DriveHubKniha jízd v Německu — co vyžaduje finanční úřad a proč mezera stojí celý rok
Co musí vaše záznamy obsahovat, aby obstály při kontrole německého Spolkového ministerstva financí (Bundesministerium der Finanzen) — a sazba, se kterou DriveHub počítá.
Sazba
0,30 € za km, platí od 1. ledna 2014.
Kdo pravidlo stanoví
Bundesministerium der Finanzen; závazný text je správní směrnice, ne zákon.
Předpis, který to upravuje
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG dovoluje ocenit soukromé užití vozidla skutečnými náklady místo pravidla 1 % z ceníkové ceny jen tehdy, existuje-li „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ (řádně vedená kniha jízd). Co znamená „ordnungsgemäß“, rozvádí R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Co musí obsahovat každá jízda
Povinné u každé služební jízdy, doslova
„Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“ — datum a stav tachometru na začátku a na konci každé jízdy, cíl, účel a navštívení obchodní partneři.
Povinné u ostatních jízd
Soukromé jízdy: jen „Kilometerangaben“ (kilometry). Cesty domov ↔ první pracoviště: „jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch“ (vždy krátká poznámka v knize jízd). Objížďky se musí zaznamenat.
Jakou formu mohou záznamy mít
- Vedené „zeitnah und in geschlossener Form“ (průběžně a v uzavřené podobě) a záznamy musí „die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben“ — jeden nepřerušený řetězec, včetně soukromých jízd.
- Elektronická kniha jízd: „nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden“. Dokumentováno v exportovaném souboru — záznam musí obstát sám o sobě, bez dotazu u toho, kdo systém spravuje.
- Pravidlo sedmi dnů. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 připouští automatický záznam, pokud řidič doplní účel jízdy do sedmi kalendářních dnů od jízdy.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: drobné nedostatky samy o sobě knihu jízd nezneplatňují.
Jak dlouho záznamy uchovávat
Deset let pro samotnou knihu jízd, od konce kalendářního roku posledního záznamu — AO § 147 Abs. 3 S. 1 a Abs. 4 — a šest let pro mzdový účet zaměstnavatele (Lohnkonto) podle § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Hojně zmiňované zkrácení na osm let se knihy jízd netýká. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), účinný od 1. ledna 2025, zkrátil na osm let jen účetní doklady (Buchungsbelege, Abs. 1 Nr. 4); kniha jízd je záznam (Aufzeichnung) podle Nr. 1 a zůstala na deseti. Kdo si přečte zprávy a zkrátí archivaci knihy jízd, mýlí se o dva roky. Lhůta navíc neuplyne, dokud je otevřená lhůta pro vyměření daně (Abs. 3 S. 5). Elektronicky chce AO § 147 Abs. 2 Nr. 2, aby záznam mohl být po celou dobu „maschinell ausgewertet werden“ (strojově vyhodnocen) — samotné PDF tedy německé archivační povinnosti nevyhoví; vedle něj musí přežít i strojově čitelný export. Nesplnění znamená odhad (Schätzung, § 162 Abs. 2 S. 2) i pokutu až 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), a k tomu ztrátu knihy jízd a přechod na metodu 1 %.
Co stojí chyba
Finanční úřad se vrátí k metodě 1 % / 0,03 %, obvykle mnohem dražší. A neplatí to po jednotlivých jízdách: přerušení řetězce zneplatní knihu jízd za celý rok.
Tato stránka shrnuje, co říkají směrnice a zákon, s odkazy, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a vaši situaci nezná. Jde-li o peníze, zeptejte se svého daňového poradce — a vezměte s sebou záznamy.
Odkud to pochází
Zdroj výše uvedených požadavků: publikace německého Spolkového ministerstva financí (BMF). DriveHub je, stejně jako sazbu, ověřuje na stránkách samotného úřadu; tato stránka z těchto podkladů vychází.
DriveHub to zaznamenává automaticky. Každou jízdu sleduje na pozadí a uchová její začátek a konec, vzdálenost a trasu. Zaznamenávání a kontrola chybějících jízd jsou zdarma; výkaz v podobě, jakou finanční úřad očekává, je součástí DriveHub Pro.
