DriveHubPrůvodce zemí · Německo
Německý Fahrtenbuch se uchovává deset let – zkrácení na osm se ho netýká
Od 1. ledna 2025 píšou německé zprávy, že se záznamy uchovávají osm let. U knihy jízd (Fahrtenbuch) je to o dva roky špatně a elektronická kopie musí zůstat strojově čitelná po celých deset let.
Stručná odpověď
Deset let (Aufbewahrungsfrist), počítáno od konce kalendářního roku, v němž je poslední zápis v knize jízd – AO § 147 Abs. 3 S. 1 a Abs. 4. Fahrtenbuch, jehož poslední zápis je z prosince 2026, se uchovává do konce roku 2036.
O tom, zda tato odpověď platí i ve vašem případě, rozhodují ještě tři body:
- Osmiletá lhůta zavedená 1. ledna 2025 se vztahuje na Buchungsbelege. Fahrtenbuch mezi ně nepatří.
- Lhůta neuplyne, dokud je ještě otevřená lhůta pro vyměření daně (Abs. 3 S. 5).
- Elektronická kniha jízd musí po celou dobu zůstat „maschinell ausgewertet“, tedy strojově vyhodnotitelná (Abs. 2 Nr. 2). Samotné PDF nestačí.
Proč se říká osm let?
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), účinný od 1. ledna 2025, zkrátil jednu lhůtu pro uchovávání a všude se o něm psalo jako o konci desetiletého pravidla. Zkrátil ale jen jednu kategorii: Buchungsbelege, účetní doklady podle § 147 Abs. 1 Nr. 4, které se teď smějí zlikvidovat po osmi letech.
Fahrtenbuch je Aufzeichnung, záznam podle Nr. 1 téhož odstavce, a na Nr. 1 se nesáhlo. Zůstává u deseti let. Obě kategorie jsou Nr. 1 a Nr. 4 jedné věty, a proto se titulek o jedné tak snadno čte jako titulek o druhé.
Kdo si přečetl zprávy a po osmi letech knihy jízd vyhodil, zbavil se dvou let záznamů, které ještě dlužil.
Kniha jízd a Lohnkonto mají různé lhůty
Kniha jízd není jediný záznam, který služební auto vytváří. Mzdový účet zaměstnavatele, Lohnkonto, má vlastní lhůtu, šest let podle § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. To je mzdová evidence a kratší číslo patří jí. Knihu jízd nezkracuje.
Lhůta pro knihu jízd se neřídí jen kalendářem. Podle § 147 Abs. 3 S. 5 AO neuplyne, dokud ještě běží lhůta pro vyměření daně. Rok, který je ještě otevřený vyměření, si své záznamy drží, ať počty říkají cokoli.
Deset let souboru, který jde stále vyhodnotit
Uchovávání v Německu znamená víc než soubor jen mít. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 vyžaduje, aby elektronicky vedený záznam zůstal po celou dobu dostupný tak, aby mohl být „maschinell ausgewertet werden“ – strojově vyhodnocen.
V praxi to znamená, že vytištěné nebo exportované PDF elektronického Fahrtenbuchu německé povinnosti uchovávání samo nesplní. Vedle něj musí přežít strojově čitelný export, po celých deset let. Tady německá pravidla chtějí víc než rakouská: rakouský BAO § 132 Abs. 2 žádnou strojovou vyhodnotitelnost nevyžaduje, takže tam vykreslená kopie obstojí lépe, a lhůta je sedm let, jak popisuje článek o rakouském Kilometergeld.
Co stojí selhání
Mohou přijít tři následky najednou:
- Kniha jízd přestane platit jako důkaz a soukromé užití se vrátí k metodě 1 % – k výsledku, který popisuje článek o Fahrtenbuchu a který bývá mnohem dražší.
- Finanční úřad může základ daně odhadnout, Schätzung podle § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Hrozí pokuta až 25 000 € podle § 379 Abs. 1 Nr. 7 a Abs. 6 AO.
Změny, které musí soubor ukazovat po celých deset let
Elektronický Fahrtenbuch, jehož zápisy lze stále měnit, je ordnungsgemäß jen tehdy, když je rozsah těchto změn zdokumentován přímo v souboru a viditelný při běžné kontrole (BFH, 12. ledna 2024 – VI B 37/23), takže historie změn je součástí toho, co uchováváte deset let. Sedmidenní lhůtu na doplnění účelu každé jízdy a všechno ostatní, na čem platnost knihy jízd závisí, popisuje článek o Fahrtenbuchu.
Než cokoli smažete
- Počítejte deset let od konce kalendářního roku posledního zápisu v knize jízd, ne prvního.
- Ověřte, zda je lhůta pro vyměření daně za ten rok ještě otevřená. Pokud ano, záznamy si nechte.
- Uchovávejte strojově čitelný export, ne jen PDF, a spolu s ním záznam o každé pozdější změně.
- Šestiletou lhůtu zaměstnavatelova Lohnkonto do počtů pro knihu jízd nezahrnujte.
Kde software s desetiletým Fahrtenbuchem pomůže
Papírový Fahrtenbuch uchovaný deset let je Fahrtenbuch uchovaný deset let. Software mění druhý konec života knihy jízd: zda je řetězec úplný a zda byly účely zapsány včas.
DriveHub zaznamenává každou jízdu na pozadí, služební i soukromou, a teprve potom se ptá, které byly služební. Výkaz uvádí stav tachometru na začátku a na konci každé jízdy, navštíveného obchodního partnera a každou pozdější změnu jízdy, přímo ve výkazu. Knihu jízd exportuje jako PDF i jako tabulku – uchovávejte obojí, protože tabulka je ta kopie, kterou půjde strojově vyhodnotit i v roce 2036.
Účel musíte napsat vy. Sedm dnů je na to, abyste ho zapsali jako důvod – „Angebot besprochen, Müller GmbH“ –, místo abyste jízdu nechali označenou jen jako služební. Další německá pravidla pro Fahrtenbuch najdete na stránce o Německu. Polsko má vlastní lhůtu, která vypadá kratší, než je; viz jak dlouho uchovávat polskou ewidencji.
Tato stránka cituje Abgabenordnung a jmenuje soudní rozhodnutí, abyste si je mohli přečíst. Není to daňové poradenství a nemůže zohlednit vaše okolnosti. Když jde o peníze, zeptejte se svého Steuerberatera – a vezměte s sebou záznamy.
Úplné pravidlo i s předpisy, ze kterých vychází: Německo: požadavky na knihu jízd.