DriveHubГид по стране · Германия · 7 мин
Fahrtenbuch, написанный задним числом, — это не Fahrtenbuch
Год заканчивается или Finanzamt запросил журнал, а в нём пробелы. Очевидный выход — восстановить недостающие недели по календарю: Fahrtenbuch nachträglich erstellen. Немецкая судебная практика говорит, что Fahrtenbuch так не получится, — и говорит, что всё-таки ещё засчитывается.
Коротко
Нет. Fahrtenbuch, восстановленный задним числом, — это не ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, как бы точен он ни был. Bundesfinanzhof требует вести его «zeitnah und in geschlossener Form» — своевременно и в замкнутой форме, — а задним числом этого не сделать.
- Одно можно добавить потом. Возьмём электронный журнал, который автоматически фиксирует каждую поездку. Налоговая администрация считает его ведущимся своевременно, если цель и деловой партнёр вносятся в течение семи календарных дней.
- Другие записи пробел не закрывают. Минимальные сведения должны быть в самом журнале; распечатка календаря или список, составленный позже, их не заменят.
- Цена — весь год. Без ordnungsgemäßes Fahrtenbuch личное использование служебного автомобиля оценивается по правилу 1 %. Оценивать личную долю по другим записям нельзя.
Так что дописать Fahrtenbuch потом можно только в части целей недавних, уже записанных поездок, и больше ни в чём. Что ещё можно сделать — ниже.
Откуда берётся «zeitnah»
Этого требования нет в тексте Lohnsteuer-Richtlinien. Это судебная практика, повторённая в официальных пояснениях к ним, H 8.1 (9-10) LStH:
«Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschl. des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (>BFH vom 09.11.2005 – VI R 27/05, BStBl II 2006 S. 408).»
В этом предложении три условия. Журнал пишется близко по времени к каждой поездке. Это одна замкнутая запись, а не разрозненные заметки. И он воспроизводит каждую поездку, включая личные, в непрерывной цепочке показаний одометра.
Сама директива, R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, добавляет, что служебные и личные километры записываются «gesondert und laufend» — раздельно и постоянно. И исключает короткий путь: «Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.» Несколько показательных месяцев, описанных позже, — тоже не журнал.
Семь дней, и что они покрывают
Семь дней взяты у налоговой администрации, а не из судебного решения. BMF-Schreiben vom 03.03.2022, Rz. 29 гласит:
«Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.»
Прочитайте внимательно: это правило уже, чем его обычно цитируют.
- Оно исходит из того, что каждая поездка уже зафиксирована в момент окончания — с датой, одометром и местом назначения. Семь дней даются на цель и делового партнёра, а не на саму поездку.
- «Jedenfalls dann» делает это «безопасной гаванью». Семь дней — срок, против которого у администрации нет возражений. Там не сказано, что восьмой день — провал, и не сказано, что он проходит.
- Речь только о zeitnah. Все остальные требования по-прежнему действуют.
Пример с датами: поездка, закончившаяся в понедельник, 5 октября 2026 года, остаётся в «безопасной гавани», если её цель внесена до понедельника, 12 октября. Это 5 + 7 = 12 — семь календарных дней, выходные включены.
Почему список, составленный потом, не проходит
Три решения показывают, где восстановление ломается.
Другие списки не могут заменить журнал. В деле BFH 13.11.2012 – VI R 3/12 в рукописном журнале поездки были помечены лишь как «Außendienst», с припиской «siehe Anlage». Клиенты были в распечатке календаря работодателя. Leitsatz:
«Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.»
В мотивировке календарь назван прямо: сведения должны быть в журнале, «nicht an anderer Stelle in einer weiteren und gegebenenfalls auch nachträglich vom Arbeitnehmer erstellten Auflistung. Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders.»
Списки, составленные по ежедневнику, — не Fahrtenbuch. В деле FG Münster 10.07.2019 – 7 K 2862/17 E ассистентка составила списки служебных поездок по ежедневнику адвоката. Суд установил, что они «nicht zeitnah geführt» и в них «keine Kilometerstände und keine Privatfahrten». BFH отменил это решение (BFH 16.03.2022 – VIII R 24/19), но по другому вопросу, а вывод о том, что списки не были ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, оставил в силе. Это было дело по § 7g EStG, где служебное использование можно доказывать и иначе; для выбора 1 % — нельзя, как показывает следующий раздел.
Одного GPS недостаточно. В деле FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 маршруты записывало GPS-устройство. Суд журнал отклонил. Его Leitsatz: «Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden.» Отклонил он его и потому, что вычисленные показания одометра ни разу не сверялись с реальными показаниями автомобилей (Rn. 43). Это решение финансового суда земли, обязательное только по этому делу.
