Maaopas · Saksa

Säilytä saksalainen Fahrtenbuch kymmenen vuotta — lyhennys kahdeksaan ei koske sitä

Kirjoittanut Andrei Zamiralov · Päivitetty 25. syyskuuta 2026

Saksalaiset uutiset ovat 1. tammikuuta 2025 lähtien kertoneet, että tositteet säilytetään kahdeksan vuotta. Fahrtenbuchin kohdalla se menee kaksi vuotta pieleen, ja sähköisen kappaleen on pysyttävä koneellisesti luettavana kaikki kymmenen vuotta.

Lyhyt vastaus

Kymmenen vuotta (Aufbewahrungsfrist), laskettuna sen kalenterivuoden lopusta, jona ajopäiväkirjan viimeinen merkintä on tehty — AO § 147 Abs. 3 S. 1 ja Abs. 4. Fahrtenbuch, jonka viimeinen merkintä on joulukuulta 2026, säilytetään vuoden 2036 loppuun.

Kolme lisäseikkaa ratkaisee, päteekö vastaus sinun tapauksessasi:

1. tammikuuta 2025 käyttöön otettu kahdeksan vuoden aika koskee Buchungsbelege-tositteita. Fahrtenbuch ei ole sellainen.
Aika ei pääty niin kauan kuin verotusaika on vielä auki (Abs. 3 S. 5).
Sähköisen ajopäiväkirjan on oltava "maschinell ausgewertet" eli koneellisesti käsiteltävissä koko ajan (Abs. 2 Nr. 2). Pelkkä PDF ei riitä.

Miksi puhutaan kahdeksasta vuodesta?

Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), voimassa 1. tammikuuta 2025 lähtien, lyhensi erästä säilytysaikaa, ja siitä uutisoitiin laajasti kymmenen vuoden säännön loppuna. Se lyhensi yhtä luokkaa: Buchungsbelege, eli § 147 Abs. 1 Nr. 4:n tositteet, jotka saa nyt hävittää kahdeksan vuoden jälkeen.

Fahrtenbuch on saman pykälän Nr. 1:n tarkoittama Aufzeichnung eli kirjanpitomerkintä, eikä Nr. 1:een koskettu. Se pysyy kymmenessä vuodessa. Luokat ovat saman virkkeen Nr. 1 ja Nr. 4, ja siksi toista koskeva otsikko on niin helppo lukea toista koskevaksi.

Jos luit uutisen ja hävitit ajopäiväkirjasi kahdeksan vuoden jälkeen, hävitit kaksi vuotta tallenteita, jotka olit yhä velvollinen säilyttämään.

Ajopäiväkirjalla ja Lohnkontolla on eri ajat

Ajopäiväkirja ei ole ainoa tallenne, jonka työsuhdeauto synnyttää. Työnantajan Lohnkontolla eli palkkakirjanpidolla on oma aikansa, kuusi vuotta § 41 Abs. 1 S. 9 EStG:n mukaan. Se on palkkatallenne, ja lyhyempi luku kuuluu sille. Se ei lyhennä ajopäiväkirjan säilytysaikaa.

Ajopäiväkirjan aikaa ei myöskään sidota pelkkään kalenteriin. § 147 Abs. 3 S. 5 AO:n mukaan säilytysaika ei pääty, niin kauan kuin veron verotusaika on vielä kesken. Vuosi, jonka verotus on yhä auki, pitää tallenteensa, sanoipa laskutoimitus mitä tahansa.

Kymmenen vuotta tiedostoa, jota voi yhä käsitellä

Saksassa säilyttäminen tarkoittaa muutakin kuin tiedoston tallessa pitämistä. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 edellyttää, että sähköisesti pidetty tallenne pysyy saatavilla niin, että se voidaan "maschinell ausgewertet werden" — käsitellä koneellisesti — koko ajan.

