Guia por país · Alemanha · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: trinta clientes por dia, e o que você pode deixar de fora

Por Andrei Zamiralov · Atualizado em 5 de outubro de 2026

Você dirige um carro da empresa de cliente em cliente, e uma linha completa de Fahrtenbuch para cada parada levaria mais tempo que a visita. Para o Fahrtenbuch im Außendienst, a administração tributária tem Erleichterungen feitas exatamente para esse trabalho. Elas dispensam o trajeto e as distâncias entre as paradas, a não ser que o desvio seja grande. Não dispensam os clientes, e não dispensam o hodômetro.

A resposta curta

Sim, existem Erleichterungen para o Fahrtenbuch im Außendienst, e elas são mais estreitas do que se espera. Estão na circular do BMF de 3 de março de 2022, Rz. 30, não nas Lohnsteuer-Richtlinien. Para motoristas com "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten", a circular cita cinco profissões: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure e Pflegedienstmitarbeiter.

• O que você pode deixar de fora: o trajeto, e as distâncias entre as paradas de uma rodada. Os dois só são necessários quando a distância direta e a distância efetivamente rodada diferem por um valor maior.
• O que basta no lugar: dizer quais clientes você visita, em que lugar.
• O que continua: a leitura do hodômetro no início e no fim de cada Auswärtstätigkeit, e um diário de bordo mantido de forma contínua e em dia, como uma cadeia fechada, viagens particulares incluídas. Os clientes precisam estar no próprio diário, não numa agenda ao lado.

Os autônomos têm alívios parecidos na sua própria circular, BMF de 18 de novembro de 2009, Rz. 24–28, mais um: um cadastro numerado de clientes para rodadas regulares de entrega, que a circular dos empregados não tem. Se o diário de um empregado for rejeitado mesmo assim, o uso particular volta à regra de 1% pelo ano inteiro.

O que o diário completo exige

O ponto de partida é a R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Para viagens a trabalho, ela pede, "i. d. R." — em regra: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

Para um vendedor com oito compromissos, isso é viável. Para um técnico de assistência, um entregador ou um cuidador com vinte ou trinta paradas, não é. A circular do BMF diz quais desses dados podem ficar de fora, e quando. Repare na unidade da regra do hodômetro: a leitura é feita "zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit". A lista completa de campos, as viagens particulares e o trajeto casa–trabalho estão em Fahrtenbuch ou a regra de 1%. Dirigir o próprio carro a trabalho em vez de um carro da empresa é outra questão: veja uma Dienstreise no seu próprio carro.

As Erleichterungen da Rz. 30 do BMF, palavra por palavra

Os alívios não estão na diretriz nem nas suas notas oficiais: a H 8.1 (9-10) LStH não tem lista de Erleichterungen e remete à circular do BMF. A BMF, 3 de março de 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, começa pelo que um diário de bordo serve:

"Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen."

Depois a regra geral:

"Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird."

Depois o caso do trabalho externo:

"Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich."

O parágrafo segue com alívios separados para taxistas na sua Pflichtfahrgebiet, para as "Lehrfahrten" e "Fahrschulfahrten" de instrutores de autoescola e para pessoas sob ameaça à segurança.

Lendo a Rz. 30 com atenção

A lista de profissões não é a única porta. As profissões citadas são o caso exemplar da circular. A frase antes delas é geral: dados isolados podem ficar de fora "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird". Para as profissões citadas, a condição é "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten". Uma profissão fora da lista teria de cumprir a frase geral, caso a caso.

O critério é se o Finanzamt ainda consegue conferir. A circular quer que a finalidade profissional pareça plausível e que uma checagem por amostragem seja possível. Uma linha como "Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe" permite que alguém ligue para o Schmidt. "Kunden Nordhessen" não.

O que ela dispensa é o trajeto, não as paradas nem as leituras. A circular fala de "den Stationen einer Auswärtstätigkeit": uma rodada de visitas com várias estações. Quem você visitou e onde continua no diário, e as leituras do hodômetro também. Como você foi de uma a outra pode sair, a não ser que a distância real fique bem acima da direta. A circular não fixa número para uma "größere Differenz". Um desvio que acrescenta visivelmente ao dia é mais seguro anotado.