Могут ли другие записи спасти год?
Для оценки служебного автомобиля — нет. H 8.1 (9-10) LStH, пункт «Schätzung des Privatanteils»:
«Kann der Arbeitnehmer den ihm überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen und wird über die Nutzung des Dienstwagens kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist der zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1 %-Regelung zu bewerten. Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht (>BFH vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BStBl II 2006 S. 410).»
Поэтому календари, чеки за топливо и письма не дадут цифру ниже 1 %. Либо журнал ordnungsgemäß, либо применяется правило 1 % — за весь год, как объясняет статья Fahrtenbuch или правило 1 %.
Что ещё можно сделать
- Внесите цели, которые ещё можно. Для поездок, которые автоматический журнал зафиксировал за последние семь дней, впишите Reisezweck и делового партнёра сейчас. Это «безопасная гавань» Rz. 29.
- Исправляйте открыто, а не поверх. Электронный Fahrtenbuch должен исключать последующие изменения или документировать их (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR). BFH хочет, чтобы они были «in der Datei selbst dokumentiert» (VI B 37/23, 12 января 2024 г.).
- Знайте, что такое мелкие недочёты. «Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind» (H 8.1 (9-10) LStH со ссылкой на BFH 10.04.2008 – VI R 38/06). Мелкие ли ваши — решать вашему Steuerberater, а не восстановленному месяцу.
- Планируйте следующий полный год. Метод выбирается на календарный год и для конкретной машины. BFH говорит, что перейти на журнал можно «für den folgenden Veranlagungszeitraum» (VI R 35/12). Журнал за 2027 год начинается 1 января 2027 года.
- Наёмным работникам — проверить декларацию. В декларации по подоходному налогу вы не связаны методом, который применяла бухгалтерия (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Satz 5 LStR). Журнал всё равно должен охватывать весь год.
Что бы вы ни сохранили, храните это десять лет: правило о сроке хранения.
Как DriveHub упрощает это
Проблема с Fahrtenbuch редко в правилах. Она в вечере пятницы, когда никто ничего не записывает.
При доступе к геопозиции «Всегда» DriveHub записывает каждую поездку в фоне — а если всё же какую-то пропустит, сообщит вам об этом. Рабочие и личные поездки записываются одинаково. Если ваш iPhone зафиксировал езду, для которой нет поездки, история «Пропущенные поездки» ведёт на экран «Пропущенные поездки», где кнопка «Восстановить» восстанавливает маршрут. Так пробел обнаруживается на этой неделе, пока его ещё можно закрыть, а не на проверке. Восстановленная поездка всё равно восстановлена задним числом; важно само предупреждение.
За вами остаются цель и деловой партнёр. Вносите их на той же неделе — семь дней из Rz. 29 и есть окно, которое принимает администрация. В отчёте указаны показания одометра в начале и в конце каждой поездки, деловой партнёр и каждое последующее изменение поездки — прямо в самом отчёте.
DriveHub также может запрашивать реальные показания одометра по заданному вами графику, а отчёт сравнивает эти показания с записанным пробегом — та самая сверка, которой не хватило в деле FG Niedersachsen.
Где DriveHub останавливается: он не может написать цель за вас и не может превратить месяц, восстановленный по календарю, в Fahrtenbuch. Он не решает, ordnungsgemäß ли ваш журнал, — это решает Finanzamt. И он не рассчитывает стоимость по правилу 1 %.
DriveHub есть в App Store для iPhone. Немецкие требования, графа за графой, — на странице о Германии. Настройка автоматического учёта занимает несколько минут, один раз.
Источники
- R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 и Nr. 3 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
- BMF-Schreiben vom 03.03.2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 28–29 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
- BFH 09.11.2005 – VI R 27/05; BFH 16.11.2005 – VI R 64/04; BFH 10.04.2008 – VI R 38/06; BFH 13.11.2012 – VI R 3/12; BFH 20.03.2014 – VI R 35/12; BFH 16.03.2022 – VIII R 24/19; BFH 12.01.2024 – VI B 37/23.
- FG Münster 10.07.2019 – 7 K 2862/17 E; FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18.
Эта страница излагает то, что говорят Lohnsteuer-Richtlinien, BMF и суды, и ссылается на них, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о существенных суммах, обратитесь к своему Steuerberater — и возьмите с собой журнал.
Полное правило со ссылками на нормативные акты: Германия: требования к журналу пробега.