DriveHubЖурнал поездок в США — что требует IRS и почему хранить его дольше трёх лет
Что должны содержать ваши записи, чтобы выдержать проверку IRS, — и ставка, которую применяет DriveHub.
Ставка
0,76 $ за милю. Действует с 1 июля 2026 г. по 31 декабря 2026 г.
Норма, которая это регулирует
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — «adequate records», достаточные записи.
Что нужно записывать о каждой поездке
Обязательно по каждой поездке
- Дата
- пункт назначения
- деловой пробег
- деловая цель
Обязательно за год
Общий пробег за год — строка Transportation в Pub. 463 Table 5-1 дословно: «стоимость автомобиля и любых улучшений, дата начала его использования для бизнеса, пробег при каждом деловом использовании и общий пробег за год».
Показания одометра IRS не требует. Слово odometer встречается во всей Publication 463 ровно один раз: в Table 5-2, под заголовком «THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM» — «это не официальная форма IRS». Тем не менее снимать показания одометра в первый и последний день года — надёжный способ получить годовой пробег, и лучший, чем суммировать записанные поездки; именно так DriveHub получает эту цифру.
В какой форме можно вести записи
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): «Журнал, который ведётся одновременно с поездками, не обязателен, но запись… сделанная во время расхода или использования или вскоре после него… обладает высокой степенью достоверности». А (c)(2)(ii)(A) прямо говорит, что «журнал, который ведётся еженедельно и отражает использование за неделю, считается записью, сделанной во время такого использования или вскоре после него». Pub. 463 формулирует это просто: «Вам не нужно записывать все элементы расхода в тот же день». Итак, стандарт — во время или вскоре после, и еженедельный журнал ему соответствует.
Сколько хранить записи
В законе цифры нет. 26 CFR § 1.6001-1(e) требует хранить записи, «пока их содержание может иметь значение для применения любого закона о федеральных налогах»; IRC § 6001 срока не устанавливает вовсе. На практике нижняя граница — срок давности для начисления по IRC § 6501: три года с подачи декларации, шесть — если не указано более 25 % валового дохода, и без ограничения — для мошеннической или неподанной декларации. Но журнал поездок переживает все эти сроки, потому что Pub. 463 требует запись о деловом использовании «за каждый год срока амортизации», а автомобиль — это имущество класса 5-year MACRS, амортизируемое в течение шести календарных лет; так что журнал налогоплательщика, амортизирующего автомобиль, живёт по цепочке «шесть плюс три», а не три года. Самое чёткое разделение для работников среди 21 страны на этом сайте: Pub. 463 говорит, что работник, который передаёт записи работодателю и получает возмещение, «как правило, не обязан хранить копии», а 26 CFR § 1.274-5T(e) переносит обязанность на работодателя — с четырьмя исключениями, в том числе при неподотчётной схеме (nonaccountable plan) и при заявлении суммы больше возмещения. Нарушение — не штраф: по IRC § 274(d) без подтверждения вычета просто не существует.
Чем грозит ошибка
При проверке отсутствие любого элемента может поставить под угрозу весь вычет; первой рушится доля делового использования.
На этой странице изложено, что говорят сами нормы и разъяснения IRS, со ссылками, чтобы вы могли проверить их сами. Это не налоговая консультация, и ваша ситуация здесь не учтена. Когда речь идёт о деньгах, уточните у своего бухгалтера — и возьмите с собой записи.
Откуда эти данные
Источник требований выше: IRS. DriveHub сверяет их и ставку с собственными страницами ведомства; эта страница собрана из этих данных.
DriveHub записывает это автоматически. Приложение отслеживает каждую поездку в фоне и сохраняет начало и конец, расстояние и маршрут. Запись поездок и проверка пропущенных поездок бесплатны; отчёт в том виде, которого ждёт налоговая, входит в DriveHub Pro.