Os sete dias são outra regra. Para um diário que capta as viagens automaticamente, a Rz. 29 aceita a finalidade e o parceiro de negócios como lançados em dia se forem inseridos em até sete dias corridos. A Rz. 30 muda o que você escreve, não quando. O que um lançamento tardio pode e não pode consertar está em um Fahrtenbuch escrito depois.

O que os alívios não mudam

Uma cadeia fechada, viagens particulares incluídas. A R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR continua exigindo que os quilômetros a trabalho e particulares sejam registrados "gesondert und laufend". A H 8.1 (9-10) LStH, citando o BFH de 9 de novembro de 2005 – VI R 27/05, continua exigindo o diário "zeitnah und in geschlossener Form", com todas as viagens e o hodômetro total no fim de cada uma. Nada na Rz. 30 tira isso.

Uma parada particular no meio de uma rodada. H 8.1 (9-10): "Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren." Pegar os seus filhos na volta é uma linha nova, com uma leitura do hodômetro.

Nada de período representativo. Satz 5: o diário "kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen". Quem trabalha externamente e tem semanas parecidas continua mantendo o ano inteiro.

As leituras do hodômetro. A Rz. 30 deixa o cliente e o lugar substituírem destino, finalidade e parceiro de negócios, e alivia só o trajeto e as distâncias entre as estações. Ela não diz nada sobre as leituras, então a R 8.1 continua exigindo-as no início e no fim de cada Auswärtstätigkeit.

Os clientes vão no diário, não na agenda

O Tribunal Federal de Finanças decidiu um caso de trabalho externo exatamente sobre esse ponto. No BFH, 13 de novembro de 2012 – VI R 3/12, um diário escrito à mão marcava as viagens a trabalho só como "Außendienst", com "siehe Anlage". Os clientes estavam numa impressão da agenda eletrônica do empregador. O Finanzgericht tinha aceitado o diário; o BFH reformou a decisão. O Leitsatz:

"Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

A fundamentação acrescenta: "Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders." Ponha isso ao lado da Rz. 30, e a linha fica clara. O alívio deixa você escrever menos sobre a viagem. Ele nunca deixa os clientes saírem do diário para o planejador de rotas, o sistema de despacho ou o CRM.

Um dia com números

Números ilustrativos, não tirados de nenhuma regra. Um Kundendienstmonteur sai na segunda-feira, 5 de outubro de 2026, e visita clientes em quatro lugares. Na volta para casa, faz uma parada particular. Ele anota o hodômetro em cada parada, então cada linha tem início e fim próprios.

A parte a trabalho é 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; o trecho particular é 48 324 − 48 309 = 15 km. A leitura de 48 309 no fim da parte a trabalho é a transição que a H 8.1 pede. O que a Rz. 30 lhe poupa é o trajeto: nenhuma rua entre Kassel, Baunatal e Vellmar, porque a rodada não teve desvio maior. Se tivesse tido — digamos, uma peça buscada num depósito bem fora da linha direta —, esse trecho receberia o seu trajeto.

Por que não um único par de leituras para a rodada inteira? Os textos só permitem expressamente um par para muitas paradas em dois casos. Taxistas na sua Pflichtfahrgebiet podem informar a leitura "täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten". E a Rz. 28 do BMF de 18 de novembro de 2009 permite que rodadas regulares de entrega aos mesmos clientes registrem data e hodômetro "jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten", mais os números dos clientes. A condição: cada cliente é mantido com nome e endereço (de entrega) sob um número num Kundenverzeichnis, e esse cadastro é anexado ao diário. O alívio do cadastro está na circular só para carros da empresa do próprio dono; a Rz. 30 da circular dos empregados não tem essa frase.

Para uma rodada comum de assistência ou de vendas, nenhuma regra permite expressamente um par para o dia inteiro, e também não se encontrou decisão do BFH sobre o ponto, em nenhum sentido. O que os textos para empregados dizem é: leituras no início e no fim de cada Auswärtstätigkeit, com as suas estações listadas, e só as distâncias entre elas aliviadas. Uma leitura em cada parada, como acima, não deixa nada para discutir. Uma parada particular sempre precisa da sua própria leitura.

