DriveHubFahrtenbuch в Германии — что требует налоговая и почему один пробел стоит целого года
Что должны содержать ваши записи, чтобы выдержать проверку Bundesministerium der Finanzen, — и ставка, которую применяет DriveHub.
Ставка
0,30 € за километр. Действует с 1 января 2014 г.
Кто устанавливает правило
Bundesministerium der Finanzen (федеральное министерство финансов); действующий текст — административное руководство, а не закон.
Норма, которая это регулирует
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG позволяет оценивать личное использование автомобиля по фактическим расходам вместо правила 1 % от прейскурантной цены — только если ведётся «ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch», надлежащий журнал поездок. Что значит «ordnungsgemäß», раскрывается в R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Что нужно записывать о каждой поездке
Обязательно для каждой служебной поездки, дословно
«Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.» — дата и показания одометра в начале и в конце каждой служебной поездки, пункт назначения, цель поездки и деловые партнёры, которых вы посетили.
Обязательно для остальных поездок
Для личных поездок — только «Kilometerangaben», километры. Для дороги между домом и первым местом работы — «jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch», краткая отметка в журнале. Объезды нужно записывать.
В какой форме можно вести записи
- Журнал ведётся «zeitnah und in geschlossener Form» — своевременно и в замкнутой форме, — а записи должны «die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben»: одна непрерывная цепочка, включая личные поездки.
- Электронный журнал: «nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden» — последующие изменения должны быть технически исключены или хотя бы задокументированы. Задокументированы в самом экспортированном файле: запись должна быть самодостаточной, без обращения к тому, кто администрирует систему.
- Правило семи дней. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 признаёт автоматическую запись, если водитель вносит цель поездки в течение семи календарных дней после неё.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: одни лишь мелкие недочёты журнал недействительным не делают.
Сколько хранить записи
Десять лет для самого журнала, с конца календарного года последней записи — AO § 147 Abs. 3 S. 1 и Abs. 4, — и шесть лет для зарплатного счёта работодателя (Lohnkonto) по § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Широко обсуждавшееся сокращение до восьми лет на Fahrtenbuch не распространяется. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), вступивший в силу 1 января 2025 г., сократил до восьми лет только Buchungsbelege — бухгалтерские первичные документы (Abs. 1 Nr. 4); Fahrtenbuch — это Aufzeichnung, запись по Nr. 1, и для неё срок остался десять лет. Тот, кто прочитал новости и стал хранить журнал меньше, ошибается на два года. Срок также не истекает, пока открыт срок для начисления налога (Abs. 3 S. 5). В электронном виде AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 требует, чтобы запись всё это время могла «maschinell ausgewertet werden» — обрабатываться машиной, — поэтому одного PDF для немецкого хранения недостаточно: рядом должен сохраниться машиночитаемый экспорт. Нарушение означает и оценочное определение налога — Schätzung (§ 162 Abs. 2 S. 2), — и штраф до 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), помимо потери журнала и перехода на метод 1 %.
Чем грозит ошибка
Налоговая возвращается к методу 1 % / 0,03 %, который обычно обходится намного дороже. И речь не об одной поездке: разрыв в цепочке делает журнал недействительным за весь год.
На этой странице изложено, что говорят сами руководства и закон, со ссылками, чтобы вы могли проверить их сами. Это не налоговая консультация, и ваша ситуация здесь не учтена. Когда речь идёт о деньгах, уточните у своего налогового консультанта — и возьмите с собой записи.
Откуда эти данные
Источник требований выше: Bundesministerium der Finanzen. DriveHub сверяет их и ставку с собственными страницами ведомства; эта страница собрана из этих данных.
DriveHub записывает это автоматически. Приложение отслеживает каждую поездку в фоне и сохраняет начало и конец, расстояние и маршрут. Запись поездок и проверка пропущенных поездок бесплатны; отчёт в том виде, которого ждёт налоговая, входит в DriveHub Pro.