Guía por país · Alemania · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: treinta clientes al día, y lo que puedes omitir

Por Andrei Zamiralov · Actualizado el 5 de octubre de 2026

Vas en coche de empresa de cliente en cliente, y una línea completa del Fahrtenbuch por cada parada llevaría más tiempo que la visita. Para el Fahrtenbuch im Außendienst, la administración tributaria tiene Erleichterungen pensadas justo para este trabajo. Eliminan la ruta y las distancias entre paradas, salvo que el desvío sea grande. No eliminan los clientes, y no eliminan el cuentakilómetros.

La respuesta corta

Sí, hay Erleichterungen para el Fahrtenbuch im Außendienst, y son más estrechas de lo que se espera. Están en el escrito del BMF de 3 de marzo de 2022, Rz. 30, no en las Lohnsteuer-Richtlinien. Para los conductores con "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten", el escrito nombra cinco oficios: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure y Pflegedienstmitarbeiter.

• Lo que puedes omitir: la ruta y las distancias entre las paradas de una ronda. Ambas solo hacen falta cuando la distancia directa y la realmente recorrida difieren en una cantidad mayor.
• Lo que basta en su lugar: indicar a qué clientes visitas y en qué lugar.
• Lo que se mantiene: la lectura del cuentakilómetros al inicio y al final de cada Auswärtstätigkeit, y un libro llevado de forma continua y puntual como una cadena cerrada, con los trayectos privados incluidos. Los clientes tienen que estar en el propio libro de trayectos, no en una agenda aparte.

Los autónomos tienen facilidades parecidas en su propio escrito, BMF 18 de noviembre de 2009, Rz. 24–28, y una más: un registro numerado de clientes para las rondas de reparto regulares, que el escrito para empleados no tiene. Si aun así el libro de un empleado no se acepta, el uso privado vuelve a la regla del 1 % para todo el año.

Lo que pide el libro completo

El punto de partida es la R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Para los viajes de trabajo pide, "i. d. R." —por regla general—: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

Para un comercial con ocho citas, es asumible. Para un técnico de servicio, un mensajero o una cuidadora con veinte o treinta paradas, no lo es. El escrito del BMF dice cuáles de estos datos pueden omitirse, y cuándo. Fíjate en la unidad de la regla del cuentakilómetros: la lectura se toma "zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit". La lista completa de campos, los trayectos privados y el trayecto al trabajo se tratan en Fahrtenbuch o la regla del 1 %. Usar tu propio coche para trabajar en lugar de uno de empresa es otra cuestión: mira una Dienstreise con tu propio coche.

Las Erleichterungen de la Rz. 30 del BMF, palabra por palabra

Las facilidades no están en la directriz ni en sus indicaciones oficiales: el H 8.1 (9-10) LStH no tiene ninguna lista de Erleichterungen y remite al escrito del BMF. El BMF, 3 de marzo de 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, empieza por para qué sirve un libro de trayectos:

"Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen."

Después, la regla general:

"Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird."

Después, el caso del servicio externo:

"Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich."

El párrafo sigue con facilidades propias para los taxistas en su Pflichtfahrgebiet, para las "Lehrfahrten" y "Fahrschulfahrten" de los profesores de autoescuela y para las personas bajo amenaza de seguridad.

Leer la Rz. 30 con atención

La lista de oficios no es la única puerta. Los oficios nombrados son el caso práctico del escrito. La frase anterior es general: pueden omitirse datos concretos "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird". Para los oficios nombrados, la condición es "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten". Un oficio fuera de la lista tendría que cumplir la frase general, caso por caso.

La prueba es si el Finanzamt todavía puede comprobarte. El escrito quiere que el motivo profesional resulte plausible y que sea posible una comprobación por muestreo. Una línea como "Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe" permite que alguien llame a Schmidt. "Kunden Nordhessen" no.

Lo que elimina es la ruta, no las paradas ni las lecturas. El escrito habla de "den Stationen einer Auswärtstätigkeit": una ronda de visitas con varias estaciones. A quién viste y dónde se queda, y las lecturas del cuentakilómetros también. Cómo fuiste de una a otra puede omitirse, salvo que la distancia real supere claramente la directa. El escrito no fija ninguna cifra para una "größere Differenz". Un desvío que alarga notablemente el día es más seguro anotarlo.

