DriveHubCarnet de bord en Allemagne — ce que le Fahrtenbuch doit contenir, et pourquoi une lacune coûte toute l’année
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle du Bundesministerium der Finanzen — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
0,30 € par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2014.
Qui fixe la règle
Le Bundesministerium der Finanzen (ministère fédéral des Finances) ; le texte opérationnel est une directive administrative, et non la loi.
La règle applicable
Le § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG permet d’évaluer l’usage privé d’un véhicule à ses coûts réels, plutôt que selon la règle forfaitaire de 1 % du prix catalogue, uniquement s’il existe « ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch » — un carnet de bord tenu en bonne et due forme. Ce que signifie « ordnungsgemäß » est précisé par les R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Ce que chaque trajet doit consigner
Pour chaque trajet professionnel, dans le texte
« Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. » Soit : la date et le kilométrage au début et à la fin de chaque trajet professionnel, la destination, le motif du déplacement et les partenaires commerciaux rencontrés.
Pour les autres trajets
Trajets privés : les seules « Kilometerangaben » (indications kilométriques). Trajet domicile ↔ premier lieu de travail : « jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch » (à chaque fois, une brève mention dans le carnet). Les détours doivent être consignés.
Forme des relevés
- Tenu « zeitnah und in geschlossener Form » (au fil des trajets et sous une forme close), les mentions devant « die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben » — une chaîne ininterrompue, trajets privés compris.
- Carnets électroniques : « nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden » (toute modification ultérieure doit être techniquement exclue, ou du moins documentée). Documentée dans le fichier exporté : le relevé doit se suffire à lui-même, sans qu’il faille interroger l’administrateur du système.
- La règle des sept jours. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 admet la saisie automatique lorsque le conducteur indique le motif du trajet dans les sept jours calendaires qui le suivent.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06 : de petites insuffisances ne suffisent pas, à elles seules, à invalider un carnet de bord.
Durée de conservation
Dix ans pour le carnet lui-même, à compter de la fin de l’année civile de la dernière écriture — AO § 147 Abs. 3 S. 1 et Abs. 4 — et six ans pour le compte de paie (Lohnkonto) de l’employeur, au titre du § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. La réduction à huit ans, largement relayée, ne concerne pas le Fahrtenbuch. Le Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), en vigueur depuis le 1er janvier 2025, n’a ramené à huit ans que les Buchungsbelege (pièces comptables, Abs. 1 Nr. 4) ; un Fahrtenbuch est une Aufzeichnung au sens du Nr. 1 et reste à dix ans. Qui se fie à la presse et raccourcit la conservation de son carnet se trompe de deux ans. Le délai n’expire pas non plus tant que le délai d’imposition reste ouvert (Abs. 3 S. 5). Sous forme électronique, l’AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 exige que le relevé puisse être « maschinell ausgewertet werden » — exploité par machine — pendant toute la durée : un PDF seul ne satisfait donc pas à l’obligation allemande de conservation, et l’export lisible par machine doit être conservé à côté. Le manquement entraîne à la fois une Schätzung, une estimation d’office (§ 162 Abs. 2 S. 2), et une amende pouvant atteindre 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), en plus de la perte du carnet et du retour à la méthode du 1 %.
Ce que coûte une erreur
L’administration revient à la méthode du 1 % / 0,03 %, en général bien plus coûteuse. Et ce n’est pas trajet par trajet : une rupture de la chaîne invalide le carnet pour toute l’année.
Cette page reprend ce que disent les directives et la loi elles-mêmes, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre conseiller fiscal — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Bundesministerium der Finanzen. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.