Käytännössä sähköisestä Fahrtenbuchista tulostettu tai viety PDF ei yksinään täytä Saksan säilytysvaatimusta. Koneluettavan viennin on säilyttävä sen rinnalla kaikki kymmenen vuotta. Tämä on yksi kohdista, joissa Saksan säännöt vaativat enemmän kuin Itävallan: Itävallan BAO § 132 Abs. 2 ei aseta koneellisen käsiteltävyyden vaatimusta, joten tulostettu kappale riittää siellä pidemmälle, ja aika on seitsemän vuotta, kuten Itävallan Kilometergeld-artikkeli kertoo.

Mitä laiminlyönti maksaa

Kolme seurausta voi tulla yhtä aikaa:

Ajopäiväkirja menettää todistusarvonsa ja yksityiskäyttö palautuu 1 %:n menetelmään — lopputulos, jonka Fahrtenbuch-artikkeli kuvaa, ja yleensä selvästi kalliimpi.
Verovirasto voi arvioida veron perusteen, Schätzung § 162 Abs. 2 S. 2 AO:n mukaan.
Enintään 25 000 €:n sakko on mahdollinen § 379 Abs. 1 Nr. 7 ja Abs. 6 AO:n nojalla.

Muutokset, jotka tiedoston on näytettävä kaikki kymmenen vuotta

Sähköinen Fahrtenbuch, jonka merkintöjä voi yhä muuttaa, on ordnungsgemäß vain, jos muutosten laajuus on dokumentoitu itse tiedostoon ja näkyy tavallisessa tarkastelussa (BFH, 12. tammikuuta 2024 – VI B 37/23), joten muutoshistoria on osa sitä, mitä säilytät kymmenen vuotta. Seitsemän päivän ikkuna kunkin matkan tarkoituksen kirjaamiseen ja muu, mikä tekee ajopäiväkirjasta pätevän, on kerrottu Fahrtenbuch-artikkelissa.

Ennen kuin poistat mitään

Laske kymmenen vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona ajopäiväkirjan viimeinen merkintä on tehty, ei ensimmäinen.
Tarkista, onko kyseisen vuoden verotusaika vielä auki. Jos on, säilytä tallenteet.
Säilytä koneluettava vienti, ei pelkkää PDF:ää, ja sen mukana tieto jokaisesta myöhemmästä muutoksesta.
Jätä työnantajan Lohnkonton kuuden vuoden aika pois ajopäiväkirjasi laskelmista.

Missä ohjelmisto auttaa kymmenen vuoden Fahrtenbuchissa

Kymmenen vuotta säilytetty paperinen Fahrtenbuch on kymmenen vuotta säilytetty Fahrtenbuch. Ohjelmisto muuttaa ajopäiväkirjan elinkaaren toisen pään: onko ketju täydellinen ja kirjattiinko tarkoitukset ajallaan.

DriveHub tallentaa jokaisen ajon taustalla, työ- ja yksityisajot samalla tavalla, ja kysyy jälkikäteen, mitkä olivat työajoja. Raporttiin tulostuvat mittarilukema kunkin matkan alussa ja lopussa, liikekumppani, jonka luona kävit, ja jokainen matkaan myöhemmin tehty muutos — itse raportissa. Se vie ajopäiväkirjan PDF:nä ja taulukkona — säilytä molemmat, sillä taulukko on se kappale, jota voi yhä käsitellä koneellisesti vuonna 2036.

Tarkoitus on yhä sinun kirjoitettavasi. Seitsemän päivää on tarkoitettu sen kirjoittamiseen syynä — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — sen sijaan, että matka jää merkityksi pelkäksi työajoksi. Saksan muut Fahrtenbuch-säännöt ovat Saksan sivulla. Puolalla on oma säilytysaikansa, joka näyttää lyhyemmältä kuin onkaan; katso kuinka kauan puolalaista ewidencjaa säilytetään.

Tällä sivulla lainataan Abgabenordnungia ja mainitaan tuomioistuimen ratkaisu nimeltä, jotta voit lukea ne. Tämä ei ole veroneuvontaa. Sivu ei voi ottaa huomioon tilannettasi. Kun rahasta on kyse, kysy Steuerberateriltasi — ja ota tallenteet mukaan.

Koko sääntö lähteineen: Saksa: ajopäiväkirjan vaatimukset.