wyjaśnia czy w Estonii akceptuje się sõidupäevik z GPS lub aplikacji?. Papier, arkusze kalkulacyjne i aplikacje porównuje cztery sposoby prowadzenia ewidencji przebiegu.

Źródła

• Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 (14.07.2006), §§ 3 i 4 (RT I, 02.07.2025, 18).
• Maksu- ja Tolliamet, Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis i rozdział 11656 podręcznika; podręcznik Erisoodustused, rozdział Tööandja sõiduauto.
• Raamatupidamise seadus § 12 lg 1; maksukorralduse seadus §§ 58 i 94.
• RT I, 26.08.2014, 8 (uchylenie määrus 164 § 6).

Ta strona przedstawia to, co mówią rozporządzenie i podręcznik samego urzędu skarbowego, i wskazuje je, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego raamatupidaja — i przynieś ewidencję.

Więcej do przeczytania

• Autokompensatsioon z własnej OÜ: wypłacana juhatuse liige, nie omanikowi
• Samochód na OÜ czy własny? W Estonii jeden podatek liczy kilowaty, drugi kilometry
• Zwrot za własny samochód w Estonii — 64 € miesięcznie, których już nie ma