Riigijuhend · Saksamaa

Saksa Fahrtenbuch'i hoitakse kümme aastat — lühendamine kaheksale seda ei puuduta

Autor: Andrei Zamiralov · Uuendatud 25. september 2026

Alates 1. jaanuarist 2025 on Saksa uudised rääkinud, et dokumente hoitakse kaheksa aastat. Fahrtenbuch'i puhul on see kahe aasta võrra vale, ja elektrooniline koopia peab kogu kümne aasta jooksul jääma masinloetavaks.

Lühike vastus

Kümme aastat (Aufbewahrungsfrist), arvestatuna selle kalendriaasta lõpust, millesse jääb sõidupäeviku viimane kanne — AO § 147 Abs. 3 S. 1 ja Abs. 4. Fahrtenbuch'i, mille viimane kanne on 2026. aasta detsembris, hoitakse 2036. aasta lõpuni.

Kolm lisapunkti otsustavad, kas see vastus sinu puhul kehtib:

1. jaanuaril 2025 kehtestatud kaheksa-aastane tähtaeg kehtib Buchungsbelege kohta. Fahrtenbuch ei ole selline.
Tähtaeg ei lõpe, kuni maksu määramise tähtaeg on veel lahti (Abs. 3 S. 5).
Elektrooniline sõidupäevik peab kogu tähtaja jooksul jääma "maschinell ausgewertet" (Abs. 2 Nr. 2). Ainult PDF-ist ei piisa.

Miks räägitakse kaheksast aastast?

Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), mis kehtib alates 1. jaanuarist 2025, lühendas üht säilitamistähtaega, ja seda kajastati laialdaselt kui kümne aasta reegli lõppu. See lühendas üht kategooriat: Buchungsbelege, ehk § 147 Abs. 1 Nr. 4 kohased kuludokumendid, mida võib nüüd kaheksa aasta pärast hävitada.

Fahrtenbuch on sama lõike Nr. 1 kohane Aufzeichnung, ja Nr. 1 jäi puutumata. See on endiselt kümme. Need kaks kategooriat on ühe lause Nr. 1 ja Nr. 4, ja sellepärast on ühe kohta käivat pealkirja nii lihtne lugeda teise kohta käivana.

Kes luges uudiseid ja viskas oma sõidupäevikud kaheksa aasta pärast ära, on hävitanud kahe aasta dokumendid, mida ta veel võlgnes.

Sõidupäevikul ja Lohnkonto'l on erinevad tähtajad

Sõidupäevik ei ole ainus dokument, mis ametiautost tekib. Tööandja Lohnkonto'l on oma tähtaeg, kuus aastat § 41 Abs. 1 S. 9 EStG järgi. See on palgaarvestuse dokument, ja lühem arv kuulub temale. Sõidupäeviku tähtaega see ei lühenda.

Sõidupäeviku tähtaeg ei sõltu ainult kalendrist. § 147 Abs. 3 S. 5 AO järgi ei lõpe säilitamistähtaeg, kuni maksu määramise tähtaeg veel kestab. Aasta, mille kohta saab veel maksu määrata, hoiab oma dokumendid alles, ükskõik mida arvutus ütleb.

Kümme aastat faili, mida saab veel masinaga töödelda

Säilitamine Saksamaal tähendab enamat kui faili alles hoidmist. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 nõuab, et elektrooniliselt peetud dokument oleks kogu tähtaja jooksul kättesaadav nii, et seda "maschinell ausgewertet werden" — saaks masinaga töödelda.

Praktikas ei täida elektroonilise Fahrtenbuch'i prinditud või eksporditud PDF Saksa säilitamisnõuet üksi. Masinloetav eksport peab säilima selle kõrval, kõik kümme aastat. See on üks kohti, kus Saksa reeglid nõuavad rohkem kui Austria omad: Austria BAO § 132 Abs. 2 ei sea masinloetavuse nõuet, nii et seal jõuab renderdatud koopia kaugemale, ja tähtaeg on seitse aastat, nagu selgitab artikkel Austria Kilometergeld'ist.

Mida nõude rikkumine maksab

Korraga võib tulla kolm tagajärge:

Sõidupäevik kaotab tõendina kehtivuse ja erakasutust hinnatakse 1 % meetodiga — tulemus, mida kirjeldab Fahrtenbuch'i artikkel, ja tavaliselt palju kallim.
Maksuamet võib maksustamise aluse hinnata, Schätzung § 162 Abs. 2 S. 2 AO järgi.
Võimalik on trahv kuni 25 000 € § 379 Abs. 1 Nr. 7 ja Abs. 6 AO järgi.

Muudatused, mida fail peab kõik kümme aastat näitama

Elektrooniline Fahrtenbuch, mille kandeid saab veel muuta, on ordnungsgemäß ainult siis, kui nende muudatuste ulatus on dokumenteeritud failis endas ja tavalisel ülevaatusel nähtav (BFH, 12. jaanuar 2024 – VI B 37/23), nii et muudatuste ajalugu on osa sellest, mida hoiad kümme aastat. Seitsmepäevane aken iga sõidu eesmärgi sisestamiseks ja kõik muu, mis teeb sõidupäeviku kehtivaks, on kirjas Fahrtenbuch'i artiklis.

Enne kui midagi kustutad

Arvesta kümme aastat selle kalendriaasta lõpust, millesse jääb sõidupäeviku viimane kanne, mitte esimene.
Kontrolli, kas selle aasta maksu määramise tähtaeg on veel lahti. Kui on, hoia dokumendid alles.
Hoia alles masinloetav eksport, mitte ainult PDF, ja koos sellega iga hilisema muudatuse kirje.
Jäta tööandja kuueaastane Lohnkonto tähtaeg oma sõidupäeviku arvutustest välja.

Kus tarkvara kümneaastase Fahrtenbuch'iga aitab

Paberist Fahrtenbuch, mida hoitakse kümme aastat, on Fahrtenbuch, mida hoitakse kümme aastat. Tarkvara muudab sõidupäeviku elu teist otsa: kas ahel on täielik ja kas eesmärgid said õigel ajal kirja.

DriveHub salvestab taustal iga sõidu, nii tööalase kui ka isikliku, ja küsib hiljem, millised olid tööalased. Aruandes on odomeetri näit iga sõidu alguses ja lõpus, külastatud äripartner ja iga hilisem muudatus sõidus, otse aruandes. See ekspordib päeviku PDF-ina ja tabelina — hoia mõlemad alles, sest tabel on see koopia, mida saab 2036. aastal veel masinaga töödelda.

Eesmärk on endiselt sinu kirjutada. Seitse päeva on selleks, et kirjutada see põhjusena — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — selle asemel, et jätta sõit lihtsalt tööalaseks märgituks. Saksamaa teised Fahrtenbuch'i reeglid on Saksamaa lehel. Poolal on oma säilitamistähtaeg, mis tundub lühem, kui see on; vaata, kui kaua hoida Poola ewidencja't.

See leht tsiteerib Abgabenordnung'i ja nimetab kohtuotsuse, et saaksid neid lugeda. See ei ole maksunõustamine. See ei tunne sinu olukorda. Kui asi puudutab raha, küsi oma Steuerberaterilt — ja võta dokumendid kaasa.

Kogu reegel koos allikatega: Saksamaa: sõidupäeviku nõuded.