DriveHubFahrtenbuch na Alemanha — o que o Finanzamt exige, e porque uma falha custa o ano inteiro
O que os seus registos têm de conter para resistirem a uma verificação do Finanzamt — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor por quilómetro
0,30 € por km, em vigor desde 1 de janeiro de 2014.
Quem define a regra
O Bundesministerium der Finanzen; o texto que se aplica na prática é uma diretriz administrativa, não a lei.
A norma aplicável
O § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG só permite avaliar o uso privado de um veículo pelo custo efetivo, em vez da regra de 1 % do preço de tabela, quando existe «ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch». O que ordnungsgemäß quer dizer está concretizado na R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
O que cada deslocação tem de registar
Obrigatório em cada deslocação profissional, na íntegra
«Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.»
Ou seja: a data e a leitura do conta-quilómetros no início e no fim de cada deslocação, o destino, o motivo e os parceiros de negócio visitados.
Obrigatório nas restantes deslocações
Deslocações privadas: apenas «Kilometerangaben», os quilómetros. Casa ↔ primeiro local de trabalho: «jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch», uma breve nota. Os desvios têm de ser registados.
Em que forma
- Feito «zeitnah und in geschlossener Form» — no momento e de forma fechada —, e os registos têm de «die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben»: uma cadeia sem interrupções, deslocações privadas incluídas.
- Registos eletrónicos: «nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden». Documentadas no próprio ficheiro exportado — o registo tem de se sustentar sozinho, sem ser preciso consultar quem administra o sistema.
- A regra dos sete dias: o FG Niedersachsen, 23.01.2019 – 3 K 107/18, aceita o registo automático quando o condutor indica o motivo da deslocação no prazo de sete dias de calendário.
- BFH, 10.04.2008 – VI R 38/06: pequenas falhas, por si só, não invalidam o registo.
Durante quanto tempo guardar
Dez anos para o próprio registo, a contar do fim do ano civil da última entrada — AO § 147 Abs. 3 S. 1 e Abs. 4 — e seis anos para o Lohnkonto da entidade empregadora, nos termos do § 41 Abs. 1 S. 9 EStG.
A tão noticiada redução para oito anos não abrange o Fahrtenbuch. O Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), em vigor desde 1 de janeiro de 2025, reduziu para oito apenas os Buchungsbelege (Abs. 1 Nr. 4); um Fahrtenbuch é uma Aufzeichnung do Nr. 1 e continua nos dez. Quem lê as notícias e encurta a conservação do registo engana-se em dois anos. O prazo também não termina enquanto o prazo de liquidação estiver aberto (Abs. 3 S. 5).
Em formato eletrónico, o AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 exige que o registo possa ser «maschinell ausgewertet werden» durante todo o prazo — um PDF sozinho não cumpre a conservação alemã; a exportação legível por máquina tem de sobreviver ao lado dele. A falta dá lugar a uma Schätzung, uma estimativa (§ 162 Abs. 2 S. 2), e a uma coima até 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), além da perda do registo e da passagem ao método de 1 %.
O que custa um erro
O Finanzamt volta ao método de 1 % / 0,03 %, normalmente muito mais caro. E não é deslocação a deslocação: uma quebra na cadeia invalida o registo do ano inteiro.
Esta página reproduz o que dizem as normas e a própria autoridade, com as referências, para que as possa verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando há dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve os registos.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: as publicações do Bundesministerium der Finanzen. O DriveHub confronta-os, e ao valor por quilómetro, com as páginas da própria autoridade; esta página é gerada a partir desse material.
O DriveHub regista isto automaticamente. A aplicação acompanha cada deslocação em segundo plano e guarda o início e o fim, os quilómetros e o percurso. O registo e a verificação de deslocações em falta são gratuitos; o relatório no formato que a autoridade tributária espera faz parte do DriveHub Pro.