Se você é autônomo

A circular dos empregados tem uma equivalente para donos de empresa. A BMF, 18 de novembro de 2009 (alterada em 2012) fixa o conteúdo mínimo e os alívios nas Rz. 24–28. O conteúdo mínimo dela é contado por viagem: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt". A Rz. 25 dá o mesmo alívio da Rz. 30 a Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten e outros que percorrem regularmente longas distâncias com vários destinos. Eles informam "welche Kunden an welchem Ort besucht wurden", e as distâncias só quando a diferença é maior.

As Rz. 26 e 27 tratam de taxistas e instrutores de autoescola. A Rz. 28 é o cadastro numerado de clientes para rodadas regulares de entrega descrito acima — com o alívio dos taxistas, um dos dois únicos que aliviam também o hodômetro, e só para essas rodadas. Para viagens particulares, "genügen jeweils Kilometerangaben" (Rz. 29). Se o diário não for aceito e o uso a trabalho passar de 50%, o uso particular é avaliado pela regra de 1% (Rz. 30 daquela circular).

Quanto custa se o diário for rejeitado

O Finanzamt não risca os dias duvidosos. Ele volta ao método de 1% / 0,03%, e uma quebra na cadeia invalida o diário pelo ano inteiro. Outros registros não podem salvá-lo — H 8.1 (9-10) LStH, na linha do BFH de 16 de novembro de 2005 – VI R 64/04: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht." A conta desse método substituto está no artigo sobre a regra de 1% citado acima.

O alívio no outro sentido: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10), citando o BFH de 10 de abril de 2008 – VI R 38/06). Seja qual for a forma que você mantém, guarde-a por dez anos.

Como o DriveHub acompanha um dia de trinta paradas

Os alívios encurtam o que você escreve. Não encurtam o que você dirige, e um dia com trinta paradas tem trinta chances de uma se perder.

Com o acesso à localização em Sempre, o DriveHub registra todas as viagens em segundo plano — e, se algum dia deixar uma passar, avisa você. Viagens a trabalho e particulares são registradas do mesmo jeito, então o trecho particular de volta para casa também está na cadeia. O DriveHub classifica a maioria das viagens como Trabalho ou Pessoal pelos seus locais, rotas anteriores e horário de trabalho, e pergunta sobre o resto. Se o seu iPhone registrou deslocamento de carro sem uma viagem correspondente, ela aparece em Viagens faltando, e Recuperar reconstrói o trajeto.

Cada deslocamento é uma viagem própria, então cada parada tem a sua linha no relatório. Ele imprime o hodômetro no início e no fim de cada viagem — números das suas próprias leituras, com os transportados marcados com ≈ — e o parceiro de negócios visitado. Associe uma vez o lugar de um cliente habitual ao cliente, e as visitas seguintes imprimem esse nome. Toda alteração posterior numa viagem é impressa no próprio relatório. O DriveHub pode pedir a leitura real do hodômetro do carro na frequência que você definir, e o relatório compara essas leituras com a distância registrada.

O que continua sendo seu. Escreva a finalidade como um motivo — "Heizungswartung, Schmidt" —, não só "trabalho", e dentro dos sete dias. Se o seu diário é ordnungsgemäß quem decide é o Finanzamt, para o seu diário. Nenhum app é aprovado de antemão; veja qual app de Fahrtenbuch o Finanzamt aceita.

O DriveHub está na App Store para iPhone. As outras regras alemãs do Fahrtenbuch estão na página da Alemanha. Configurar o registro automático leva alguns minutos, uma vez só.

Fontes

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 e 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13 de novembro de 2012 – VI R 3/12; BFH, 10 de abril de 2008 – VI R 38/06; BFH, 9 de novembro de 2005 – VI R 27/05; BFH, 16 de novembro de 2005 – VI R 64/04.

Esta página diz o que afirmam as Lohnsteuer-Richtlinien, as circulares do BMF e o Bundesfinanzhof, e os cita para que você possa conferir. Não é consultoria tributária. Ela não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu Steuerberater — e leve o diário de bordo.

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