DriveHubRegistro di bordo in Germania — che cosa chiede il fisco, e perché una lacuna costa l’anno intero
Che cosa devono contenere le tue registrazioni per superare un controllo del Bundesministerium der Finanzen — e la tariffa che applica DriveHub.
La tariffa
0,30 € al km, in vigore dal 1° gennaio 2014.
Chi stabilisce la regola
Il Bundesministerium der Finanzen; il testo operativo è una direttiva amministrativa, non la legge.
La norma di riferimento
Il § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG consente di valutare l’uso privato di un veicolo in base ai costi effettivi, invece che con la regola forfettaria dell’1 % del prezzo di listino, solo se esiste «ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch», un registro di bordo tenuto regolarmente. Che cosa significhi ordnungsgemäß è precisato nella R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Che cosa va registrato per ogni viaggio
Obbligatorio per ogni viaggio di lavoro, testualmente
«Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.» — data e contachilometri all’inizio e alla fine di ogni singolo viaggio di lavoro, destinazione, scopo e partner d’affari incontrati.
Obbligatorio per gli altri viaggi
Viaggi privati: soltanto le «Kilometerangaben», i chilometri. Tragitto casa↔prima sede di lavoro: «jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch», una breve annotazione ogni volta. Le deviazioni vanno registrate.
In che forma
- Tenuto «zeitnah und in geschlossener Form», cioè tempestivamente e in forma chiusa, e le annotazioni devono «die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben» — una catena ininterrotta, viaggi privati compresi.
- Registri elettronici: «nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden» — le modifiche successive devono essere tecnicamente impossibili o almeno documentate. Documentate nel file esportato: la registrazione deve reggersi da sola, senza dover interrogare chi amministra il sistema.
- La regola dei sette giorni. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 accetta la rilevazione automatica se il conducente inserisce lo scopo del viaggio entro sette giorni di calendario dal viaggio.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: piccole imperfezioni, da sole, non invalidano un registro.
Per quanto tempo conservarle
Dieci anni per il registro stesso, dalla fine dell’anno solare dell’ultima annotazione — AO § 147 Abs. 3 S. 1 e Abs. 4 — e sei anni per il conto salariale del datore di lavoro (Lohnkonto) ai sensi del § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. La riduzione a otto anni, di cui si è molto parlato, non riguarda il Fahrtenbuch. Il Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), in vigore dal 1° gennaio 2025, ha portato a otto anni soltanto i documenti contabili (Buchungsbelege, Abs. 1 Nr. 4); un Fahrtenbuch è una registrazione (Aufzeichnung) ai sensi del Nr. 1 ed è rimasto a dieci. Chi legge la notizia e accorcia la conservazione del proprio registro sbaglia di due anni. Il termine inoltre non scade finché è aperto il termine di accertamento (Abs. 3 S. 5). In forma elettronica, l’AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 vuole che la registrazione possa essere «maschinell ausgewertet werden» per tutto il periodo — quindi un PDF da solo non soddisfa l’obbligo di conservazione tedesco; accanto al PDF deve sopravvivere l’esportazione leggibile dalla macchina. In caso di inadempienza si ha sia una stima (Schätzung, § 162 Abs. 2 S. 2) sia una sanzione fino a 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), oltre alla perdita del registro e al ritorno al metodo dell’1 %.
Quanto costa un errore
Il fisco torna al metodo dell’1 % / 0,03 %, di solito molto più costoso. E non vale viaggio per viaggio: una lacuna nella catena invalida il registro per l’intero anno.
Questa pagina riporta ciò che dicono le direttive e la legge stessa, con i riferimenti, perché tu possa verificarli. Non è una consulenza fiscale e non conosce la tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista — e porta con te le registrazioni.
Da dove viene
Fonte dei requisiti indicati sopra: il Bundesministerium der Finanzen. DriveHub li verifica, insieme alla tariffa, sulle pagine dell’autorità stessa; questa pagina è generata da quei dati.
DriveHub lo registra in automatico. Segue ogni viaggio in background e ne conserva inizio e fine, distanza e percorso. La registrazione e il controllo dei viaggi mancanti sono gratuiti; il report nella forma che si aspetta l’amministrazione fiscale fa parte di DriveHub Pro.