Los siete días son otra regla. Para un libro que capta los trayectos automáticamente, la Rz. 29 da por puntuales el motivo y el socio comercial si se introducen en un plazo de hasta siete días naturales. La Rz. 30 cambia lo que escribes, no cuándo. Lo que una anotación tardía puede y no puede arreglar está en un Fahrtenbuch escrito a posteriori.

Lo que las facilidades no cambian

Una cadena cerrada, con los trayectos privados incluidos. La R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR sigue exigiendo que los kilómetros de trabajo y los privados se anoten "gesondert und laufend". El H 8.1 (9-10) LStH, citando BFH 9 de noviembre de 2005 – VI R 27/05, sigue exigiendo el libro "zeitnah und in geschlossener Form", con cada trayecto y el kilometraje total al final. Nada de la Rz. 30 lo levanta.

Una parada privada en mitad de una ronda. H 8.1 (9-10): "Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren." Recoger a tus hijos a la vuelta es una línea nueva con una lectura del cuentakilómetros.

Ningún periodo representativo. Satz 5: el libro "kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen". El personal de campo cuyas semanas se parecen sigue llevando el año entero.

Las lecturas del cuentakilómetros. La Rz. 30 deja que el cliente y el lugar sustituyan al destino, el motivo y el socio comercial, y solo alivia la ruta y las distancias entre las estaciones. No dice nada de las lecturas, así que la R 8.1 sigue exigiéndolas al inicio y al final de cada Auswärtstätigkeit.

Los clientes van en el libro de trayectos, no en la agenda

El Tribunal Federal de Hacienda resolvió un caso de servicio externo justo sobre este punto. En BFH, 13 de noviembre de 2012 – VI R 3/12, un libro manuscrito marcaba los viajes de trabajo solo como "Außendienst", con "siehe Anlage". Los clientes estaban en una impresión de la agenda electrónica del empleador. El Finanzgericht había aceptado el libro; el BFH lo revocó. El Leitsatz:

"Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

Los fundamentos añaden: "Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders." Ponlo junto a la Rz. 30 y la línea queda clara. La facilidad te deja escribir menos sobre el trayecto. Nunca deja que los clientes salgan del libro de trayectos hacia el planificador de rutas, el sistema de asignación de órdenes o el CRM.

Un día de ejemplo

Cifras ilustrativas, no tomadas de ninguna norma. Un Kundendienstmonteur sale el lunes 5 de octubre de 2026 y visita clientes en cuatro lugares. De vuelta a casa hace una parada privada. Toma una lectura del cuentakilómetros en cada parada, así que cada línea tiene su propio inicio y final.

La parte de trabajo es 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; el tramo privado, 48 324 − 48 309 = 15 km. La lectura de 48 309 al final de la parte de trabajo es la transición que pide el H 8.1. Lo que le ahorra la Rz. 30 es la ruta: ninguna calle entre Kassel, Baunatal y Vellmar, porque la ronda no tuvo ningún desvío mayor. Si lo hubiera tenido —por ejemplo, una pieza recogida en un almacén muy apartado de la línea directa—, ese tramo llevaría su ruta.

¿Por qué no un solo par de lecturas para toda la ronda? Los textos permiten expresamente un par para muchas paradas solo en dos casos. Los taxistas en su Pflichtfahrgebiet pueden dar la lectura "täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten". Y el BMF 18 de noviembre de 2009 Rz. 28 permite que las rondas de reparto regulares a los mismos clientes anoten la fecha y el cuentakilómetros "jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten", más los números de los clientes. La condición: cada cliente figura con nombre y dirección (de entrega) bajo un número en un Kundenverzeichnis, y ese registro se adjunta al libro de trayectos. La facilidad del registro está en el escrito solo para los coches de la empresa; la Rz. 30 del escrito para empleados no tiene esa frase.

Para una ronda normal de servicio técnico o de ventas, ninguna norma permite expresamente un solo par para todo el día, y tampoco se encontró ninguna resolución del BFH sobre el punto, ni en un sentido ni en otro. Lo que sí dicen los textos para empleados es lecturas al inicio y al final de cada Auswärtstätigkeit, con sus estaciones enumeradas y solo sus distancias aliviadas. Una lectura en cada parada, como arriba, no deja nada que discutir. Una parada privada siempre necesita su propia lectura.

