DriveHubKilometrówka na Malcie — co musi zawierać ewidencja i jak długo ją przechowywać
Co musi zawierać Twoja ewidencja, żeby przetrwała kontrolę maltańskiej Malta Tax and Customs Administration — i stawka, którą stosuje DriveHub.
Stawka
0,35 € za kilometr, obowiązuje od 1 stycznia 2008.
Przepis, który to reguluje
Fringe Benefits Tax Guidelines, wydane na podstawie Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Co musi zawierać każdy przejazd
Książka przejazdów jest wymieniona wprost — wszystkie podróże podlegające zwrotowi trzeba w niej zapisywać i musi być w każdej chwili dostępna do weryfikacji przez organ — a przepisane są trzy pola: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), dosłownie: „the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey” — cel, miejsce docelowe i dystans każdej podróży. Pozostałe dwa warunki: podróż musi mieć charakter służbowy, a stawka 0,35 €/km nie może zostać przekroczona.
Jak długo przechowywać
Sześć lat dla ewidencji pracodawcy — i jest to twarde prawo, a nie wytyczne Commissionera — S.L. 123.55 rule 48(3): „All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years.” Rule 48(2)(a) obejmuje tym ewidencję z rule 18(5)(c). Osoba samozatrudniona przechowuje własne zapisy dziewięć lat, a termin biegnie od każdej transakcji z osobna, a nie od roku — ITMA art. 19(5), „after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate”. Malta wymaga więc przechowywania zapisów o cztery lata dłużej, niż może na ich podstawie wymierzyć podatek (prawo do wymiaru przedawnia się po pięciu latach, art. 31(6)), a jednoosobowy przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT podlega obu okresom, przy czym okres VAT zaczyna biec od nowa po korekcie (VAT Act art. 48(4)). Sankcją nie jest grzywna, lecz niedopuszczalność dowodu: zgodnie z zastrzeżeniem art. 31(5) osoba, która bez uzasadnionej przyczyny nie przedstawi zapisów w ciągu trzydziestu dni od pisemnego wezwania, „shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law.” Ewidencja przedstawiona po terminie nie jest po prostu spóźniona — jest bezużyteczna.
Czym grozi błąd
Wszystko albo nic, a nie proporcjonalnie: niespełnienie choćby jednego z trzech warunków sprawia, że cały zwrot staje się świadczeniem dodatkowym (fringe benefit), wycenianym według zasad dotyczących zwrotu kosztów samochodu — a nie tylko nadwyżka ponad limit.
Ta strona przytacza to, co mówią same przepisy i organ podatkowy, ze wskazaniem źródeł, żeby można je było sprawdzić. Nie jest poradą podatkową i nie zna Twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj doradcę podatkowego — i weź ze sobą ewidencję.
Skąd to pochodzi
Źródło powyższych wymogów: publikacje Malta Tax and Customs Administration. DriveHub weryfikuje je i stawkę za kilometr na stronach samego organu; ta strona powstaje z tego materiału.
DriveHub zapisuje to automatycznie. Aplikacja rejestruje każdy przejazd w tle i zachowuje początek i koniec, odległość oraz trasę. Rejestrowanie i sprawdzanie brakujących przejazdów są bezpłatne; raport w formie, jakiej oczekuje urząd skarbowy, jest częścią DriveHub Pro.