Si eres autónomo

El escrito para empleados tiene un equivalente para los empresarios. El BMF, 18 de noviembre de 2009 (modificado en 2012) fija el contenido mínimo y las facilidades en las Rz. 24–28. Su contenido mínimo se cuenta por trayecto: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt". La Rz. 25 da la misma facilidad que la Rz. 30 a Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten y otros que recorren con regularidad largas distancias con varios destinos. Indican "welche Kunden an welchem Ort besucht wurden", y las distancias solo cuando la diferencia es mayor.

Las Rz. 26 y 27 tratan de los taxistas y los profesores de autoescuela. La Rz. 28 es el registro numerado de clientes para las rondas de reparto regulares descrito arriba: junto con la facilidad de los taxis, una de las dos únicas que alivian también el cuentakilómetros, y solo para esas rondas. Para los trayectos privados, "genügen jeweils Kilometerangaben" (Rz. 29). Si el libro no se acepta y el uso profesional supera el 50 %, el uso privado se valora con la regla del 1 % (Rz. 30 de ese escrito).

Lo que cuesta que el libro no se acepte

El Finanzamt no tacha los días dudosos. Vuelve al método del 1 % / 0,03 %, y una rotura en la cadena invalida el libro para todo el año. Otros registros no pueden salvarlo; H 8.1 (9-10) LStH, en línea con BFH 16 de noviembre de 2005 – VI R 64/04: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht." Las cuentas de esa vuelta atrás están en el artículo sobre la regla del 1 % enlazado arriba.

El alivio desde el otro lado: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10), citando BFH 10 de abril de 2008 – VI R 38/06). Lo lleves como lo lleves, consérvalo diez años.

Cómo encaja DriveHub en un día de treinta paradas

Las facilidades acortan lo que escribes. No acortan lo que conduces, y un día con treinta paradas tiene treinta ocasiones de que se pierda una.

Con el acceso a la ubicación en «Siempre», DriveHub registra cada trayecto en segundo plano y, si alguna vez se le escapa uno, te avisa. Los trayectos de trabajo y los privados se registran por igual, así que el tramo privado a casa también está en la cadena. DriveHub clasifica la mayoría de los trayectos como Trabajo o Personal según tus lugares, tus rutas anteriores y tu horario laboral, y te pregunta por el resto. Si tu iPhone registró conducción sin un trayecto que le corresponda, Trayectos no registrados lo muestra, y Recuperar reconstruye la ruta.

Cada trayecto es un trayecto aparte, así que cada parada tiene su propia línea en el informe. Incluye el cuentakilómetros al inicio y al final de cada trayecto —cifras sacadas de tus propias lecturas, con las arrastradas marcadas con ≈— y el socio comercial que visitaste. Asigna una vez su cliente al lugar de un cliente habitual, y las visitas siguientes imprimen ese nombre. Cada cambio posterior en un trayecto aparece en el propio informe. DriveHub puede pedirte la lectura real del cuentakilómetros del coche con la frecuencia que elijas, y el informe compara esas lecturas con la distancia registrada.

Lo que sigue siendo tuyo. Escribe el motivo como una razón —"Heizungswartung, Schmidt"—, no solo «trabajo», y dentro de los siete días. Si tu libro es ordnungsgemäß lo decide el Finanzamt, para tu libro. Ninguna app está aprobada de antemano; mira qué app de Fahrtenbuch acepta el Finanzamt.

DriveHub está en el App Store para iPhone. Las demás normas alemanas del Fahrtenbuch están en la página de Alemania. Configurar el registro automático lleva unos minutos, una sola vez.

Fuentes

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 y 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13 de noviembre de 2012 – VI R 3/12; BFH, 10 de abril de 2008 – VI R 38/06; BFH, 9 de noviembre de 2005 – VI R 27/05; BFH, 16 de noviembre de 2005 – VI R 64/04.

Esta página recoge lo que dicen las Lohnsteuer-Richtlinien, los escritos del BMF y el Bundesfinanzhof, y los cita para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando el dinero importa, pregunta a tu Steuerberater — y lleva el libro de trayectos.

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